Erfolgreiche Einführung

Jan Sibbertsen

Im März 2002 beschlossen wir, unser seit 1987 in Betrieb befindliches ERP-System durch ein neues moderneres Produkt zu ersetzen. Die Notwendigkeit dieser Entscheidung gründete sich insbesondere darauf, dass eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem uns betreuenden "Kompetenz-Zentrum" nicht mehr gegeben war.

Seit April 2002 befanden wir uns auf der Suche nach einem neuen für unser Unternehmen passenden System. Wir, das ist die Paul Künzel GmbH & Co. (www.kuenzel.de ) in Prisdorf, ein international tätiges Unternehmen mit ca. 70 Mitarbeitern. Für die Verbrennung von Stückholz und Holzpellets stellen wir moderne Heizkessel her. Unsere Produkte werden überwiegend im eigenen Hause gefertigt, zum Abfedern von Auftragsspitzen vergeben wir aber auch Arbeiten fremd. Daher war die einfache Verfügbarkeit auftragsbezogener Stücklisten eine äußerst wichtige Voraussetzung.

Neben den Bereichen Fertigung und Vertrieb decken wir in unserem Unternehmen auch den Bereich Kundendienst ab. Eine weitere wichtige Anforderung an die neue Software war deshalb die komplette Abdeckung dieser Bereiche. Des weiteren sollten unsere Außendienstmitarbeiten in das neue System einbezogen werden, um schnellstmöglich die für Sie notwendigen Vertriebsinformationen zur Verfügung zu haben. In der engeren Auswahl befanden sich letztlich noch vier Produkte. Die ausschlaggebende Entscheidung für FORMICA brachten schließlich folgende Gründe:

• FORMICA ließ sich ohne große Probleme und Kosten in unser bestehendes Netz integrieren.
• FORMICA bietet für ein Unternehmen unserer Größe das beste Preis-/Leistungsverhältnis.
• FORMICA haben wir uns bei einem Referenzkunden zeigen lassen, der von dem Produkt sehr überzeugt war und uns überzeugt hat.
• Der Hersteller BLP und die Firma HE consult GmbH hatten uns versichert, dass unser enger Zeitplan von weniger als zwei Wochen für Installation, Datenübernahme und Einführungsschulung machbar sei.

Anfang Juli 2002 hatten wir uns endgültig für FORMICA entschieden und den Entschluss gefasst, am 12.08.2002 mit dem Echtbetrieb von FORMICA zu beginnen.

Von Anfang Juli bis Anfang August 2002 modernisierten wir unser Netzwerk, um einen einheitlichen Standard bei Betriebssystemen und Software auf allen 27 Arbeitsplatzmaschinen zu schaffen.

In Rekordzeit lief die Umstellung unseres PPS auf FORMICA ab: In nicht einmal 14 Tagen war unser neues System installiert, die Daten übernommen und unsere Mitarbeiter in die Lage versetzt worden, ihre tägliche Arbeit mit dem System zu verrichten.

Die erforderlichen Mitarbeiterschulungen sowie Formular- und Listenanpassungen wurden parallel in der Umstellungsphase vorgenommen. Wir arbeiten seit dem 12.08.2002 in unserem Betrieb nur noch mit FORMICA!

Eine Systemumstellung ohne Parallelbetrieb des alten und des neuen Systems ist risikoreich, bringt aber auch große Vorteile mit sich. Die Mitarbeiter müssen das neue System verwenden. Hierdurch ist jeder gezwungen, sich mit dem System zu beschäftigen und der Lernerfolg ist wesentlich größer als beim Parallelbetrieb.

Wir waren, angesichts unserer Erfahrungen mit Systemupdates unserer alten Software, erstaunt, wie wenig Probleme und Fehler im tatsächlichen Betrieb aufgetreten sind.

Durch die Firma HE consult wurden im Laufe der nächsten zwei Wochen weiterhin begleitende Schulungen durchgeführt, um die sich bei der täglichen Arbeit ergebenden Fragen zu klären und weitere Anpassungen an Formularen oder dem System vorzunehmen.

Da bereits alle wesentlichen Bereiche von speziell geschulten Key-Usern betreut werden, dienen die noch in geringem Umfang nötigen Schulungsmaßnahmen lediglich der Optimierung unserer Abläufe.

Ein Erfahrungsbericht von Jan Sibbertsen, EDV-Leiter, Firma Künzel

Beck, Lang & Partner GmbH
Tel. +49(0)711/315478-0
Fax +49(0)711/315478-10
vertrieb@blp.de
http:// www.blp.de