Neuer Effizienzmotor und unternehmerisches Kulturparadigma

Georg Lankmayr

Bei vielen Entscheidungsträgern herrscht aber noch Unsicherheit darüber, wo durch mobile Technologien Verbesserungen erzielt werden können und wie mit der neuen Freiheit der Mitarbeiter umgegangen werden soll.

Die Grenze zwischen Beruf und Privat verschwimmt in der Informationsgesellschaft zunehmend und das Business findet immer öfters bei Kunden, Partnern oder Lieferanten vor Ort statt. Die Wissenschaft misst der innovativen Nutzung mobiler Anwendungen schon seit längerem eine maßgebliche Rolle bei der Durchsetzung moderner Arbeitsformen zu und spricht dabei von einem großen Strukturwandel, der schon vor einigen Jahren mit dem Siegeszug des Internets begonnen hat.

Marktbarrieren und Markttreiber

Bei vielen Unternehmen herrscht derzeit aber noch Unsicherheit darüber, in welchen Unternehmensbereichen mobile Technologien die größte Rolle spielen und Verbesserungen erzielt werden können. Hinzu kommt derzeit eine allgemein eher zurückhaltende und sehr selektive (IT-) Investitionsbereitschaft der Firmen, wurden doch vor allem während der Boom-Jahre in den 1990er Jahren oftmals unter enormen finanziellen und personellen Ressourceneinsatz verschiedenste Hard- und Softwareprojekte umgesetzt.

Mittlerweile ist aber in nahezu allen großen und mittelgroßen Unternehmen die elektronische Abbildung der wichtigsten Geschäftsprozesse wie Vertrieb, Finanzbuchhaltung, Logistik und Personal durch entsprechende Softwaresysteme erfolgt. Eine Kosten/Nutzen Rechnung wurde zwar in den seltensten Fällen angestellt, aber es wurde damit eine entscheidende Vorraussetzung für Mobile Business geschaffen: Elektronische Datenverfügbarkeit.

Die hohen mobilen Übertragungsbandbreiten durch WLAN oder GPRS und zunehmend durch UMTS, das langsam aus den Startlöchern kommt, werden mobile Datenservices immer attraktiver, um strategische Bereiche eines Unternehmens zu verbessern. Seit kurzem kann auch die Hardwareindustrie geeignete mobile Endgeräte präsentieren. Verbesserte Funktionalität, höhere Leistungsfähigkeit und Speicherkapazitäten sowie optimierte graphische Benutzeroberflächen der neuen Anwendungen sorgen für die notwendige Benutzerakzeptanz. Die ersten Unternehmen haben bereits erkannt, wie man durch mobile Technologien strategische Chancen frühzeitig nutzen kann, um die interne Effizienz zu steigern oder gar den Umsatz zu erhöhen und sich dadurch einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Extensive Mobile Workers: Mobilität als Arbeitsvoraussetzung

Mobiles Arbeiten ist längst kein Phänomen unter Technik-Freaks oder Freiberuflern mehr. Eine Analyse der beruflichen Mobilitätsanforderungen von 700 qualifizierten ArbeitnehmerInnen verschiedenster Branchen und Berufsgruppen im aktuellen Mobile Business Report von INSET Research & Advisory zeigt auf, dass prinzipiell drei "Mobile Workers" Typen unterschieden werden können. Abbildung 1 zeigt, dass die beruflichen Mobilitätsanforderungen vor allem bei den so genannten "Extensive Mobile Workers", die durchschnittlich mehr als ein Viertel und bis zu 80% der Arbeitszeit außerhalb des angestammten Büroarbeitsplatzes verbringen, am höchsten sind.

Gleichzeitig konnte bei dieser Gruppe schon jetzt ein sehr hoher Einsatzgrad mobiler Endgeräte festgestellt werden. So nutzen durchschnittlich 89% der Extensive Mobile Workers ein Mobiltelefon, 83% ein Notebook und immerhin noch 47% einen PDA im beruflichen Alltag. Sie repräsentieren 23,6% der Befragten, was hochgerechnet einem beachtlichen Potenzial von 434.000 ArbeitnehmerInnen in Österreich entspricht. Die Verteilung der Typen mit den höchsten Mobilitätsanforderungen nach funktionaler Zugehörigkeit in einem Unternehmen zeigt Abbildung 2. Überdurchschnittlich häufig lassen sich Mobile Workers im IT-, Projekt- und Produkt-Management, Personal-Management, im Vertrieb sowie bei Managern der obersten Führungsebene und im Marketingbereich identifizieren. In diesen Organisationsbereichen liegt der Anteil von Extensive Mobile Workers durchwegs sogar bei über 30%.

