Rechnet sich Ihre Investition?

Marc Bender

Auf den ersten Blick erscheint die Rechnung einfach: Keine oder nur sehr geringe Lizenzkosten lassen Linux als Alternative zu kommerziellen Betriebssystemen sehr attraktiv erscheinen.

Viele Studien basieren auf TCO

Um diesen Eindruck abzusichern oder zu widerlegen, gab es in den letzten Jahren zahlreiche Studien, die je nach Interessenlage der Auftraggeber, Linux mal als strahlenden Sieger oder abgeschlagenen Verlierer eines Betriebssystemsvergleichs darstellten. Ob diesen Studien nun reale Unternehmen oder fiktive Systemszenarien als Grundlage dienten, eines war ihnen gemeinsam: Zur Beurteilung der tatsächlichen Kosten bedienten sie sich einer Methodik, die als "Total Cost of Ownership" (TCO) bereits bei der Einführung von Client/Server-Systemen Mitte der neunziger Jahre eine wichtige Entscheidungsgrundlage lieferte.

Anders als damals werden heute in die TCO-Betrachtung neben den reinen Hard- und Softwarekosten meist auch Dienstleistungskosten für Systemeinführung und Unterhalt sowie indirekt anfallende Kosten mit einbezogen.

Somit fasst TCO - was übersetzt soviel bedeutet wie "Gesamtkosten des Eigentums" - im IT-Bereich alle Kosten zusammen, die im Zusammenhang mit der Anschaffung, dem Betrieb, der Instandhaltung und dem Austausch von IT-Equipment entstehen.

Bei der TCO Betrachtung werden alle Kostenarten untersucht, die einen wesentlichen Einfluss auf die Erstellung von IT-Budgets in Unternehmen haben. Das Ergebnis dieser Analyse ist eine Zahl; eine einfache Kennzahl, die Aufschluss gibt über die Kosten, die an jedem IT Arbeitsplatz (Client) zuzurechnen sind.

TCO in der Praxis

Was für wissenschaftliche Arbeiten ein probates Instrument ist, bietet Unternehmen bei einer anstehenden Investition in ein neues Betriebssystem ebenfalls die Möglichkeit, ihre Entscheidung auf eine solide kaufmännische Grundlage zustellen, die auf den tatsächlichen Gegebenheiten im eigenen Unternehmen aufbaut.

Eine TCO-Analyse eignet sich daher wegen ihrer einfachen Interpretierbarkeit sehr gut für vergleichende Betrachtungen von alternativen Szenarien im Rahmen einer anstehenden Investitionsentscheidung. Obwohl gerade die adäquate Berücksichtigung und Zurechnung indirekter Kosten das Ergebnis immer auch ein wenig angreifbar macht, bietet das TCO-Konzept dennoch ein wichtiges und gut handhabbares Werkzeug, um eine Entscheidung über die Beschaffung von IT-Systemen auf eine fundierte ökonomische Grundlage zu stellen.

Diese bietet dann sowohl der IT-Abteilung die nötige Argumentationssicherheit gegenüber anderen Entscheidungsträgern im Unternehmen als auch der Geschäftsführung die Möglichkeit ihre Entscheidung letztendlich nicht an technischen Erwägungen festmachen zu müssen - natürlich eine sinnvolle technische Auslegung der Vergleichsszenarien vorausgesetzt.

Für eine fundierte Investitionsentscheidung ist es sinnvoll, den TCO-Ansatz auch um dynamische Komponenten, wie sie etwa bei einer ROI-Betrachtung zum Tragen kommen, zu ergänzen und diese in eine allgemeine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung einfließen zu lassen.

Umfassende Berücksichtigung von Kosten

Wie bereits erwähnt hat die Entscheidung, welche Kosten in eine TCO-Betrachtung einbezogen werden, ein entscheidenden Einfluss auf das Ergebnis.

Einleuchtend erscheint zunächst die Einbeziehung aller direkten IT-Kosten. Darunter fallen neben den Anschaffungs- und Installationskosten für Hardware, den Lizenz- und Einrichtungskosten für Software, den Verbindungs- und Infrastrukturkosten sowie den Wartungs- und Maintenancekosten auch die Personalkosten der IT-Abteilung.

Aber auch die Personalkosten für die Mitarbeiter, die über einen EDV-Arbeitsplatz verfügen, sind relevant. Sie spielen bei der Betrachtung der indirekten Kosten eine Rolle. Mit dem Zeitaufwand bewertet, den ein Enduser für Konfiguration seiner Programme einsetzt, ergeben sich Arbeitsausfallkosten, die der IT zuzurechnen sind und in einer vollständigen TCO-Betrachtung daher berücksichtigt werden müssen.

