Das Unternehmen in der Hand

Andreas Roesler-Schmidt

Es ist noch gar nicht so lange her, da konnte man sich in der Straßenbahn noch relativ sicher sein, neugierige Blicke auf sich zu ziehen, wenn man einen PDA (Personal Digital Assistent) aus der Tasche zog und mit einem Stift auf der Oberfläche herumwerkte. Es mag zwar immer noch ältere Menschen geben, die den Organizer-Benützer für einen eitlen Zeitgenossen mit Taschenspiegel halten - dies dürfte sich aber zum Ausnahmefall entwickeln. Wenn man - aufgrund der stets soeben ausgegangenen Papier-Visitkarten - einem Geschäftspartner das "Beamen" der digitalen Variante per Infrarot anbot, erntete man häufig nicht minder fragende Blicke als in der Straßenbahn. In letzter Zeit freut sich das Gegenüber meist als PDA-User, die Daten nicht erst eintippen zu müssen (und Kompatibilitätsprobleme zwischen den verschiedenen Systemen sind inzwischen auch weitgehend verschwunden).

Längst sind es nicht mehr nur Top-Manager, die sich mit edlen Design-Handhelds schmücken. Die Zahl der Menschen, die ihr (organisatorisches) Leben den kleinen digitalen Helfern anvertrauen, steigt stetig. Kein Wunder, dass den Geräten eine phantastische Zukunft vorausgesagt wird. Wenn nun ohnehin bald alle Mitarbeiter einen PDA benützen (wollen), liegt es doch nahe, diese auch fürs Unternehmen sinnvoll zu nützen. Über 75 Prozent der Knowledge Worker verbringen mindestens ein Viertel der Zeit unterwegs, schätzt die Meta Group - ein idealer Nährboden für die Verbreitung von Handhelds. Auch die Hersteller sehen den Unternehmenseinsatz der Handhelds als den großen Zukunftsmarkt - so werden weder Marktführer Palm (mit den gleichnamigen Geräten und dem Palm OS Betriebssystem) noch Microsoft (mit den Pocket PCs bzw. Windows CE) müde, die Vorteile ihrer jeweiligen Systeme im Firmeneinsatz zu betonen.

Leichter Einstieg

In beiden Welten ist der erste Schritt, die Organizer im Kollektiv effektiver einzusetzen, kein allzu großer und bedarf häufig nicht einmal zusätzlicher Software. Sowohl die Palms als auch Microsofts Pocket PCs können "out of the Box" mit MS Outlook beziehungsweise mit einem Exchange-Server synchronisiert werden. Damit kommen erstens die Mails der Mitarbeiter in die Handhelds - und können so unterwegs bearbeitet werden - und werden zweitens die Kalender synchronisiert. Dies ist zunächst nur ein Vorteil für den einzelnen User - wird aber bei der Gruppenterminplanung zum Vorteil mehrerer: Schickt ein Mitarbeiter einen Termin an die anderen aus, so haben diese ihn durch das Synchronisieren auch am Handheld eingetragen. Trägt man unterwegs einen Termin ein, so ist für die Kollegen ersichtlich, dass der entsprechende Zeitpunkt bereits verplant ist. Das Prinzip gilt natürlich nicht nur für Microsofts Outlook, sondern auch für andere Programme mit Gruppenplanung, wie etwa Lotus Notes. Teilweise ist hier allerdings zusätzliche Software nötig.

Das Bedürfnis, die Informationen in den PDAs stets aktuell zu halten, hat zu einer regelrechten Synchronisations-Softwareindustrie geführt. Das reicht von Firmen wie Chapura, die über die Basisfunktionen hinausgehend eine verbesserte Synchronisation mit Outlook versprechen, über Pumatech, die auch mit Programmen wie Lotus Notes oder Act! synchronisieren bis hin zu AvantGo - einst ein kleines StartUp, inzwischen von Sybase aufgekauft. AvantGo ist vor allem für sein Consumer-Produkt bekannt, das es ermöglicht, ganze Webseiten als Offline-Channels mit dem Handheld zu synchronisieren und unterwegs lesen zu können. Auf einem ähnlichen Prinzip basiert auch AvantGo Enterprise: HTML-basierende Informationen stammen hier vom Intranet-Server des eigenen Unternehmens. Auch große Unternehmen wie Ford nützen das Programm zur Verteilung von Informationen. "Wir können unseren Managern rund um die Welt Zugriff auf Informationen über Lieferanten, Verkaufszahlen und andere Business-Daten auf ihren mobilen Geräten geben", erklärt man bei Ford die Vorteile. AvantGo gehört zu jenen Herstellern, die sich nicht auf eine der Handheld-Systemwelten festlegen - AvantGo lässt sich sowohl mit Microsofts Pocket PC als mit dem Palm OS verwenden. Zusätzlich bietet es auch die Möglichkeit, Informationen im WML-Format bereitzustellen - damit wird der Zugang zu den Informationen nebenbei auch WAP-Handys geöffnet.