Der größte Nutzen durch mobiles Arbeiten wird von den befragten Arbeitnehmern vor allem in der Möglichkeit einer "individuelleren und dadurch effizienteren Arbeitsgestaltung" gesehen. 82% aller Befragten bewerten dieses Kriterium mit "trifft zu" oder "trifft eher zu". Besondere Bedeutung erhält diese Erkenntnis im Zusammenhang mit der Attraktivität eines Arbeitgebers. Auf die Frage welche Kriterien einen Arbeitgeber besonders attraktiv machen und welche vom Mitarbeiter als besonders motivierend erachtet werden, zeigt sich, dass 89% der Befragten eine "Führungskultur die eigenverantwortliches arbeiten fördert und belohnt" und eine "flexible Arbeitskultur" (81%) am öftesten genannt haben (untersucht wurden insgesamt 16 Kriterien). Diese Ergebnisse sind starke Indikatoren für das steigende Bedürfnis nach Flexibilität und Gestaltungsspielraum und zeigen gleichzeitig den wichtigsten Projektverbündeten von Mobile Business Initiativen für Entscheidungsträger: Den Mitarbeiter selbst.

"Enorme Chancen für Unternehmen"

Interview mit dem Studienautor und Geschäftsführenden Partner von INSET Research & Advisory, DI Georg Lankmayr

Wie sollten sich Entscheidungsträger in Unternehmen auf die steigenden Mobilitätsanforderungen der Arbeitswelt vorbereiten?

Unternehmen sollten primär jene Schlüsselbereiche und Prozesse sowie die relevanten Mitarbeitergruppen identifizieren, bei denen der größte Bedarf und somit auch die größten Verbesserungspotenziale durch mobile Lösungen erzielt werden können. Gleichzeitig sollten für diese Zielgruppen im Unternehmen die systemtechnischen Vorraussetzungen und Schnittstellen geschaffen werden, um weiterentwickelte Datendienste und Anwendungsmöglichkeiten zu ermöglichen. Dabei geht es aber nicht nur um technische Aspekte, sondern um eine echte Mobilisierung der Geschäftsprozesse. Das heißt, es sollten gegebenenfalls auch Anpassungen in organisatorischer Hinsicht vorgenommen und geeignete Arbeitszeit- und Zielsysteme für betroffene Arbeitnehmergruppen installiert werden. Dadurch kann der nachhaltige Erfolg der Projekte gesichert und auch größere Investitionen gerechtfertigt werden.

Monitor: Welche strategischen Wettbewerbsvorteile können im Rahmen mobiler Mitarbeiter- und Unternehmenslösungen erzielt werden?

Unternehmen können durch strategische Mobile Business Initiativen und den Einsatz geeigneter Technologien enorme Chancenpotenziale nutzen, indem beispielsweise geringere Verwaltungskosten, ein verbesserter Kundenservice, einfachere Abläufe oder eine höhere Produktivität erzielt werden. Echte Wettbewerbsvorteile können aber erst durch entsprechende Effizienzgewinne und eine hohe Verwendungshäufigkeit der Anwendungen erreicht werden. Daher empfiehlt sich eine systematische Vorgehensweise.

Mit welchen Investitionen muss man bei mobilen Projekten rechnen und wann sollten sich diese amortisiert haben?

Im Rahmen mobiler Lösungen kommt es darauf an, wirtschaftliche Skaleneffekte zu nutzen, um einen schnellen "Return on Investment" zu erreichen. Die tatsächliche Amortisationsdauer hängt aber in der Regel von der Komplexität der Lösung ab. In der Regel sollten sich die Investitionen jedoch nach 6 Monaten wieder eingespielt haben, natürlich unter der Vorraussetzung, das Projekt wurde gut geplant und die Nutzenpotenziale werden konsequent umgesetzt.

