Von der Suite zum System: Office 2003

Es dauerte bis 1997, bis aus der losen Ansammlung von Programmen erstmals eine ernsthafte Suite wurde. Und weil Office 97 den Funktionsbedarf vieler Anwender bis heute abdeckt und außerdem stabil läuft, ist es noch immer auf vielen Computern Standard. Office 2000 brachte 1999 zentrale Wartungsmechanismen und Teamarbeit, während Office XP zwei Jahre später den Anwender in den Mittelpunkt stellte und einen großen Sprung in Richtung Usability brachte. Jetzt, mit Office 2003, steht wieder die Teamarbeit im Mittelpunkt.

XML - aber jetzt echt

Zentraler Grundlage von Microsofts Office 2003 ist XML. Während in Office XP Microsoft bereits behauptet hat, XML beinahe erfunden zu haben, macht sich die neue Office-Version damit wirklich transparent: Zwischen Datenstrukturen und deren Inhalten fällt es Viren und Würmern verdammt schwer, sich zu verstecken - zumindest lautet so die Theorie.

In MS Office 2003 können Anwender in noch stärkerem Maß als in Office XP festlegen, wie ihr Dokument geändert werden darf. Das reduziert die Anzahl empfangener, Konflikte verursachender Kommentare, in dem Stilsperre und Bereichsberechtigungen genutzt werden. Abschnitte können festgelegt werden, die von bestimmten Benutzern geändert werden dürfen. Auch die Markierungsfunktionen in Word 2003 wurden beim "Änderungen verfolgen" dahingehend optimiert, dass Kommentare noch besser sichtbar sind, Änderungen besser verfolgt und zusammengeführt sowie Kommentare besser gelesen werden können.

Outlook wie noch nie

Die stärksten Änderungen bemerkt der Anwender in Outlook. Während Verbesserungen in Word, Excel oder PowerPoint nicht sofort ins Auge stechen, bringt Outlook ein neues Layout. Statt die Autovorschau auf eMails im unteren Bildschirmbereich einzublenden, reserviert Outlook 2003 dafür standardmäßig die ganze rechte Hälfte, während sich Ordnerbaum und Posteingang die linke teilen. Und siehe da: Man fragt sich, warum das nicht immer schon so gewesen ist. Denn es ist nicht mehr notwendig, eMails in einem eigenen Fenster zu öffnen - sie können bequem in der Lesezone erfasst werden.

Neu und wirklich wichtig am neuen Outlook 2003 ist der Junk-eMail-Filter. Jede eingehende Nachricht wird nach Inhalt, Struktur, Absender und Sendezeit untersucht, eMails, die einen - einstellbaren - Schwellwert überschreiten, verschwinden automatisch im Junk-eMail-Ordner oder werden auf Wunsch sofort eliminiert. Über Listen von bösen und guten Versendern lässt sich der Filter weiter optimieren. Nach mehr als drei Monaten, die ich mit der Beta-Version verbracht habe, kann ich die Behandlung von Spam-Mails, wie sie in Outlook 2003 geschieht, nur weiterempfehlen.

Such-Ordner sind virtuelle Ordner, die Ansichten aller eMail-Objekte enthalten, die einem spezifischen Suchkriterium entsprechen. Teamkalender und -kontakte können nun direkt in Outlook 2003 neben den persönlichen Zeitplanungs- und Kontaktinformationen angezeigt werden.

In Office 2000 erstmals aufgetaucht, konnte der Business Contact Manager leider die hohen Erwartungen mancher Kunden, Geschäftsprozesse abzubilden oder Outlook-Adressen relational darzustellen, nicht erfüllen. In Office XP war er folglich auch gar nicht mehr dabei. Auf Kundenwunsch erfolgte eine lieblose Anpassung der 2000er-Version an XP, die allerdings nie funktionierte. Jetzt - in MS Office 2003 - findet er sich wieder, erfüllt aber die hohen Erwartungen nicht - da müssen wir wohl auf CRM warten.

Lese-Layout in Word

Durch die neue Lese-Layout-Ansicht verbessert sich die Lesbarkeit von Dokumenten deutlich. Dabei werden die Dokumente so optimiert, dass sie auf dem Bildschirm leichter zu lesen sind. Das bedeutet: Größerer Text, kürzere Zeilen und Seiten, die auf den Bildschirm passen. Über die Miniaturbild-Ansicht kann zudem schnell auf bestimmte Seiten zugegriffen werden. In der Praxis ist die Geschichte gewöhnungsbedürftig. Bildschirmseiten ungleich Druckseiten, das heißt, wenn drei Bildschirmseiten angezeigt werden, wartet man beim Ausdruck meist vergebens auf die zweite (und dritte) Seite.

