Die Tücken der EURO-Umrechnung

Viele Unternehmer meinen, dies sei doch alles kein Problem und ein alter Hut, habe man doch bislang auch "Fremdwährungen" umgerechnet und kein Problem damit gehabt. Da gebe ich ihnen teilweise durchaus recht, doch waren die meisten Branchen bislang weder in der Intensität noch in einer vergleichbaren "Breite" davon betroffen.

Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter, der direkt oder indirekt mit dem Geldverkehr zu tun hat, vor allem natürlich all jene, die in bargeldintensiven Branchen wie Einzelhandel und Gastronomie arbeiten, werden sich einer wahren Flut von Um- und Abrechnungsvorgängen gegenüber sehen. Verschärft wird die Situation vor allem durch die Tatsache, dass von 1.1. bis 28.2.2002 auf gezahlte Schillingbeträge nur mehr Euro-Beträge herausgegeben werden sollten, um den Schillingumlauf so rasch wie möglich zu verringern. Gerade für diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden frühzeitige Einschulungen hinsichtlich des Euro-Bargeldes (Wie sehen die einzelnen Münzen und Banknoten tatsächlich aus? Was sind die Sicherheitsmerkmale und woran kann ich Fälschungen erkennen? Etc.) sowie dessen Um- und Abrechnung notwendig sein. Zu diesem Zweck ist es für Betriebe bargeldintensiver Branchen sehr zu empfehlen, sich frühzeitig Startpakete bei den Hausbanken zu besorgen und die Mitarbeiter damit vertraut zu machen.

Wichtiges zur Umrechnung

Achtung vor jeder Form "oberflächlicher" bzw. "verkürzter" Be- bzw. Umrechnung von Euro- und anderen Währungsbeträgen. Das Euro-Währungsanbengesetz sieht ganz eindeutige Regeln für die Ausgabe und Umrechnung von Währungsbeträgen aller Art vor.

Folgende Umrechnungskurse sind seit 1.1.1999 gemäß ISO-Code EUR fix:

• 1 Euro = 13,7603 Öst. Schilling (ATS)
• 1 Euro = 40,3399 Belg. Francs (BEF)
• 1 Euro = 340,750 Gr. Drachmen (GRD)
• 1 Euro = 0,787564 Irische Pfund (IEP)
• 1 Euro = 1,95583 Dt. Mark (DEM)
• 1 Euro = 5,94573 Finn. Mark (FIM)
• 1 Euro = 166,386 Span. Peseten (ESP)
• 1 Euro = 6,55957 Frz. Francs (FRF)
• 1 Euro = 1936,27 Ital. Lire (ITL)
• 1 Euro = 40,3399 Lux. Francs (LUF)
• 1 Euro = 2,20371 Holl. Gulden (NLG)
• 1 Euro = 200,482 Port. Escudos (PTE)

Regeln zur Umrechnung

Der Umrechnungskurs ist stets mit allen sechs Stellen zu berechnen (gleich welche Währung in/von Euro umzurechnen ist).

Der inverse Umrechnungskurs - also 1 ATS = 0,072672... Euro - darf nicht verwendet werden, da sonst Rundungsdifferenzen entstehen können.

Beträge, die ausgezahlt oder verbucht werden, sind kaufmännisch auf die zweite Stelle nach dem Komma zu runden (kaufmännische Rundung: bis zum Wert 4 auf der dritten Nachkommastelle wird abgerundet, ab dem Wert 5 aufgerundet):

Beispiel:

101,90 ATS : 13,7603 = 7,4053618 gerundet sind das 7,41

22,90 ATS : 13,7603 = 1,6642079 gerundet sind das 1,66

Kreuzkurse zwischen den nationalen Währungen der Euro-Staaten sind grundsätzlich nicht mehr zulässig (seit 1.1.1999). An ihrer Stelle ist mittels Dreiecksmethode von einer Währung in die andere umzurechnen, also z.B. von ATS in Euro und weiter von Euro in Franz. Francs. Zu beachten ist, dass der Euro-Wert nicht unter drei Nachkommastellen gerundet werden darf, da sonst zu große Rundungsdifferenzen entstehen. Die Ergebnisse in nationaler Währung können wiederum auf zwei Nachkommastellen gerundet werden (außer bei der ital. Lira, die auf ganze Stellen gerundet wird).

