Die flexible Spedition

Rüdiger Maier

"Wir haben uns am Markt für Speditionssoftware genau umgesehen und mit COMTRiX den idealen Partner gefunden, bei dem wir aktiv an der Ausgestaltung der Lösung mitarbeiten können", umreißt Nunner-Geschäftsführer Kurt Stessl die Ausgangslage für das Projekt. Viele der untersuchten Programme seien zwar sehr breit und tief angelegt, würden allerdings vom Anwender nicht in diesem Umfang genutzt. "Unsere Mitarbeiter wollen keine langwierigen Einschulungen, sondern bevorzugen es wie sicher die meisten EDV-Anwender, sich schnell intuitiv im Programm zurechtzufinden", so Stessl aus langjähriger Erfahrung.

Die Leibnitzer Spedition Nunner hat im Vorjahr mit insgesamt 19 Mitarbeitern am Standort Leibnitz 18 Mio. Euro umgesetzt. Sie bietet Logistik, Spedition und Transport und ist besonders aktiv in der Türkei, in Griechenland und Südost-Europa. Um die dabei anfallenden komplexen Anforderungen besser und schneller bewältigen zu können, ist eine ausgefeilte und dennoch einfach zu bedienende Softwarelösung ein zentrales Kriterium.

Schnelle Entwicklung ist entscheidend

Im Frühjahr 2001 startete man mit der Entwicklung der neuen Lösung. Entwicklungspartner dabei war die ebenfalls in Leibnitz ansässige COMTRiX EDV-Dienstleistungen GmbH, deren Chef auch aus dem Speditionsbereich kommt: "Unser Ziel war es, auf der Basis einer Istzustandsanalyse gemeinsam mit dem Kunden eine optimale Lösung zu entwickeln, in der sich der Anwender auch zu Hause fühlt", erläutert COMTRiX-Geschäftsführer Gerhard Schuster. Man einigte sich auf ein außergewöhnliches 50:50-Modell sowohl bei der Finanzierung der Entwicklungskosten wie bei den später zur erwartenden Erlösen aus dem Vertrieb der Lösung. Ziel war es, mit 4ward ein ASP-fähiges Speditionsprogramm als logistische Gesamtlösung für kleine und mittlere Speditionen zu entwickeln.

Basis der Entwicklung ist die postrelationale Datenbank Caché 4 von InterSystems, die als e-Datenbankmanagement-System speziell für e-Business-Applikationen geeignet ist. Kernstück dabei ist die sogenannte "Caché Server Pages"-Technologie. Sie ermöglicht die schnelle Entwicklung und Einrichtung von dynamischen Web-Applikationen. Durch die Integration von Code- und Tag-basierender Entwicklung unterstützt das System die gleichzeitige Erstellung von Web-Applikationen durch Programmierer und Website-Autoren. "So war es uns möglich, nach einer ungewöhnlich kurzen Entwicklungsdauer bereits im Oktober die neue Lösung parallel zu unserer bestehenden einzusetzen. Durch diesen Vergleich in der praktischen Anwendung gewannen wir wichtige Informationen für die Optimierung des neuen Systems", weiß Stessl.

Seit Anfang Dezember läuft die neue Lösung nun im Echtbetrieb: "Der größte Nutzen liegt für uns darin, dass sich die Anwender wohl fühlen, da im Laufe der Implementierung Anwenderwünsche realisiert werden konnten", hat der Geschäftsführer den Blick bei seinen Angestellten und Partnern. Die Logik der internen Abläufe war natürlich sehr gut bekannt und konnte direkt in die Programmentwicklung einfließen. Besonderes Augenmerk wurde aber auf die einfache Bedienbarkeit gelegt: "Wir haben uns für eine Bedienung über die Tastatur entschieden, da die Mausbedienung meist zu verspielt und kompliziert ist", erläutert Stessl.

Zentrale Installation, einfache Wartung und kostengünstiges Lizenzierungsverfahren

Ein entscheidender Vorteil der Lösung ist es, dass sie nur einmal am Server installiert werden muss und danach sofort auf allen Arbeitsplätzen verfügbar ist, wo immer der Benutzer auch sitzen mag. Damit sind Wartungsarbeiten oder Updates jederzeit problemlos per Fernwartung durchführbar. Bezahlt wird eine Server-Lizenz, unabhängig wie viele User auf der Anwendung arbeiten.

Voraussetzung für eine solche Lösung ist nur ein stabiles Netzwerk, dessen Betreuung COMTRiX im Outsourcing auch hier übernommen hat. "Vorher müssen die betreuten Unternehmen - derzeit haben wir 18 Service-Vertragskunden - allerdings gewisse Sicherheitsstandards einführen, die Voraussetzung für eine reibungslose Zusammenarbeit sind", erklärt Schuster.