Zugriff auf Firmen-Mailserver

Der Zugriff auf den Firmen-Mailserver ist mit den Handhelds via GPRS auch von unterwegs kein Problem - vorausgesetzt der Mailserver unterstützt das Abrufen von außerhalb. Darüber hinausgehend bietet Palm mit dem HotSync-Server die Möglichkeit an, sich mit dem Handheld in der Firma einzuwählen und sämtliche Daten aller Anwendungen - nicht nur Mails -genauso zu synchronisieren, als ob man in der Firma säße. Beim HotSync-Server läuft auch die Synchronisation im Haus nicht mehr über den einzelnen Desktop, sondern über einen zentralen Server. Das ist besonders für die EDV-Abteilung vorteilhaft, denn man hat einen Überblick über die Konfiguration der einzelnen Palms und kann auch zentral neue Software installieren. Das ist nicht unwichtig, denn laut Meta Group kommt der Großteil aller mobilen Geräte derzeit noch eher vom Enduser als vom Unternehmen - damit ist die Standardisierung und Synchronisation im Unternehmen eine Herausforderung für IT-Verantwortliche. In der Pocket PC-Welt sorgt der Microsofts Mobile Information Server dafür, dass Mails und Termine nicht nur vom Server abgerufen werden können, sondern Änderungen auch am Exchange-Server durchgeführt werden. So sind unterwegs gelesene Mails bei der Rückkehr im Büro bereits als gelesen markiert - doppeltes Mail abarbeiten entfällt.

Alle gängigen Office-Dateiformate lassen sich auf Handhelds aller Plattformen bearbeiten. Mit allen wichtigen PC-Funktionen an Board ist es für Firmen mit mobilen Mitarbeitern durchaus überlegenswert, ob die PDAs nicht in vielen Fällen Notebooks ersetzen können. Gerade für kleinere Unternehmen ist die wesentlich geringere TCO von PDAs gegenüber Laptops ein bedeutender Vorteil. Selbst wenn viel Text eingegeben werden muss, ist ein Handheld samt - im Idealfall auf die Größe des Organizers zusammenklappbarer - Zusatztastatur noch wesentlich leichter als ein Notebook. Dabei halten die Akkus ungleich länger. Ein Trumpf für Außendienstmitarbeiter mit Kundenkontakt ist die sofortige Verfügbarkeit der Daten im Gerät: Während ein Notebook erst hochgefahren werden muss, sind die PDAs auf Knopfdruck einsatzbereit. Erst wenn man etwa eine Preisliste sofort bereit hat, lässt sich Papier wirklich ersetzen.

Interessant sind die Handhelds für Unternehmen besonders im Customer Relationship Management (CRM). Mit Formular-basierender Software können Daten direkt an der Quelle digital erfasst werden. Damit werden Daten genauer und verlässlicher. Zeit für nachträglichen Papierkram wird eingespart. Bei der Rückkehr ins Büro - oder bei Bedarf gleich über Handy - werden die Daten direkt ins Firmennetz übertragen und mit den Datenbanken abgeglichen. So können Bestellungen beschleunigt werden und es stehen auch unterwegs immer aktuelle Lagerbestände, Preislisten und ähnliche Informationen zur Verfügung. Der Total Cost of Ownership ist im Normalfall bei wartungsarmen Handheld-Lösungen weit niedriger als bei PC-Lösungen. Auch die Informationen aus Unternehmens-Lösungen von SAP oder Baan können auf Handhelds verfügbar gemacht werden.

Vielfältige Einsatzmöglichkeiten

Wie vielfältig die Einsatzmöglichkeiten sind, zeigt der Querschnitt durch von Unternehmen bereits eingesetzten mobilen Anwendungen auf den folgenden Seiten. Dabei zeigt sich, dass die Anforderungen der Unternehmen unterschiedlich sind. Das Spektrum streckt sich von Highend-Bluetooth/GPRS-Lösungen bis zu einfacheren WAP-Anwendungen. Sogar die gute alte SMS erweist sich in manchen Anwendungen als zuverlässiges und robustes Übertragungsmedium.

In den meisten Fällen folgt übrigens die Entscheidung, welche Handheld-Plattform im Unternehmen eingesetzt werden soll, gar nicht nach rationalen Gesichtspunkten. In einer Untersuchung der Aberdeen Group stellte sich heraus, dass dabei die Vertrautheit der Entscheidungsträger mit einem bestimmten Gerät eine Schlüsselrolle spielt. Die meisten der befragten Manager entschieden sich unternehmensweit für jenes System, das sie selbst bereits benützten. Ob nun Handheld-Vertreter auf Unternehmensfang einfach den Managern ein Gerät schenken müssen?