Massenaustausch

Adolf Hochhaltinger

Wie ist es überhaupt möglich, solche Projekte - beispielsweise einige hundert Workstations - an einem einzigen Wochenende auszutauschen und zugleich alle neuen Rechner schlüsselfertig zu installieren?

Eines ist bei derartigen Riesenprojekten unabdingbar: die Zusammenarbeit und die Kommunikation zwischen dem Dienstleister und dem Kunden müssen perfekt funktionieren, sonst wären Rollouts in einer solchen Größenordnung einfach nicht möglich. Wesentlich ist auch die präzise logistische Vorbereitung und die akribisch genaue Planung sämtlicher Abläufe der Umstellung bis in das letzte Detail.

Wichtig ist auch die Erfassung sämtlicher Daten für jeden Rechner. Zwar sind diese Daten in den meisten Unternehmen durchaus vorhanden, aber oft nicht in der von uns geforderten Qualität und Genauigkeit.

Das heißt also "gute Vorbereitung ist alles"?

Natürlich, denn die Umstellung selbst geschieht zwar an einem einzigen Wochenende, aber schon viele Wochen zuvor wird alles erfasst, geplant und bis ins letzte Detail vorbereitet, damit dann alles möglichst zügig abgewickelt werden kann.

Der gesamte Ablauf wird auch auf die Geschäftsvorgänge im betreffenden Unternehmen abgestimmt, damit diese möglichst wenig beeinträchtigt werden. Die Vorbereitungen können einige Monate in Anspruch nehmen, obwohl die endgültige Umsetzung dann innerhalb weniger Tage erfolgt.

So werden spezielle Geräte, die für den Einsatz auf einem bestimmten Arbeitsplatz eine besondere Hardware oder eine andere spezielle Ausstattung benötigen, bereits während der Vorbereitung durch Aufkleber gekennzeichnet. Und jene Geräte, deren Arbeitsplatz feststeht, können schon bei uns im Haus zur Gänze vorbereitet werden; sie werden beim Kunden nur mehr an "ihre" Geräte und an das Netzwerk angeschlossen.

Wie schaut es mit dem Thema Datensicherheit aus?

Als Sicherheitsmaßnahme wird eine zweite Partition auf der neuen Festplatte angelegt, darauf speichern wir das Image der Partition. Eine spezielle "Wiederherstellungs-Routine" ermöglicht es dem Anwender, im Fall eines Einstellungsfehlers per Mausklick den Anfangszustand nach der Installation auch selbst wieder herzustellen.

Auch die Business Daten, die sonst beim Neuerstellen der ersten Partition gelöscht würden, liegen auf dieser zweiten Partition und "überleben" dadurch die Neuinstallation.

Wer ist denn für diese Art von Umstellung der "typische Kunde"?

Naturgemäß größere Behörden und andere öffentliche Trägerinstitutionen, beispielsweise Bundesministerien und Bundeskanzleramt. Aber auch in der Industrie haben viele Firmen Bedarf für diese "Express-Umstellung". Bei Novartis konnten wir z.B. im Jahr 2003 ein derartiges Projekt abschließen, hier haben wir über vierhundert Arbeitsplätze an einem einzigen Wochenende umgestellt.

Können Sie einige Projekte nennen, die Sie abgewickelt haben

Beim Bundeskanzleramt haben wir in eineinhalb Wochen dreihundert Monitore und achtzig Drucker ausgetauscht. Das größte Problem war ein "verkehrstechnisches": die Amtsräume sind auf sechs Standorte verteilt, und die liegen alle im ersten Wiener Gemeindebezirk.

Das sind zwar "nur Kleinigkeiten", aber ohne alle diese Details bereits bei der Planung zu berücksichtigen und auch alle Daten präzise zu erfassen, wäre die Abwicklung im gegebenen Zeitrahmen auf keinen Fall möglich gewesen. Die Vorbereitung hat hier mehr als drei Monate gedauert.

In Kürze beginnt der zweiten Teil dieses Projektes, und das umfasst den Austausch von rund sechshundert PCs - dreihundert Neugeräte und dreihundert "alte" Maschinen, die wir softwaremäßig upgraden. Da sind wir gerade dabei, die gesamte Aktion gemeinsam mit dem Kunden zu planen.

Ist dies das einzige Projekt dieser Größenordnung?

Nein, kürzlich konnten wir auch ein Projekt beim BM für Land- und Forstwirtschaft abschließen. Dort haben wir in eineinhalb Monaten neunhundert PCs, davon dreihundert Neugeräte, und 750 Monitore umgestellt.

