Pocket-PC als mobiler Vertriebsassistent

Der deutsche Kinderschuh-Hersteller Jela Schuh KG in Kleve/Niederrhein ist seit 2001 eine Tochter der österreichischen Young Footware Holding, zu der auch das österreichische Schwesterunternehmen Ferdinand Richter GmbH gehört. Die beiden Firmen pflegen ihre jeweilige Marke in eigenen Marketing- und Vertriebsorganisationen, arbeiten in Einkauf, Design und Entwicklung jedoch eng zusammen.

Mit rund 30 Mitarbeitern in Vertrieb, Marketing und Entwicklung erzielt Jela rund 17 Millionen Euro Umsatz pro Jahr. Jährlich werden unter der Marke Jela rund 1,1 Millionen Paar Kinderschuhe verkauft. Zum größten Teil produziert Jela im eigenen Werk in der Slowakei. Teile der Produktion werden in Vietnam, Indien und Italien gefertigt. Der Schwerpunkt des Absatzes liegt in den deutschsprachigen Ländern, in denen etwa 90 Prozent der Produktion verkauft wird. Der Rest geht vor allem in die Niederlande und Frankreich.

Verbindung zur zentralen Warenwirtschaft

Jela nutzt gemeinsam mit Richter das ERP-System von net W+P, eine Branchenlösung für die Schuhindustrie. Es läuft bei einem externen Dienstleister in Österreich auf einem AS/400-Host. Die WAN-Verbindung wurde über das Internet und eine VPN-Lösung realisiert. Die Mitarbeiter in Kleve nutzen einen Connectivity-Client auf ihren PCs, um auf die zentrale Warenwirtschaft zuzugreifen. Etwa 20 PCs sind im lokalen Netz verbunden und haben Zugang zur Hostanwendung in Österreich. Um die IT-Systeme kümmert sich Stephan Krengel, der als Account Manager Großkunden betreut und daneben auch für die IT-Infrastruktur bei Jela verantwortlich ist. Als IT-Verantwortlicher, der gleichzeitig Vertriebsaufgaben wahrnimmt, ist er mit den Anforderungen im Verkauf besonders gut vertraut.

Die Vertriebsmitarbeiter im Außendienst nutzten in der Vergangenheit eine DOS-Applikation auf Notebooks, um vor Ort bei den Kunden Bestellungen aufzunehmen. Auf die Notebooks konnten alle erforderlichen Sortimentsdaten geladen werden, einschließlich einer Strichgrafik, mit der jedes Produkt dargestellt wurde. Diese Applikation war jedoch nicht Eigentum von Jela und stand nach dem Besitzerwechsel von der früheren Muttergesellschaft Elefanten zur Young Footware Holding nicht mehr zur Verfügung. Ein Ersatz war dringend erforderlich. Jela sah sich auf dem Markt um. Überzeugende Lösungen, die gleichwertig oder besser als die Vorgängerlösung schienen, waren nicht in Sicht.

PDA statt "Schlepp-Top"

Die enorme Leistungsfähigkeit, die PDAs ("personal digital assistants") mittlerweile erreicht haben, brachte Stephan Krengel und seine Kollegen auf die Idee, Windows CE PDAs als Plattform für eine Lösung zu verwenden. PDAs verfügen mittlerweile über ähnliche Leistungsmerkmale wie Notebooks vor wenigen Jahren. Dabei sind sie wesentlich handlicher, leichter, brauchen keine Netzverbindung und kein zeitraubendes Booten vor der Inbetriebnahme beim Kunden. Statt über eine sperrige Tastatur sind Eingaben über einen Schreibstift möglich. Dieses Konzept wurde mit net W+P diskutiert und war der Ausgangspunkt für die Konzeption eines "mobilen Vertriebsassistenten" auf der Basis eines Pocket PC, den Attachmate Consulting Services zusammen mit net W+P entwickelte.

