Von Tigern und Drachen in der IT

Andreas Roesler-Schmidt

Das IT-Management und die Geschäftsführung eines Unternehmens wollen nicht unbedingt immer dasselbe. Die IT-Strategie steht nicht immer im Einklang mit der Geschäftsstrategie. Mit der Bewertung dieser Unterschiede oder - im günstigeren Fall - des Einklangs zwischen IT- und Geschäftsstrategie befasst sich die IT Alignment Studie von Atos Origin.

"Es ist natürlich eine diffuse Frage", gesteht Studienleiter Christoph Strnadl, Consultant bei Atos Origin. "Es gibt keine eindeutige Skala." Dennoch versuchte man in der Studie anhand von qualitativen und quantitativen Fragen an einen repräsentativen Querschnitt der österreichischen Top 500 Unternehmen der Fragestellung "Wie weit ist meine Geschäftsstrategie mit der IT-Strategie ausgerichtet?" nachzugehen. "Dabei wurden in jedem Unternehmen dieselben Fragen sowohl dem IT-Management als auch der Geschäftsführung gestellt. Unterschiede in den Antworten sollten dabei auf Abweichungen zwischen Geschäfts- und IT-Strategie hinweisen. Je nach Verhältnis zwischen IT und Geschäftsführung unterteilt "Doktorfisch" Atos Origin die untersuchten Unternehmen nach Vorbildern aus der Tierwelt ein.

Versteckte Drachen

In einigen Unternehmen - 21,5 Prozent der befragten Firmen - steht die IT nicht gerade im besten Licht und wird als "Drache" beschrieben. In diesen Unternehmen herrschen grobe Unterschiede in den Sichtweisen, wenn es um die Bereiche IT Leistungen, die Rolle und der Wert der IT und der IT-Strategie geht.

Die Rolle der IT wird in diesen Firmen entweder stark über- oder unterschätzt. (Die IT ist quasi ein in der Höhle versteckter Drache.) "Die Aufgabe des IT-Alignments wird hier zum Drachenkampf", meint Strnadl. "Bei den Antworten von IT und Management könnte man meinen, die Fragen wurden von zwei verschiedenen Unternehmen beantwortet." Das bedeute aber nicht unbedingt, dass die IT schlecht arbeitet, lediglich über die Rolle und Werte der IT im Unternehmen müsse geredet werden. "Hier müssen IT und Geschäftsführung erst lernen, miteinander zu reden."

Bären und Tiger

Die größte Gruppe stellen die "Bären" dar: "Rund 50 Prozent der Unternehmen sehen ihre IT als Bären", erzählt Strnadl. "Das ist besser als wir erwartet hatten." Denn die IT-Bären zeichnen sich durch geringere Unterschiede aus. Die gegensätzlichen Antworten beschränken sich hier auf einzelne zum Teil isolierte Teilgebiete. "Hier geht es darum, den Bären zu dressieren. Das ist möglich, aber aufwendig."

Die "Musterschüler" im IT-Tierreich sind die Tiger: Bei 28,5 Prozent der Unternehmen sehen Geschäftsführung und IT Management die strategische Rolle und den Wert der IT im Unternehmen gleich. "In diesen Firmen ist klar, dass die IT einen wesentlichen Beitrag zum Geschäftserfolg bringt. Die IT selbst betrachtet sich als internen Dienstleister." Doch selbst bei den Tigern ist ein wenig Vorsicht geboten: "Ein sich duckende Tiger könnte doch etwas tun und muss gezähmt werden".

Wenn's um Geld geht, sind Differenzen anscheinend vorprogrammiert: Die großen Abweichungen in den Sichtweisen von Geschäftsführung und IT betreffen bei allen drei "Tierarten" vor allem die IT-Investitionsrechnung. Während 70 Prozent sowohl der Manager als auch der IT-Leiter noch darin übereinstimmen, dass immer eine Kosten/Nutzen-Rechnung durchgeführt wird, gehen die Meinungen darüber, wie oft Nutzen auch in Geld bewertet worden ist, erheblich auseinander.

Daher legt Atos Origin nahe, bei der Ausrichtung von IT- und Geschäftsstrategie vor allem den Bereich Rechtfertigung von IT-Investitionen und Projekten zu verbessern. Unternehmen müssen sich dabei die Fragen stellen, welche Methoden der Investitionsrechnung eingesetzt werden sollen und wie der Nutzen von IT-Projekten in geeigneter Form bewertet werden soll.