Die Firma INSET Research & Advisory GmbH ist auf strategische Forschungs- und Beratungsdienstleistungen im Geschäftsfeld "Mobile and Wireless" spezialisiert. Kontakt: georg.lankmayr@inset-advisory.com

Mobile Lösungen im Unternehmenseinsatz

Viele Betriebe haben schon erkannt, welche Potenziale in der Nutzung von Mobilfunktechnologie liegen. Die folgenden Projektbeispiele verdeutlichen, wie unterschiedlich der Einsatz von mobilen Lösungsansätzen in der Praxis gestaltet werden kann.

Projektbeispiel 1: Die Firma APSS Europay hat das Projekt "Aircash" realisiert, bei dem mit Hilfe von mobilkom austria mobile Bankomatkassen-Systeme angeboten werden können. Tourismusbetriebe, Handwerker, Zustelldienste o.ä. können so mit der Bankomatkassa direkt zum Kunden gehen.

Projektbeispiel 2: Eine intelligente Implementierung von Mobilfunktechnologie in die Geschäftsprozesse liefert EUROPPASS. Dabei wurde eine direkte Anbindung der mobilen Mautkontrollen an das Firmennetzwerk realisiert, die eine integrierte Datenübertragung ermöglichen.

Projektbeispiel 3: Das Unternehmen Gericom setzt schon länger das A1 MOBILE OFFICE auf breiter Basis ein, um die Mobilitätsanforderungen seiner MitarbeiterInnen optimal zu unterstützen und den schnellen und sicheren Firmendatenzugriff auch mobil zu ermöglichen - seien es E-Mails, Termine oder Aufgaben, alles ist rasch und effizient per Handy, PDA oder Laptop zugänglich.

Projektbeispiel 4: Als einer der ersten Kunden von mobilkom austria konnte die Rechtsanwaltskanzlei Cerha Hempel Spiegelfeld Hlawati den Blackberry von Vodafone einsetzen. Mit Blackberry wird das Senden und Empfangen von E-Mails unterwegs genauso einfach wie im Büro.

So unterschiedlich die Zielsetzungen und Auslöser diese Projektbeispiele auch sind, so haben sie dennoch eines gemeinsam: Sie helfen Abläufe zu vereinfachen, Kosten zu sparen und Effizienz sowie Kundennutzen zu steigern

Mobile Business Checklist

Was sollten Entscheidungsträger beachten?

M-Business Konzeption und Projektrentabilität

• Herrscht ein klares Verständnis über die konkreten Zielsetzungen und möglichen Verbesserungen (Reduktion des Verwaltungsaufwandes, Serviceverbesserung, Verringerung der Durchlaufzeiten, Erhöhung der Mitarbeiterproduktivität, etc.)?
• Wie hoch sind die Einmalkosten für Hard- und Software, Schulungen, etc.?
• Wie hoch in etwa sind die zu erwartenden laufenden Kosten für Datendienste?
• Welche Ausbaustufen können einen Mehrwert der Investitionen schaffen?

Hard- und Software-Einsatz

• Welche Schnittstellen-Erweiterungen in unternehmensinterne Systeme werden benötig, um auf interne Firmendaten mobil und effizient Zugriff zu erhalten?
• Ist die bestehende Server-Architektur ausreichend oder sind Erweiterungen erforderlich?
• Welche potenziellen Sicherheitsrisiken können durch externe Datenzugriffe auftreten und durch welche Lösungen können Probleme präventiv verhindert werden?
• Welche mobilen Endgeräte decken die Bedürfnisse der Mitarbeiter am besten ab?

Unternehmenskultur und Mitarbeiter

• Welche organisatorischen Abteilungen und Geschäftsprozesse sind vom Projekt betroffen und welche Anpassungen sind erforderlich?
• Wie kann sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter Ihre mobile Lösung auch tatsächlich effizient nutzen?
• Welche kulturellen Maßnahmen hinsichtlich Arbeitszeiten und Führungskultur müssen ergriffen werden, um eine breite Akzeptanz bei den Mitarbeitern sicherzustellen?

Projektmanagement und Nutzenrealisierung