Hier hat der Kunde großen Wert auf die Datensicherheit gelegt; viele Daten waren lokal auf den Arbeitsplatzrechnern abgelegt, und diese Daten mussten auch nach dem Gerätetausch wieder verfügbar sein. Hier hat der Kunde selbst die Daten der Rechner gesichert, und außerdem haben wir die Daten ein zweites Mal gesichert. Dann wurde die Maschine umgestellt, die Daten wurden zurück gespielt, und der betreffende Mitarbeiter konnte nach rund zwanzig Minuten mit dem neuen Rechner und allen seinen "alten" Daten weiter arbeiten.

Beim Pharmahersteller Novartis haben wir eine Umstellung von vierhundert PCs und achtzig Notebooks an einem einzigen Wochenende durchgeführt. Dabei wurde neben der Hardware auch die Software ausgetauscht, das Unternehmen stellte auf die neue Windows-Version (XP) und auf ein neues Office-Paket um.

Bei solchen Dimensionen wird schon das Abendessen zur organisatorischen Leistung. Denn stellen Sie sich vor, Sie haben dreißig Techniker im Einsatz: Wie organisiert man für alle ein Abendessen? Alleine zur Pizzalieferung war ein Klein-LKW erforderlich!

Wer eine derartige Aktion noch nicht erlebt hat, kann sich wohl kaum vorstellen, welchen Aufwand ein Rollout in solch einer Größenordnung bedeutet. Aber das Ganze war gut organisiert: am Freitag um 15:00 Uhr haben wir begonnen und am Samstag um 23:00 Uhr waren wir fertig. Der Sonntag war als "Puffertag" vorgesehen, falls etwas Größeres passiert wäre.

Ist eine Umstellung damit abgeschlossen?

Nein, wir stellen dem Kunden bei so großen Projekten grundsätzlich auch nach der eigentlichen Umstellung noch weitere Unterstützung zur Verfügung. Der kritische Zeitpunkt ist hier immer der erste Arbeitstag, der "Tag danach", an dem die Mitarbeiter ihre Rechner zum ersten Mal nach der Umstellung wieder in Betrieb nehmen. Deshalb haben wir bei so großen Umstellungen grundsätzlich eine Nachbetreuung vorgesehen. Unsere Techniker sind ab Montag früh drei Tage lang vor Ort, um bei jedem einzelnen Anwender etwaige Probleme sofort abzufangen und zu lösen.

Erfahrungsgemäß gibt es bei jeder neuen Software-Generation kleine Unterschiede, so sind oft Kleinigkeiten etwas anders zu bedienen als zuvor, oder es sind minimale Veränderungen der Einstellungen nötig. Deshalb hat sich unsere Nachbetreuung hervorragend bewährt, sie sorgt dafür, dass der Betreffende so schnell wie möglich wieder weiterarbeiten kann - und sie gibt dem Kunden die Sicherheit, dass auch nach solch einer Umstellung kein IT-Ausfall droht.

Um wie viel ist ein solches Rollout teurer, als es nur der "nackte" PC wäre?

Das ist äußerst unterschiedlich - je nachdem, wie die Anforderungen an die neue Software und Hardware in Einzelfall definiert wurden. Aber man kann sagen: der "Mehraufwand" wird - je nach Aufwand - etwa zwischen zehn und hundert Euro pro Rechner liegen.

Herzlichen Dank für das Gespräch.

---

Statements:

Karl Hrdlicka, Leiter der IT-Organisation für das Bundeskanzleramt

Bei der Umstellung ging es darum, möglichst schnell rund 340 Flachbildschirme zu liefern und an sechs verschiedenen Locationen vor Ort zu installieren. Darum mussten hier besondere Probleme gelöst werden. Das begann mit der Aufteilung der Tranchen und der gesamten Logistik: die Neugeräte zu liefern, zu verteilen, und zugleich im Gegenzug die Altgeräte weg zubringen und parallel dazu die neuen Installationen aufzusetzen.

Für uns war es das erste Mal, dass wir einen Rollout mit Hilfe einer externen Firma durchgeführt haben, und hier waren wir vom professionellen Zugang beeindruckt, den ACP zu diesen Vorgängen hat; dort hat man offensichtlich große Erfahrung mit der Abwicklung solcher Projekte.

Früher hatten wir derartige Umstellungen stets nur mit den eigenen Mitarbeitern durchgeführt; dabei war allerdings die notorische Personalknappheit ein gewaltiges Hindernis bei der schnellen Abwicklung.

