Elektronisches Gästeblatt schafft Vorteile für Kommunen

Dominik Troger

Noch immer werden in überwiegender Mehrzahl die Gästeblätter von den Beherbergungsbetrieben händisch erfasst und als "Zettel" an die Gemeinden weitergeleitet. Dort werden diese Daten in den Computer getippt, um sie IT-gestützt zu verarbeiten.

Ein Prozedere, das eine ganze Reihe von Nachteilen mit sich bringt, wie DI Martin Zandonella, vom Kärntner Lösungsanbieter Net4You, aufzeigt: "Wir haben es hier mit einem deutlichen Medienbruch zu tun, unter dem die Qualität und die Effizienz der Datenweitergabe leiden. Die händische Erfassung ist nicht nur fehleranfällig, sie sorgt auch für einen hohen Verwaltungsaufwand."

Dabei muss berücksichtigt werden, dass die erfassten Daten gesetzlichen Meldefristen unterliegen und dass sie auch für unterschiedliche Zwecke erhoben werden wie beispielsweise zur Dokumentation von Nächtigungstatistiken oder zur Gebührenabrechnung.

Ein möglichst reibungsloser, standardisierter und qualitätsbewusster Datenfluss schafft hier einen Mehrwert, der über die vereinfachte Erfassung der Ursprungsdaten weit hinausgeht. "Man muss hier auch den Gesamtprozess sehen", so Zandonella, "der beim Gast beginnt und über die Kommunen und regionale Tourismusmanager bis zum Land und Bund reicht."

Nun sehen zwar viele Gemeinden diese Vorteile, trotzdem haben sie diese bis jetzt aber nicht genutzt. Warum? Für Zandonella sind vor allem zwei Punkte maßgeblich - die Kosten und die Akzeptanz gegenüber den Beherbergungsbetrieben: "Bisher war die Einführung eines solchen Systems für Gemeinden oft mit weiteren Investitionen in ihre Infrastruktur verbunden, dazu kam eine Abrechnung nach Transaktionsvolumen, was die Planbarkeit der Kosten zusätzlich erschwerte. Und dann müssen natürlich auch die Betriebe mitspielen. Wenn hier zusätzliche Kosten entstehen, werde diese wenig Interesse haben, mitzumachen. "

Flexible, kostenschonende Lösung

Net4You geht hier einen völlig neuen Weg. "Wir bieten das elektronische Gästeblatt als ASP-Lösung an. Das heißt, die dazu notwendige Software wird gemietet, die Gemeinden benötigen nur einen Internetzugang", erläutert Zandonella. "Und für Beherbergungsbetriebe wird kostenlos ein Systemzugang zum Verschicken der Meldeblätter ermöglicht."

Net4You kümmert sich um die Softwarewartung, die Rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit und die aktuelle Anpassung an die gesetzlichen Vorgaben. Die Daten werden bei den Beherbergungsbetrieben digital erfasst und stehen dann den Gemeinden gleich aufbereitet zur Verfügung. Da spielen auch die Öffnungszeiten des Gemeindeamtes oder der vermehrte Arbeitsanfall in der Hochsaison keine Rolle mehr. Zusätzlich lassen sich die Daten statistisch auch für kurzfristige Tourismusanalysen nutzen.

Die durchschnittlichen Kosten für das Einrichten der Lösung bei einer Kommune liegen bei rund 3000,- Euro Anpassungs- und Installationskosten sowie durchschnittlich 72,- Euro Monatsgebühr, so Zandonella. Durch die Nutzung des Schnittstellenstandards XML ist auch die Anbindung an gängige Kommunalsoftware und Gastgewerbelösungen gesichert.

In der als High-Tech Standort bekannten Stadt Villach kommt das Net4You-System bereits zum Einsatz. "Das ist ein sehr gutes Beispiel", erklärt Zandonella, "weil hier sowohl Daten aus dem klassischen Ferientourismus, dem Kurbereich und dem Stadt- und Kongresstourismus anfallen. Dabei hat sich gezeigt, dass in der Regel einige Großbetriebe, die auch über eine entsprechende IT-Ausstattung verfügen, den Großteil an Meldescheinen generieren. Wenn also kurz- bis mittelfristig vor allem kleinere Betriebe ihre Meldungen weiter händisch abgeben, ist der Nutzen für die Kommune trotzdem in hohem Maße gegeben."

Net4You
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