Nachholbedarf im effizienten Dokumentenmanagement

Demnach werden Europas Geschäftsführer mit Dokumenten aller Art überflutet. 400 Top-Manager aus Unternehmen in Großbritannien, Frankreich, Italien, Deutschland, Schweden und der Schweiz (Mindestgröße 500 Mitarbeiter) gaben bei einer europaweiten Befragung an, allein mit der Organisation von Dokumenten 40 Prozent ihrer Zeit zu verbringen. Die Ausgaben für Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten sind oft nicht nachvollziehbar und schaffen Aufwendungen, die sich schnell auf Hunderte Millionen Euro im Jahr belaufen können.

Zu diesen Ergebnissen kommt die von Xerox (Europe) beauftragte Studie "Documents, People and Technology: A European Perspective". Bereits zum zweiten Mal wurde diese unabhängige Studie im industriellen Sektor durchgeführt. Das internationale Marktforschungsinstitut MORI Telephone Surveys hat insgesamt 1004 Geschäftsführer und ihre Stellvertreter befragt.

Nahezu jeder fünfte Befragte (19 Prozent) verbringt über 60 Prozent seiner Arbeitszeit mit dokumentenbezogenen Tätigkeiten. Das bedeutet 29 Wochen im Jahr, wenn man eine 40-Stunden-Woche bei 48 Arbeitswochen zugrunde legt. Als Ursache für diesen großen Zeitaufwand sehen knapp die Hälfte der Befragten (48 Prozent) einen Dokumentenüberfluss in ihrem Arbeitsalltag. Ein Drittel der Geschäftsführer und ihrer Stellvertreter glaubt, dass die wahllose Dokumentenverteilung innerhalb ihrer Firma die effektive Unternehmensorganisation hemmt.

Dazu kommt, dass es europäischen Unternehmen sehr oft nicht gelingt, das geistige Kapital ihrer Mitarbeiter effizient zu nutzen, zu fördern und zu erhalten. Nicht einmal die Hälfte (48 Prozent) aller befragten Entscheider verfügt über eine klare Strategie, die die Wissenserhaltung innerhalb des Unternehmens unterstützen würde. Dennoch stimmen 80 Prozent der Entscheider der Aussage zu, dass Wissensaufbau und Wissensteilung für ihr Unternehmen wichtig sei. 64 Prozent der Befragten sind der Meinung, eine Fortbeschäftigung von Mitarbeitern mit umfangreichem Wissen sei wichtiger als jede Kostensenkung. Mehr als vier Fünftel (87 Prozent) glauben, dass sich die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens durch ein verbessertes Wissensmanagement steigern ließe.

Insgesamt liegt Xerox zufolge das Problem weniger in der reinen Dokumentenmenge begründet, sondern vielmehr in den unternehmensspezifischen Dokumentenmanagement-Prozessen. Die finanziellen und personellen Ressourcen für ein effizienteres Dokumentenmanagement im Unternehmen aufzubringen, ist in der gegenwärtigen wirtschaftlichen Lage schwierig. Outsourcing wäre dabei eine sowohl kostenseitig attraktive, als auch verwaltungstechnisch sinnvolle Lösung. So gibt etwa die Mehrheit der Interviewten (55 Prozent) steigende Ausgaben für die Ausgliederung von Dienstleistungen an.

"Wir schätzen, dass sich die Dokumentenkosten in den sechs untersuchten europäischen Ländern jährlich auf über 300 Milliarden Euro belaufen. Nach unserer Erfahrung könnten in einem Unternehmen durch Monitoring und aktives Dokumenten-Management zwischen zehn und 30 Prozent der Kosten eingespart werden", befindet Jonathan Leaper, Euopean Marketing Manager von Xerox Business Services

http://www.xerox.com