Gleiches gilt für Kosten der Systemverfügbarkeit. Oftmals werden diese Kosten der Verfügbarkeit von EDV-Systemen und deren Applikationen jedoch bei TCO-Analysen vernachlässigt. Besonders im Internetzeitalter sind hohe Verfügbarkeiten von Systemen für Unternehmen überlebenswichtig. Einerseits haben Ausfallzeiten einen großen Einfluss auf die Kosten der EDV selbst, andererseits wird erheblich der Unternehmenserfolg beeinflusst: stehen Systeme und Software für die Abwicklung von Geschäften nicht zur Verfügung, müssen dafür Kosten für einen möglichen entgangenen Gewinn berücksichtigt werden.

Die Kosten für die Sicherung der Verfügbarkeit können sehr stark variieren, wenn es darum geht, ein sinnvolles Maß dafür zu definieren. Die Gesamtkosten einer EDV Lösung mit einer garantierten Verfügbarkeit von 99,9% (13 Minuten Systemausfall pro Monat) sind weitaus höher einzustufen als bei 95% (10,9 Stunden Systemausfall pro Monat).

Auch Faktoren wie die Reaktionszeit bei der Behandlung von Problemen haben auf die zuzurechnenden indirekten Kosten einen beachtlichen Einfluss.

Kein Ertrag ohne Aufwand

Die Berücksichtigung all dieser Kosten setzt selbstverständlich ein entsprechendes Kosten- und Berichtswesen im Unternehmen voraus, um den erforderlichen Input mit einem vertretbaren Aufwand zu gewinnen. Aber auch wenn eine komplexe Kostenrechnung nicht verfügbar ist, kann das TCO-Konzept angewandt werden - zwar nicht in der Tiefe und mit derselben Aussagekraft wie im anderen Fall. Trotzdem erhält man so noch eine gute Entscheidungsgrundlage.

Eingebettet in einen systematischen Fahrplan für Beschaffung eines neuen Betriebssystems, stellt die TCO-Analyse einen wichtigen Bestandteil der Investitionsvorbereitung dar.

Wer vor einer solchen Investitionsentscheidung steht, sollte sich den Einsatz dieses Werkzeugs auf jeden Fall überlegen. Wer selbst nicht die Ressourcen dazu hat, kann dafür auch auf externe Experten zurückgreifen. Im Idealfall bietet aber bereits der Technikpartner eine entsprechende Unterstützung an.

Obwohl dies mitunter bei stark technisch orientierten Dienstleistern schwierig sein kann, sollte die Frage nach der wirtschaftlichen Berechtigung einer vorgeschlagenen Lösung - idealer Weise auf Basis einer TCO-Betrachtung - beantwortet werden können. Und zwar bevor die Investition getätigt wird.

Die wirtschaftliche Berechtigung kann in der Einsparung liegen, die durch eine Migration zum Betriebssystem Linux erzielt werden kann. Die freigewordenen Gelder sollten aber nicht aus den IT-Budgets abfließen, sondern eher dafür verwendet werden, die Servicequalität der IT-Abteilung zu erhöhen. Dadurch lassen sich die indirekten Kosten senken (Ausfallzeiten) und somit kann eine höhere Produktivität in den Abteilungen erzielt werden.

Thinxsolutions beispielsweise folgt bei einer Linux-Migration einem Phasenschema indem die TCO-Analyse integriert ist. Auf Basis der Pase1 wird entsprechend der zur Grunde liegenden Ergebnisse im Unternehmen eine IT-Strategie entworfen, die eine Migration zu Linux beinhalten kann. Das bedeutet, dass die Beratungsfunktion einen wichtigen Teil des Dienstleistungsportfolios beinhaltet. Somit werden ökonomische Faktoren mit den Zielen der IT-Abteilung vereint und es kann eine effiziente Umsetzung einer IT-Strategie verfolgt werden.

Marc Bender ist freier Unternehmensberater mit dem Schwerpunkt Prozess- und Kostenberatung. Nach Abschluss des Studiums der Wirtschaftswissenschaften und mehrjähriger Berufserfahrung in verschiedenen Beratungshäusern wurde der Experte für TCO-Betrachtungen Anfang 2003 Gründungspartner bei Thinxsolutions und ist dort vor allem für das Österreich-Geschäft verantwortlich. http://www.thinxsolutions.com