"Die besten Unternehmen führen sowohl quantitative als auch qualitative Investitionsrechnungen durch", erzählt Strnadl. "Die Frage, wie man den Erfolg bestimmt, ist aber nicht einfach. Vieles hängt nicht nur von der IT ab, etwa ob User neue Systeme annehmen."

Unberechenbare Faktoren

Dass die Investitionsrechnung oft nicht viel mehr als eine Ermessenssache ist, weiß auch Joachim Seidler von IDC: "Es gibt keine echte Berechnung des ROI vor einem neuen IT-Projekt. Zwar existieren einige Berechnungsmethoden, doch vieles kann nur abgeschätzt werden." So kann man zwar sagen, dass man beispielsweise durch eine Investition in Logistik-Software weniger Fehler in der Logistik hat, und so Zeit und Kosten spart. Doch wann genau der ROI wirklich erreicht wird, könne kaum ausgesagt werden.

"Diese Berechnungen scheitern einfach an nicht bezifferbaren Faktoren", meint Seidler. Natürlich hängt die Genauigkeit von ROI-Prognosen auch von der Art der Investition ab. So lässt sich etwa die Implementierung einer ERP-Lösung einfacher berechnen, da man Ausgaben wie Software, Updates und Schulungen direkt Einsparungen zum Beispiel durch Stellenabbau in der Buchhaltung gegenüberstellen kann. "Bei einem CRM-Tool ist das schon viel schwieriger. Man kann eigentlich nur Vermutungen anstellen, was es tatsächlich bringt." So habe der Online-Buchriese Amazon im Vorhinein lediglich schätzen können, dass die Personalisierung der Webseite - und das damit verbundene Anbieten "verwandter Produkte" - mehr Einnahmen bringen werde.

"In wie vielen Fällen Kunden aber dadurch tatsächlich mehr kaufen, ist vorher einfach nicht zu berechnen. Kein Unternehmen ist bei großen Anschaffungen wirklich in der Lage eine vernünftige ROI-Studie zu erstellen." Daher hat das Benchmarking eine größere Verbreitung. Man greift auf Erfahrungen von anderen Unternehmen derselben Branche zurück und versucht so zu erschließen, was eine bestimmte Investition dem eigenen Unternehmen an Einsparungen oder Wettbewerbsvorteilen bringt. "In vielen Unternehmen werden diese Annahmen von der IT gemacht", meint Seidler. "Das ist oft techniklastig und vernachlässigt Mehrwerte für den Geschäftsprozess."

So machen's die Tiger

Die IT-Abteilung der KELAG - von Atos Origin als Tiger eingestuft - sieht sich als interner Dienstleister für die Fachabteilungen des Energieversorgungsunternehmens. In Zeiten der Energie-Liberalisierung gilt es stärker als früher, IT-Investitionen genau abzuwägen und zu argumentieren.

"Wenn die IT-Budgets kleiner sind, muss intensiv begründet werden", schildert EDV-Leiter Norbert Pillmayr. Die Investitionen werden genau durchgerechnet. "Wenn zum Beispiel ein neues Tool den Usern die Arbeit erleichtert und sie effizienter werden, lässt sich dies in Arbeitsstunden umrechnen." So ist schnell klar, wann Investitionen sich rechnen. "Wenn das Marketing eine neue Applikation möchte, schätzt die Marketing-Abteilung selbst ein, wie viele Kunden man dadurch etwa gewinnen oder halten könnte." Die Fachabteilung entscheidet auf dieser Basis, wie viel das Projekt kosten darf und inkludiert das in die Projektanforderung, die an die IT-Abteilung genauso gestellt wird, wie an einen externen Anbieter. "Die Projekte werden immer in den Fachabteilungen losgetreten."

Das heißt aber nicht, dass die IT stillschweigend auf neue Projekte wartet. "Wir werfen natürlich schon Themen auf und informieren die Abteilungen über neue Möglichkeiten. Wir sagen, was es gibt und was damit möglich wäre. Die Projekte müssen dann aber aus der Abteilung kommen." Dort liegt auch die Letztverantwortung.

Was soll man nun mit der hauseigenen IT-Farm machen? Hat man Tiger, rät Atos Origin sich auf langfristig wirksame Vorteile durch den Einsatz moderner Bewertungsmethoden anstelle von Kosten/Nutzen-Rechnungen zu konzentrieren. Bei Bären muss man vor allem die Bewertung von IT-Investitionen und -Projekten überprüfen und verbessern. Der durchwegs gute Status der IT soll weiter abgesichert werden. Wer Drachen in der Höhle hat, sollte erst die Grundübereinstimmung in den Sichten von IT und Geschäftsführung herstellen und Probleme in der persönlichen Kommunikation ausräumen.