Was steckt eigentlich dahinter?

Ilse u. Rudolf Wolf

Unter dem Oberbegriff Enterprise Ressource Planning, kurz ERP, werden unternehmensübergreifende Software-Lösungen zusammengefasst, die zum Optimieren von Geschäftsprozessen eingesetzt werden. Prinzipiell kann man ERP-Systeme an die Bedürfnisse verschiedenster Industrien anpassen. Man spricht in diesem Zusammenhang von einem so genannten Customizing.

Zur Mindestausstattung solcher ERP-Systeme gehören in der Regel Auftragsbearbeitung und Fakturierung, Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung, Personalabrechnung, ferner Materialwirtschaft und Bestandsführung. Allen ERP-Anbietern ist gemeinsam, dass sie versuchen mit ihren Lösungen den Informationsfluss im Unternehmen als Ganzes zu erfassen und abzubilden.

Die Gründe, die zur Wahl eines ERP-Systems führen, sind oft ähnlich. Da fast alle Prozesse eines Unternehmens eng miteinander verzahnt sind, müssen die entsprechenden Anwendungen integriert werden.

Die wichtigsten Einsatzgebiete von ERP-Systemen:

• Module für Buchhaltung und zur Überwachung des Zahlungsverkehrs: Hauptbuch (beinhaltet zentralisierte Kontenpläne und Firmenbilanz), Debitoren (überwacht Kundenzahlungen und Außenstände), Kreditoren (überwacht Zahlungstermine an Lieferanten), Anlagevermögen (verwaltet Abschreibungen und Kosten die mit Gebäuden, Eigentum und Ausstattung zusammenhängen)
• Finanzverwaltung: Überwacht und analysiert den Kassenbestand, Finanzverträge und Investitionsrisiken
• Kostenkontrolle: Analysiert Gemeinkosten und Kosten von Produkten und Produktionsaufträgen
• Human Ressources: Verwaltung von Arbeitsreserven (automatisiert Personalmanagementprozesse wie Anwerbung neuer Mitarbeiter, Geschäftsreisen und Urlaubszuteilungen), Lohnlisten (handhabt die Buchung und Vorbereitung von Lohnschecks, Löhnen und Boni)
• Produktionsplanung: Vollführt Kapazitätsplanungen und erstellt tägliche Produktionspläne für Erzeugerfirmen.
• Materialmanagement: Kontrolliert den Einkauf von Rohmaterialien und die Bestände
• Auftragserfassung und Auftragsabwicklung: Automatisiert den Datenerfassungsprozess von Kundenaufträgen und verfolgt den Status von Aufträgen
• Lagerverwaltung: Enthält Datensätze von lagerverwalteten Gütern und wickelt den innerbetrieblichen Transport ab
• Projektmanagement: Überwacht Kosten und Arbeitspläne auf einer Projekt-nach-Projekt Basis
• Kundenservice: Administriert Wartungsverträge and überprüft Verträge und Garantien bei Kundenanfragen

ERP-Systeme heute - der technologische Stand

Moderne ERP-Systeme bauen heute in der Regel auf relationalen Datenbanken auf. Diese ermöglichen das Verknüpfen von Informationen aus unterschiedlichen Dateien und die Darstellung von Daten nach unterschiedlichen Kriterien, Sortierungen und Selektionen. Datenbanken erlauben eine nicht redundante Speicherung von Daten. Das heißt, dass Daten an einer Stelle gespeichert werden und von vielen verschiedenen Stellen aus auswertbar oder verwendbar sind. Damit müssen sie in einem integrierten System auch nur einmal gepflegt werden und stehen allen in derselben Form jeweils aktuell zur Verfügung.

Konzentrierte sich in den vergangenen Jahren alles auf ein besser, schneller, billiger, so ist heute Anforderung an ERP-Systeme die Rolle des Unternehmens im Wertschöpfungsnetzwerk zu unterstützen. Eine zunehmende Rolle spielt auch das Internet, weil mit dem Umstieg auf neue objektorientierte Architekturen verteilte WEB-Applikationen möglich geworden sind.

Ein Schlüsselfaktor für den Erfolg von ERP-Systemen ist die Frage, wie schnell sie sich implementieren lassen und wie schnell mit ihnen auch im laufenden Betrieb Veränderungen von Geschäftsprozessen möglich sind. Einführungszeiträume über oft mehrere Jahre hinweg und die starre Festschreibung von Routinen werden dem Wandlungsprozess moderner Unternehmensstrukturen nicht mehr gerecht.

Insgesamt ist ein ERP-System von der Stange in einem Unternehmen schneller verfügbar als ein individuell entwickeltes Informationssystem. Integrierte Informationsverarbeitung bei ERP-Systemen kann durch eine einheitliche technologische und datenmäßige Plattform rasch realisiert werden.

Öffnung in Richtung Internet bringt einen Wandel beim ERP

Im Zeitalter des E-Business, virtueller Unternehmen und grenzenloser Internet-Kommunikation unterliegt ERP einem Wandel. Wem es nicht gelingt seine ERP-Software den Internet-Anforderungen anzupassen, der wird nicht überleben, denn die Einsatzgebiete von ERP Systemen werden immer vielfältiger. Aber auch das E-Business braucht ein Back-Office aus ERP-Funktionalität.