In Excel 2003 ist es durch die browserähnliche Schnittstelle noch leichter, aktualisierbare Daten für die Anzeige und Analyse aus dem Web abzurufen. Auch der Abruf von Daten aus (beinahe) beliebigen Datenquellen ist wesentlich vereinfacht worden. Auch bei Formeln und Funktionen hat sich in Excel 2003 etwas getan. So ist zur nützlichen Funktion Autosumme eine Dropdownliste der am häufigsten verwendeten Funktionen gekommen. Die Fehlersuche wurde erheblich erleichtert, indem bestimmte Überprüfungsregeln einzeln aktiviert oder deaktiviert werden können.

PowerPoint 2003 bringt einen neuen Viewer mit, der nicht einmal extra installiert werden muss. Mit der neuen Funktion "Verpacken für CD" werden CDs mit Präsentationen erstellt, die auf allen Computern mit einem Windows-Betriebssystem wiedergegeben werden können. Um die CDs allerdings direkt zu brennen, ist Windows XP als Betriebssystem erforderlich.

Microsoft Access 2003 bietet jetzt PivotTable- und PivotChart-Ansichten für Tabellen, Abfragen, Ansichten, gespeicherte Prozeduren, Funktionen und Formulare. Damit können Datenanalysen durchgeführt und umfangreiche PivotTable- und PivotChart-Ansichtenlösungen schneller als bisher erstellt werden.

Randnotizen mit OneNote

Eine der wesentlichen Neuerungen in Office 2003 betrifft die Organisation jeder Art von Info. OneNote verbindet die Flexibilität des klassischen Notizbuchs mit der Leistungsfähigkeit einer modernen Softwareanwendung. Die Arbeitsweise in OneNote entspricht der gewohnten Wirklichkeit, wo auf gelbe Zetteln oder Zeitungsränder mehr oder minder wichtige Informationen festgehalten werden. Während man im realen Leben allerdings Probleme hat, den Überblick über das eigene Gekritzel zu behalten, lassen sich OneNote-Dateien nachträglich strukturieren und global durchsuchen.

InfoPath im ORF

InfoPath, das nur der Enterprise-Version beiliegt, ist keine fertige Applikation, sondern ein Werkzeug, mit dessen Hilfe mehr oder weniger komplexe Arbeitsabläufe abgebildet und in entsprechende Formulare gegossen werden können. Das Ganze funktioniert per XML, weshalb InfoPath in alle Unternehmensprozesse integrierbar ist.

Als Erfolgsstory für InfoPath präsentiert Microsoft sowohl das Bundesministerium für Inneres als auch den ORF. Während das BMI mit Hilfe von InfoPath seine herumgetragenen Akten weglässt und dadurch Verwaltungsaufgaben um bis zu drei Viertel reduziert und durchschnittliche Prozesszyklen von zehn Tagen auf wenige Stunden reduziert, können beim ORF Journalisten selbst ihre Stories ins System klopfen, was Fehler reduziert und noch kürzere Reaktionszeiten ermöglicht. Fragt sich nur, was mit den Menschen passiert, die bisher Akten geschleppt haben?

Rundum ein System

Und noch was Neues: Office wird mit 2003 zum System: Passend zur Markteinführung wurden die Rundum-Produkte FrontPage, Project, und Visio und auch die Exchange- und SharePoint Portal Server auf 2003 aktualisiert.

Völlig unbemerkt liefert Microsoft mit Office 2003 auch einen Druckertreiber namens ImageWriter, der als Alternative zu Adobes Acrobat zu sehen sein wird. Nicht so hochwertig sprich nicht für die Druckvorstufe geeignet, aber einfach zu bedienen und als Draufgabe im Paket gratis dabei.

Die unterschiedlichen Editionen, in denen Office 2003 verfügbar ist, sehen Sie im nebenstehenden Kasten. Ganz neu und marketingtechnisch genial ist die Edition für Schüler, Studierende und Lehrer. Zu einem günstigen Preis von EUR 169,- kann sie jeder Haushalt, der einen Schüler oder Studenten beherbergt, legal auf drei verschiedenen Computern erwerben.

Fazit

Das Office-Paket von Microsoft hat in der Version 2003 erstmals einen Punkt erreicht, wo Besitzern der Vorversion nicht geraten werden kann, ein Update zu erwerben. Die größten Verbesserungen betreffen die Zusammenarbeit mit anderen Office-Anwendern. Während sich in Word und Excel wenig getan hat, bietet Outlook das Aha-Erlebnis, das man nach seiner Entwicklungsgeschichte nicht erwartet hatte.

Kleiner Tipp am Rande: Probieren Sie das neue Outlook nicht aus - Sie würden es nicht mehr missen wollen.

http://www.microsoft.at