Die mobile Plattform Pocket PC 2002 unterstützt einen integrierten Browser, den Pocket Internet Explorer und Standards wie HTML, XML, WAP und WML und das Pocket PC 2002 SDK mit der Programmiersprache embedded Visual Basic 3.0 als Entwicklungsumgebung. Sie gilt als eine der leistungsfähigsten PDA-Plattformen, die derzeit verfügbar sind und bietet auch die gewohnten Office-Applikationen wie Word, Excel oder Outlook für den Einsatz unterwegs.

Der "mobile Vertriebsassistent" beinhaltet eine Reihe von nützlichen Funktionen wie die Unterstützung eines Barcode-Scanners, der über einen Adapter ("Jacket") mit dem PDA verbunden wird. Er erleichtert die fehlerlose und schnelle Eingabe von Artikelnummern. Aufträge können als Sortiment- oder Einzelbestellungen eingegeben werden. Bilddaten in Farbe wie in einem Katalog stehen für alle Produkte zur Verfügung. Natürlich ist die Änderung oder Neuerfassung von Kundendaten möglich. Integriert sind außerdem Statistikdaten und Vergleichsdaten zu früheren Aufträgen und Saison-Bestellungen. Die Auftragsbestätigung wird über die Infrarot-Schnittstelle direkt beim Kunden gedruckt.

Synchronisation via Handy

Die Synchronisation der Daten kann über eine LAN-Verbindung, eine Modemverbindung im Festnetz oder eine Mobilfunkverbindung erfolgen. Im letzteren Fall werden über die Infrarot-Schnittstelle PDA und Handy sowie über Mobilfunk die Zentrale verbunden. Der Datenabgleich läuft automatisch ab. In der Zentrale dient ein SQL Server 2000 als Pufferstation zwischen Zentralrechner und mobilen Benutzern. Er verwahrt eine Masterkopie der Daten des Warenwirtschaftssystems, die für den Vertrieb relevant sind: Artikel-, Kunden-, Umsatz- und Auftragsdaten und gleicht sie regelmäßig mit dem Hostsystem ab. Die mobilen Außendienstmitarbeiter kommunizieren nur mit dem SQL-Server und replizieren ihre Daten nach Bedarf, typischerweise am Abend.

Die Entwicklung wurde partnerschaftlich von net W+P und Attachmate konzipiert und durchgeführt. Dem Projekt kam das Branchenwissen von net W+P zugute. Attachmate übernahm die Realisierung und brachte seine Erfahrung aus vergleichbaren Kommunikationsprojekten mit.

Mehr Zeit für den Kunden

Der "Mobile Vertriebsassistent" bewährt sich mittlerweile seit einigen Monaten im Einsatz. "Der Einsatz von PDAs als handliche und mobile Geräte für die Auftragserfassung und die Außendienst-Kommunikation ist ein großer Fortschritt", bestätigt Stephan Krengel. Gegenüber der Vorgängerlösung bietet er viele wichtige Vorteile: Mit nur 180g ist er um vieles leichter als die frühere Notebook-Lösung und kann ohne Kabelverbindungen und Wartezeit für den Bootvorgang schnell eingesetzt werden. Dateneingaben sind mit Stift und Barcode-Scanner schneller bzw. sicherer geworden. Die Bedienung ist intuitiv erlernbar. Statt Strichzeichnungen stehen jetzt Farbfotos auf dem Bildschirm für jeden Artikel zur Verfügung. Das bedeutet in der Summe eine bessere Qualität der Kundentermine, mehr Zeit und Aufmerksamkeit für den Kunden und weniger Fehler bei der Erfassung der Aufträge. Nicht zuletzt ist der PDA ein attraktiver und leistungsfähiger Computer, der Terminkalender, Notizbuch, Adressbuch und Kommunikationsfunktionen mit der universalen Funktionalität der Microsoft-Office-Anwendungen verbindet.

http://www.attachmate.de