SAP Business One an einem Freitag

Als Werner Engel und Christian Mache 2001 das EDV-Beratungsunternehmen Metadata gründeten, stand für sie ein Ziel im Vordergrund. Sie wollten Fehler anderer EDV-Unternehmen nicht wiederholen, die sie in ihren früheren Jobs - Engel war Sales Manager bei Microsoft, Mache war bei der Bank Austria in der Organisations- und EDV-Beratung - beobachten konnten. "Praktisch alle machen grobe Fehler gegenüber den Kunden, indem sie Projekte sowohl Budget- als auch zeitmäßig immer überziehen", erzählt Engel. "Wir wollten ein EDV-Unternehmen gründen, wie wir es uns damals als Partner gewünscht hätten: Mit Zielgenauigkeit und Qualität." Das Ziel ist, nur hochprofessionelle Arbeit abzuliefern, daher setzt das Unternehmen mit 18 Mitarbeitern auch selbst State-of-the-Art Technologien ein. Um die Kundenbeziehungen besser zu managen, musste ein CRM-Tool (Customer Relationship Management) her.

"Wir wollten unbedingt eine Out-of-the-Box Lösung haben", sagt Engel. "Als kleines Unternehmen können wir keine eigene Abteilung für die CRM-Implementierung aufbauen. Das muss nebenbei laufen." Die neue Software musste sich in die vorhandene Microsoft-Umgebung des Certified Microsoft Partners nahtlos einfügen können. "Mit der bisherigen Lösung Act! waren wir nicht zufrieden. Man konnte die Daten zwar ins Outlook replizieren, aber nicht den gleichen Datenbestand benützen." Die Wahl fiel daher auf SAP Business One. Die Implementierung wurde von b1 Consulting, einem in Wien beheimateten Sales+Service Partner durchgeführt. Helmut Hochberger, der dortige Geschäftsführer merkt an: "SAP Business One ist als ERP-System mit starkem Fokus auf das Management von Kundenbeziehungen ausgelegt. Der Einsatz nur als CRM-Tool ist zwar ungewöhnlich, zeigt aber auch, das SAP Business One sogar mit CRM-Speziallösungen locker mithalten kann."

Als Datenbank kommt der SQL Server 2000 auf einem Windows 2000 Server zum Einsatz. Die Clients laufen unter Windows XP. "Durch den SQL-Server werden nur wenige Daten übertragen, das ist wichtig um schnell übers WAN zugreifen zu können, so Werner Engel. "Wir benötigen nämlich häufig den Zugriff von unterwegs oder vom Home Office. Benützt werden alle Funktionen rund um CRM. "Wir decken damit den vollständigen Sales Cycle eines Dienstleisters ab - vom ersten Kontakt bis zur Rechnung." An den fünf Business One Arbeitsplätzen werden CRM, Angebotswesen, Auftrag, Lieferschein, Faktura und Budgetierung abgewickelt.

Die Kontaktdaten waren bisher zu 99 Prozent im Outlook gespeichert. Die Übernahme dieser Daten in das neue System gestaltete sich sehr einfach. Daten von "Prospects", also potentiellen Kunden, waren nur in Act! abgelegt, hier war die Übernahme zwar etwas mühsamer, aber auch kein Problem. Die Implementierung ging entsprechend rasch über die Bühne: "Wir haben alles an einem Freitag abgewickelt", sagt Engel. Lediglich zwei Stunden Schulung waren daraufhin noch notwendig.

Bisher manuelle Tätigkeiten wurden durch eine semiautomatische Verknüpfung von SAP Business One mit dem Exchange-Server abgelöst: Früher haben alle Mitarbeiter sämtliche Mails zu einem Kunden oder Thema in einen passenden öffentlichen Ordner im Outlook kopieren müssen, damit für alle sämtlicher Schriftverkehr abrufbar war. Jetzt haben die Mitarbeiter einen zusätzlichen Button im Outlook, der das gerade bearbeitete E-Mail auf einen Klick mit dem SAP-System verknüpft. Somit stehen nun direkt im SAP System alle bisherigen Mails zu Verfügung, unabhängig davon, wer sie bearbeitet hat.

Neben Outlook ist das Business One Paket auch mit Metadatas Eigenentwicklung Meta-Time verknüpft. Das Programm wird von den Metadata Consultants für die Projektverfolgung und Zeiterfassung benützt. Über ein Web Front End können sie auch von unterwegs ihre Stunden und Tätigkeiten direkt beim Kunden eingeben. Die Daten werden nunmehr automatisch in SAP Business One übertragen. Über einen Workflow - schließlich müssen sie noch überprüft werden - entstehen aus diesen Aufzeichnungen die Rechnungen. Während es fünf "direkte" SAP-Anwender gibt, füttern über diese Verknüpfung alle Mitarbeiter das System mit Daten. "Die Anbindung unseres Programms ging sehr rasch, da wir es auf .Net-Basis entwickelt haben und SAP das sehr gut unterstützt", ist Werner Engel zufrieden.

http://www.sap-ag.de/austria/