Neue Ansätze und Produkte lösen althergebrachte ab. Die Frontend-Anwendungen von Web-Shops über Internet-Marktplätze und Unternehmensportale bis zu CRM- und SCM-Lösungen (CRM: Customer Relationship Management; SCM: Supply Chain Management) sind jedoch weiterhin auf ein funktionierendes Backend angewiesen. Dazu gehören neben unternehmensspezifischen Individualsystemen die mittlerweile verbreiteten und bewährten ERP-Applikationen von der Stange. Diese anpassbare Fertig-Software verarbeitet unternehmensinterne Daten für Routineaufgaben in den verschiedenen Abteilungen der Unternehmen: von der Buchhaltung über die Auftragsverwaltung bis zum Personalwesen.

ERP-Systeme für mittelständische Unternehmen

Um ihre Geschäftsprozesse wirtschaftlich zu gestalten und zu organisieren, benötigen auch mittelständische Unternehmen vermehrt ERP-Systeme und sind bereit in ERP-Lösungen zu investieren, wenn damit eine bessere Datenqualität, höhere Transparenz und eine Optimierung der Geschäftsprozesse erreicht werden kann.

Gerade kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) stehen, wenn es um die konkrete Auswahl eines Systems geht, vor einer komplexen Entscheidung. Neben technologischen und Markttrends sind weitere Kriterien entscheidend:

• Wie kann eine objektive Vergleichbarkeit der Systemeigenschaften verschiedener Hersteller, also der angebotenen Funktionalitäten und Module erreicht werden?
• Welches System folgt der Unternehmensausrichtung optimal und weist den höchsten Deckungsgrad auf?

Für ein mittelständisches Unternehmen mit begrenzten Kapazitäten ist die Beantwortung solcher Fragestellungen schwer durchführbar. Doch das verlangt, dass ERP-Anbieter auch eine signifikante betriebswirtschaftliche Kompetenz nachweisen müssen. Sie ist zwar in der Vergangenheit immer wieder von den Softwarehäusern behauptet worden, tatsächlich reduzierten sich Beratung und Unterstützung im Regelfall jedoch auf technische Aspekte. Gerade der mittelständische Markt verlangt jedoch zunehmend ein überzeugendes betriebswirtschaftliches Coaching. Der ERP-Markt wandelt sich deshalb von einem Wettbewerb der technischen Funktionalitäten hin zu einem Wettbewerb der betriebswirtschaftlichen Kompetenzen.

Der Funktionsumfang und Reifegrad von ERP-Systemen kann von einem mittelständischen Unternehmen in eigener Entwicklungsarbeit nicht realisiert werden. Häufig installierte ERP-Systeme, wie beispielsweise SAP, sind durch viele Anwender bereits überprüft worden und daher weniger fehleranfällig als Individualsoftware.

Vorkonfigurierte Branchenlösungen, welche sich durch kürzere Implementierungsdauer und vorkonfigurierte Prozesse in der Finanzbuchhaltung und Logistik auszeichnen, etablierten sich gut auf dem österreichischen Markt.

Nach der Einführung des ERP-Systems gerät das Unternehmen jedoch in ein Abhängigkeitsverhältnis zum Softwarelieferanten. Der Funktionsumfang des Systems kann nicht mehr selbstständig, wie bei Eigenentwicklungen, beeinflusst werden. Auch die Gewährleistung der Funktionsfähigkeit und Sicherheit des Systems liegt zum Großteil nicht mehr in der Hand der Systembetreuer.

Die Marktsituation

Der Markt der Enterprise-Resource-Planning-Systeme und -Anbieter ist sehr unüberschaubar. Mehr als 250 Anbieter und 400 Systeme gab es Ende 2002, so das Ergebnis der jüngsten Marktübersicht der Konradin-Verlags-Fachzeitschrift Computer@Produktion.

Bei den Herstellern findet ein Verdrängungswettbewerb, ein gnadenloser Kampf um Marktanteile und ein Konzentrationsprozess statt - und sie versuchen, mit neuen Technologien den Herausforderungen dieser Veränderungen gerecht zu werden. An Stelle von Software werden heute Lösungen angeboten, an Stelle von Modulen werden heute Prozesse implementiert. Die Abbildung des gesamten betriebswirtschaftlichen Geschehens steht im Vordergrund.

Der schnelle Wandel der Applikationslandschaften, der durch das E-Business verursacht wird, führt zu einer Integration auf der Ebene von Geschäftsprozessen und Applikationen. Daher haben Technologie-Anbieter ihre Lösungen mit Tools zur Prozessmodellierung, zum einfachen Datenaustausch zwischen unterschiedlichsten Applikationen und zur sicheren Datenübertragung im Internet ergänzt. Das Ganze nennt man "Enterprise Application Integration" (EAI) und ist die Basis für alle E-Business-Aktivitäten.