Ing. Markus Krickl, Leiter der IT-Abteilung im BM für Land- und Forstwirtschaft

Wir haben gemeinsam mit ACP ein komplettes Rollout geplant - der Ersatz des bisherigen Betriebssystems durch Windows XP für die gesamte Zentralstelle des Ministeriums - das sind insgesamt mehr als eintausend PC-Arbeitsplätze. Bei dieser Gelegenheit haben wir auch gleich eine komplette Inventarisierung vorgenommen; sowohl alle hier in Verwendung stehenden Geräte als auch die jeweils eingesetzte Software wurde erfasst.

Dabei konnten wir von der Arbeitsweise von ACP noch einiges lernen, insbesondere was die sorgfältigen und durchdachte Planung bis in die allerkleinsten Details betrifft.

Ein weiterer Eindruck war die Professionalität, mit der die Spezialisten von ACP an ihre Arbeit gingen. Und dass man dabei auch unsere internen Erfordernisse in vorbildlicher Weise berücksichtigt hat - auch wenn manche dieser Notwendigkeiten wegen ihrer plötzlichen Aktualität in der Planung erst sehr spät erfasst werden konnten.

Und noch etwas: Ohne die externen "Nothelfer" bei der nachfolgenden Beratung hätten wohl viele Anwender lange auf ihren "rettenden Engel" warten müssen. Schließlich sollte jeder Mitarbeiter mit allen seinen Programmen und Daten auch nach der Umstellung ebenso flüssig arbeiten können wie davor. Insbesondere hier hat sich auch diese Nachbetreuung bestens bewährt.

Boris Hristovski, Projektleiter von Novartis

Zwei Monate zuvor wurde das gesamte komplexe Geschehen analysiert und so weit wie möglich in einzelne Arbeitsgänge unterteilt. Zugleich wurde bis ins letzte Detail eines jeden Vorgangs geprüft, wo noch eventuelle Probleme stecken könnten. Schon dabei merkte man sofort, dass hier Profis am Werk waren, die das nicht zum ersten Mal machten.

Wir erhielten die rund vierhundert Rechner, Monitore usw. in Form einer einzigen Lieferung von zwei LKW-Ladungen. Nun mussten alle diese Geräte - einem schon früher von uns vorbereiteten Festplatten-Image versehen - schnellstens ausgepackt, an ihre Standorte transportiert, angeschlossen und endgültig funktionsfähig gemacht werden.

Die Einstellungen für die individuelle Anpassung eines jeden Rechners wurden dann über das Netzwerk eingespielt. Hierzu hatten wir schon im Vorfeld einen speziellen Rollout-Mechanismus vorbereitet, der jeder neuen Workstation - einmal am Netzwerk identifiziert - automatisch sämtliche individuellen Einstellungen übermittelte. In einer Software-Liste waren dafür alle Softwarepakete erfasst, die vor der Umstellung auf jedem einzelnen Rechner installiert waren.

ACP hat dabei für den reibungslosen logistischen Ablauf gesorgt, außerdem waren die ACP-Mitarbeiter nach der Umstellung begehrte Ansprechpartner, um den Anwendern über die unzähligen kleinen Klippen hinweg zu helfen, die eine Umstellung auf ein neues Betriebssystem und auf eine neue Software-Generation zwangsläufig mit sich bringt. Und sie kümmerten sich um die vielen speziellen Peripheriegeräte wie z.B. Scanner und Drucker, die nach dem Wechsel wieder angeschlossen werden mussten.

---

ACP - das Unternehmen

ACP entwickelte sich binnen elf Jahren zum umsatzstärksten österreichischen Systemhaus und ist seit Oktober 2003 auch in Deutschland mit eigenen Niederlassungen präsent.

Das Angebot von ACP richtet sich an Unternehmen aller Größenordnungen. Das klassische Geschäftsfeld der ACP ist der B2B-Computerhandel: Hardware, Software, Netzwerke, umfangreiche Services.

Neuere Stoßrichtungen sind die Entwicklung von Branchenlösungen und die Unterstützung des Enterprise Computing (Storage, Backup, Hochleistungs-Server).

In Deutschland kommt spezielles Know-how für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer hinzu.

Als Gründe für seinen Erfolg nennt ACP den guten Service, das ausgezeichnete Preis-Leistungs-Verhältnis, sowie die motivierten und qualifizierten Mitarbeiter (Ausbildung im eigenen Unternehmen).

Dazu kommt die Struktur der ACP-Gruppe, die die Flexibilität und Eigenverantwortlichkeit stärkt. Die Geschäftsstellen sind selbständige Gesellschaften mit eigenen, verantwortlichen Geschäftsführern vor Ort; leitende Mitarbeiter werden am Unternehmen beteiligt.

http://www.acp.at