Elektroanlagenbauer nutzt ERP-System in den Bereichen Handel und Dienstleistung

Die Ing. Emmerich Csernohorszky GmbH. wurde 1911 als Elektromaschinenbau und Motorenwicklerei gegründet. Heute zählt das Unternehmen zu den führenden Dienstleistern im Bereich elektrischer Anlagen. Zu seinen Geschäftsbereichen zählen Elektroprojekte, Elektroinstallationen, Schalt- und Steuerungsanlagen, Straßenbeleuchtungen, EDV- und Telefonnetzwerke, Störungsdienst sowie der Elektrogroßhandel. Der Mittelständler beschäftigt heute rund 400 Mitarbeiter und hat seinen Hauptsitz in einem modernen Firmengebäude am Rande Wiens.

"Der Wettbewerb ist in den vergangenen Jahren sehr hart geworden, da hilft die Tradition eines alteingesessenen Unternehmens wenig. Was zählt, sind scharf kalkulierte Preise, verlässliche Lieferzeiten und gute Arbeit", beschreibt Geschäftsführer Thomas Csernohorszky die Situation auf dem österreichischen Markt. Eine verlässliche Kalkulation hat maßgeblichen Anteil für den Unternehmenserfolg. "Wenn man oft mit hauchdünnen Margen rechnen muss, dann sind verlässliche Daten aus den unterschiedlichen Unternehmensbereichen wichtig. Der Einsatz eines modernen ERP-Systems war für uns daher unumgänglich", betont Csernohorszky.

Ende eines alten Systems

Bis vor rund einem Jahr war eine betriebswirtschaftliche Software des Herstellers Bull aus dem Jahre 1985 im Einsatz. Trotz vieler individueller Anpassungen war das Ablösen dieses Systems unumgänglich. "Da ich die Software inzwischen in- und auswendig kannte, war zwar vieles machbar, aber sie war einfach veraltet. Den kaufmännischen Ansprüchen genügte sie nicht mehr", erklärt IT-Leiter Peter Friedl, der seit vielen Jahren für diesen Bereich zuständig ist. Auch heute selbstverständliche Funktionalitäten wie das Faxen von Bestellungen aus der Software heraus waren nur über Umwege möglich.

Bereits Anfang des Jahres 2001 sondierten die Wiener den ERP-Markt, um die besten Anbieter für ihre Belange herauszufiltern. Großen Wert legte man auf Investitionssicherheit, denn wie in einer Ehe bindet man sich mit der Einführung eines ERP-Systems für lange Zeit an einen Partner und muss sich mit ihm arrangieren. Dies bedeutet für beide Seiten ein Geben und Nehmen. Das neue System sollte selbstverständlich auch die Belange in den Bereichen Handel und Dienstleistung abdecken.

Einige der Anbieter blieben bereits im Vorfeld auf der Strecke, da schlechte Referenzen oder die zu komplexe Bedienung und Anpassungsmöglichkeiten der Produkte abschreckten. Den besten Eindruck hinterließ eine deutsch/österreichische Anbieter-Kombination: Das System abas-ERP Handel der Karlsruher ABAS AG hielten sie für das am besten geeignete System in Kombination mit den Branchenkenntnissen und IT-Know-how des österreichischen ABAS-Partners Nittmann und Pekoll (N&P).

Live in Rekordzeit

Im September 2001 unterschrieb Csernohorszky die Verträge, der Projektbeginn war für Oktober terminiert. Beide Seiten hatten sich ein - für ERP-Einführungen - ehrgeiziges Ziel gesetzt: Bis Januar 2002 sollte die Software einsatzfähig ("live") sein. Installiert wurden von N&P alle Module wie Waren- und Materialwirtschaft, Lagerwesen, Disposition, Verkauf mit Auftragswesen, Einkauf mit Bestellwesen sowie Rechnungswesen. Einzig die Lohnbuchhaltung sollte weiterhin separat mit einer externen Lösung laufen.