Auch im logistischen Bereich ist es heute wichtig, rund um die Uhr sofort Informationen zur Verfügung stellen zu können. Diese Informationen sind nicht nur für die Kunden, sondern auch für Entscheidungsträger im eigenen Unternehmen essentiell. Dabei wird oft die Bereitstellung von Informationen genauso wichtig wie die Lieferung der Waren. "Da die Lösung einfache SQL-Daten vorlegt, können dann mit entsprechenden Auswertungs-Werkzeugen alle gewünschten Informationen zur Verfügung gestellt werden", weiß Stessl. Früher musste jede Auswertung eigens programmiert werden. Das Reporting erfolgt über Standard Windows Programme. Dokumentenformate wie doc, xls oder pdf werden generiert und auch in der Datenbank archiviert. Externe Dokumente mit beliebigem Format werden ebenfalls direkt im elektronischen Akt abgelegt. Damit können sich auch Kunden und Partner nach vorher festgelegten Regeln Daten für eigene Auswertungen holen. So wird die Lösung nicht zuletzt zum Marketing-Instrument: "Bei der Kundengewinnung ist es oft ein entscheidendes Argument, dass der Kunde für die Anbindung an unser System keine Aufwendungen hat, da ja alles über das Internet läuft. Und er kann ganz einfach auf die für ihn wichtigen Daten zugreifen", weiß Stessl aus der Praxis.

Unverzichtbar für das internationale Logistik-Geschäft ist die Mehrsprachigkeit der Lösung. Derzeit sind drei Sprachen verfügbar, weitere 5 Sprachen sind einfach einzubinden. Auch die Offenheit für alle Verkehrsarten, wie Schiff, LKW, Bahn, Flug etc. ist eine Forderung, die das System ohne Probleme erfüllen muss.

Papierlose Auftragsabwicklung

Das Ziel eines papierlosen Büros rückt durch die neue Lösung in greifbare Nähe. Entscheidend dabei ist die Umstellung im internen Ablauf und die Akzeptanz der Mitarbeiter, die durch eine einfache EDV-Lösung unterstützt wird. Bis zum Jahresende soll diese Umstellung in Leibnitz lückenlos erfolgt sein. "Wir nehmen die EDV als zentrales Arbeitsmittel sehr wichtig und sparen gerade in diesem Bereich nicht", ist sich der Geschäftsführer der zentralen Stellung der EDV bewusst.

Schon bei einer telefonischen Anfrage werden die Daten gleich in ein elektronisches Formular eingetragen. "Selbst im Bereich der Kommunikationskosten sieht man die Vorteile der elektronischen Abwicklung schnell: Wir konnten diese Kosten von etwa 220.000 € auf 44.000 € reduzieren", ist Stessl stolz. Auf elektronischem Weg können heute Reklamationen und Aufträge bearbeitet werden, die gesamte Kommunikation zu einem Projekt ist unter einer Tracking-Nummer gespeichert. Physisch existieren nur mehr Aktendeckel mit der entsprechenden Auftragszahl.

Für die Kilometerfindung und Routenplanung im Internet-Explorer wird der eMapserver von PTV eingesetzt. "Der Nutzer merkt keinen Unterschied, da hier ja alles webbasiert abläuft", unterstreicht Stessl.

Ist das entsprechende Fahrzeug einmal abgefahren, bekommt der Kunde vom System eine e-Mail-Nachricht mit der Tracking-Nummer. Durch einfaches Anklicken sieht er sofort, wann die Ware bei ihm ankommen wird. Sollte ein Kunde eine Frage haben, kann er selbst Einsicht in den Akt nehmen und sich informieren. "Tracking mit Satelliten wird es in dieser Lösung nicht geben, da es zu teuer ist. Das Internet dagegen ist einfach und billig", weiß Stessl um das Kostenbewusstsein seiner Kunden.

Erfolg spricht sich herum

Das neue System hat sich als so erfolgreich erwiesen, dass es bereits in den Niederlassungen in Holland und Deutschland eingeführt wurde. Die Standorte Brno und Türkei sollen folgen und auch externe Interessenten befinden sich schon im Implementierungsstadium. An der nächsten Version der Lösung wird ebenfalls gearbeitet, sie soll Mitte das Jahres fertig sein und etwa die Auto-Archivierung ermöglichen. Dafür kommt der Digital Sender von HP zum Einsatz, der zudem das Fax ablösen soll. So können Dokumente digitalisiert und Nachrichten per e-Mail übermittelt werden. Selbst die Versendung der Rechnungen als pdf ist bereits für verschiedene Kunden in Anwendung: "Im digitalen Zeitalter bietet diese Lösung viele Vorteile zur effizienten Auftragsabwicklung und wird uns sowie unseren Kunden und Partnern die notwendigen Wettbewerbsvorteile sichern", blickt Stessl zuversichtlich in die Zukunft.

http://www.intersystems.de
http://www.comtrix.de

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