NÖ Gebietskrankenkasse rationalisiert Aktenlauf

Kostengünstige und schnelle Verwaltung ist für die Niederösterreichische Gebietskrankenkasse, deren Aufgabe die Sicherung und Administration der sozialen Krankenversicherung für die im Bundesland Niederösterreich beschäftigten Dienstnehmer ist, ein Gebot der Stunde: Denn bei Meldedaten von ca. 780.000 Versicherten sowie 345.000 mitversicherten Angehörigen ist die manuelle Bearbeitung der Akten im elektronischen Zeitalter eigentlich ein Anachronismus. Die elektronische Vorgangsbearbeitung sollte beschleunigte, transparente und jederzeit nachvollziehbare Verwaltungsabläufe garantieren. DOMEA-Workflow soll dabei helfen.

Täglich werden Schreiben an die Direktion eingescannt und elektronisch verteilt. Aufträge für schriftliche Stellungnahmen, für die Teilnahme an Sitzungen und für die Veranlassung von Tätigkeiten passieren auf elektronischem Weg. In einem Pilotprojekt gemeinsam mit dem Competence-Center ARVO der Sozialversicherung für elektronische Vorgangsbearbeitung (Leiter Mag. Thomas Schwerdtfeger, StGKK) haben Mitarbeiter der NÖGKK ein modernes elektronisches Workflowsystem - speziell für die Bedürfnisse des Hauses angepasst - konfiguriert. "Dabei sind uns die Erfahrungen der StGKK und der Vorarlberger GKK mit diesem System sehr zugute gekommen. Wir haben die Vorteile beider Systeme in unserer Applikation genutzt und sie weiter ausgebaut", so Direktor Gerhard Stoiber von der NÖGKK.

Wo liegen die Vorteile?

Schnelle Aktenverfolgung, geringe Durchlaufzeiten, keine Transport- und Liegezeiten, transparente Wege der Akten, sehr schnelles Finden von Schriftstücken anhand von Eingangsdatum, Einbringer, Datum der Erstellung und/oder Betreff des Schriftstückes sowie Volltextsuche im gesamten Dokumenteninhalt sind als einige Highlights der neuen Software zu nennen.

Aussagen, wie "der Akt ist gerade mit der Dienstpost im Haus unterwegs" oder "der Chef hat die Unterlagen, er ist aber heute nicht da", haben keine Berechtigung mehr. "Die Änderung der Ablauforganisation in elektronischer Form wurde gleichzeitig dazu genutzt, Geschäftsprozesse zu optimieren. Die Abläufe wurden effizient gesteigert und das Verwaltungshandeln qualitativ verbessert. Die Nachvollziehbarkeit ist ein enormer Vorteil für den Anwender. Alle Aktivitäten werden im System protokolliert", sagt Willibald Moik, zuständig für Geschäftsprozessoptimierung in der NÖGKK.

Archivierung der Patientenakte in der Rheumasonderkrankenanstalt Baden

In der Rheuma-Sonderkrankenanstalt der NÖGKK in Baden ist seit 1. Jänner 2002 die Archivierungskomponente ohne Workflow im Einsatz. Projektziel war die Übernahme der Patientenkartei in ein elektronisches Archiv und der Aufbau von Patientenakten mit Daten aus dem medizinischen und dem Verwaltungsbereich.

"Zu Beginn eines neuen Behandlungsturnus werden die Krankengeschichte des Patienten anhand seiner mitgebrachten Befunde und seine eventuell durch frühere Therapien im Haus vorhandenen Behandlungsdaten verknüpft und ein elektronischer Behandlungsakt je Patient erstellt. So kann der behandelnde Arzt die aktuellen Befundergebnisse und ihre Entwicklung anhand der historischen Daten verfolgen. "Das Echo meiner Mitarbeiter ist sehr gut." So der ärztliche Leiter der RSKA Baden, Prim .Dr. Ernst Wagner, der das System noch weiter ausbauen will.

Neues DOMEA-Projekt im Versicherungswesen

Derzeit steht das Projekt für die elektronische Verwaltung von Bescheiden, eventuellen Einsprüchen dagegen und ihrer weiteren Behandlung im Versicherungswesen unmittelbar vor der Inbetriebnahme.

Projektleiter Leopold Zeller, zuständig für Organisationsentwicklung in der NÖGKK: "Es soll unter anderem auch die Tauglichkeit des Instrumentes DOMEA in der Kommunikation in und zwischen den einzelnen Abteilungen, sowie das Zusammenspiel mit den Bezirks- und Dienststellen der Kasse in ganz Niederösterreich unter Beweis gestellt werden. Mit dem Projekt wird auch eine zukunftsweisende elektronische Ablagestruktur für die Geschäftsfälle im Dienstgeber- und Versichertenbereich aufgebaut, die eine Suche nach definierten Kriterien durch den berühmten Mausklick zum Kinderspiel machen soll. Unabhängig vom Standort können die berechtigten Nutzer alle relevanten Daten einsehen, was eine der Grundvoraussetzungen für einen One-Stop-Shop darstellt."

Ausblick

"Bei gutem Erfolg für das Pilotprojekt in der Arbeitsgruppe "Bescheide" soll das elektronische Workflow-System auf den gesamten Kassenbereich ausgeweitet werden. Gerade in der NÖGKK, die das flächenmäßig größte Bundesland betreut, ist ein schneller und sicherer Austausch von Dokumenten mit den zahlreichen Außenstellen ein Effizienz steigernder Faktor ersten Ranges. Die sogenannten Transport- und Liegezeiten werden durch die elektronische Weiterleitung und das automatische Aviso beim Adressaten auf ein Minimum reduziert", freut sich Direktor Gerhard Stoiber.

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