Bis dahin waren viele Aufgaben zu erledigen: Die Altdaten mussten beispielsweise neu strukturiert werden: "Darauf haben wir viel Mühe verwendet, damit unsere Daten lückenlos ins neue System ‚fließen' konnten. Auch bei unseren Geschäftsabläufen mussten wir Hand anlegen", erinnert sich Friedl und ergänzt "grundlegende Änderungen wurden beispielsweise im Lagerbereich umgesetzt, um das neue ERP-System optimal zu nutzen."

Verbesserter Workflow

Involviert in diese Aufgaben waren neben IT-Leiter Friedl alle "Key-User" aus den Bereichen Einkauf, Verkauf, Lagerwesen sowie die technische Geschäftsleitung. Schließlich sollten alle Geschäftsprozesse von der Software abgebildet und unterstützt werden. "Unser Ziel war es, eine hohe Transparenz unserer Prozesse von der ersten Anfrage bis zur Lieferung beziehungsweise Rechnungsstellung zu ermöglichen", erklärt Friedl. Dazu ist es notwendig, dass die abas-Software mit aktuellen Informationen gespeist wird. "Wir spielen unter anderem regelmäßig die aktuellen Lieferantenpreise ein, was unsere Kalkulation schneller und einfacher macht. Für den internen Gebrauch werden wir Artikel zukünftig auch mit Bildern hinterlegen", sagt Friedl.

Um die Effizienz zu steigern kamen Geschäftsprozesse und interne Abläufe auf den Prüfstand. Stark involviert war dabei N&P, die beispielsweise einen Workflow austüftelten, der automatisch aus eingehenden Aufträgen einen Bestellvorgang auslöst, der in alle notwendigen Abteilungen reicht und Informationen abruft beziehungsweise bereitstellt.

Heute arbeiten 50 Anwender mit dem neuen System. "Die meisten sind sehr zufrieden mit der neuen Software, aber es gibt auch andere Stimmen. Man muss jedoch bedenken, dass die Anwender mit der alten Software sehr lange gearbeitet hatten und Neuerungen hat nicht jeder gerne", gibt der IT-Leiter zu bedenken.

Weiter optimieren

Die Zeitersparnis durch den Einsatz des neuen ERP-Systems ist für die meisten Mitarbeiter hoch, denn Informationen wie Angebote, Rechnungen oder Kundendaten stehen auf Knopfdruck bereit und müssen nicht mühselig zusammengesucht werden. "Auf der Kostenseite hat sich unser guter Eindruck von N&P sowie ABAS bestätigt, mit den geplanten 50 Manntagen wurde der Kostenrahmen eingehalten. Dank der Flexibilität der Software konnten wir viele Anpassungen selbst vornehmen und dadurch Geld sparen", resümiert Friedl. Die Marschrichtung nach der erfolgreichen Einführung steht für 2003 bereits fest: "Optimieren, optimieren, optimieren", sagt er mit einem Lächeln.

BBAS Software AG, Karlsruhe

Die ABAS Software AG mit Sitz in Karlsruhe ist ein Anbieter von Software und Dienstleistungen. Wichtigstes Produkt ist die abas-Business-Software, eine integrierte Standard-Software (ERP, PPS, WWS) für Industrie und Handel. Die Basis dieses Systems bildet eine objektorientierte Datenbank, C und C++ Programme sowie die Betriebssysteme Linux, Unix, Windows NT/2000/XP.

http://www.abas.de

Nittmann & Pekoll GesmbH

Das IT-Unternehmen Nittmann & Pekoll wurde 1994 von Mag. Angelika Pekoll und Dr. Christian Nittmann gegründet und ist in Wien ansässig. Seit Beginn ist N&P Partner des deutschen ERP-Herstellers ABAS und vertreibt dessen Produkte in Österreich. Neben der Software umfasst das Portfolio Hardware sowie Dienstleistungen in den Bereichen Organisation, Schulung, Customizing, Hotline und Wartung.

Nittmann & Pekoll GesmbH, Rufgasse 9/25, A-1090 Wien, Tel. (0043)-1-31915-19, 31915-22, http://www.nup.at