Beispiel:

29,90 ATS : 13,7603 = 2,1729177

gerundet 2,173 x 6,55957 = 14,25 FRF

Kreuzkursberechnung:

ATS : FRF = 2,0976648 Kreuzkurs gerundet 2,1

29,90 ATS : 2,10 = 14,238095 FRF gerundet 14,24 FRF

29,90 ATS : 2,0976648 = 14,253946 FRF gerundet 14,25 FRF

Anhand dieses Beispiels erkennt man, dass Kreuzkurse, vor allem wenn sie nicht mit mehr als 3 Nachkommastellen gerechnet werden, zu Rundungsdifferenzen führen. Bei großen Beträgen und zahlreichen Transaktionen ergeben sich hiermit eklatante Ergebnisunterschiede. Kreuzkurse sind daher NUR dann zulässig, wenn sie zum exakt gleichen Ergebnis führen, wie die Berechnung mittels Dreieckmethode.

Sogenannte "Lederhosenkurse", wie sie vor allem in Tourismusgebieten üblich sind (etwa 1 DEM = 7 ATS oder gar 6,80 ATS), entsprechen in keiner Weise der gesetzlichen Regelung - vorgeschrieben sind die offiziellen Euro-Kurse zwischen Euro-Staaten. Diese "Tourismuskurse" werden meist damit begründet, dass demjenigen, der nationale Währungen (wie DEM, FRF, ITL etc.) annimmt, durch den Umtausch in ATS hohe Bankgebühren entstehen. Dies ist zwar korrekt, sollte jedoch nicht in den Kurs "eingerechnet" werden, sondern vielmehr extra in Rechnung gestellt und damit transparent gemacht werden.

Drittstaaten-Währungen, wie etwa das britische Pfund, US-Dollar usw., sind seit 1.1.1999 nur mehr im Verhältnis zum Euro angegeben und sind daher auch nur über den Euro umzurechnen.

Probleme mit Rundung, Summierung usw.

Wie wir schon in obigem Beispiel gesehen haben, können durch die Umrechnung von nationalen Währungen in den Euro Rundungsdifferenzen an der zweiten Nachkommastelle entstehen. Diese Beträge bewegen sich bei maximal 6-7 Groschen pro Betrag und gleichen sich durch ein relativ ausgeglichenes Verhältnis von Auf- und Abrundungen meist wieder aus. Bei Summen- und Saldenlisten entstehen hier jedoch kumulative Effekte, wenn z.B. alle Einzelbeträge in Euro umgerechnet werden würden und erst dann eine Summierung oder Saldierung erfolgt.

Beispiel:

ATS 25,-	€ 1,82
ATS 32,90	€ 2,39
ATS 99,90	€ 7,26
ATS 19,-	€ 1,38
ATS 176,80 = € 12,84	€ 12,85

Das Euro-Währungsabgabengesetz sieht daher vor, dass immer erst die Salden oder Summen (von Rechnungen, Kassenbons usw.) in die jeweils andere Währung umzurechnen sind.

Noch deutlicher wird dieser Unterschied zwischen Einzelbetrags- bzw. Ergebnisumrechnung bei Berechnungen, die Multiplikationen gleichlautender Beträge umfassen.

Beispiel:

Kostenvoranschlag für 3000 Packungen Kopierpapier

Ergebnisumrechnung:

1 Packung Kopierpapir = ATS 13,- x 3000 = ATS 39.000,- = € 2834,24

Einzelwertumrechnung:

1 Pkg Kopierpapier = ATS 13,- = (gerundet) € 0,94 x 3000 = € 2.820,-

Die Differenz bei diesem relativ kleinen Betrag beträt bereits € 14,24 = ATS 195,95. Es sollte daher gerade in diesen Fällen nach der ersten Methode berechnet werden!

Desto kleiner die von/in Euro umzurechnenden Einzelbeträge sind, umso gravierende sind die (prozentuellen) Rundungsdifferenzen.

Beispiel:

Der Einzelpreis für eine kleine Schraube mag z. B. ATS 0,90 betragen, was einem Euro-Betrag von € 0,0654055 entspricht, gerundet also € 0,07.

Die Rundungsdifferenz von € 0,0045945... (= ATS 0,06322... also etwas mehr als 6 Groschen) macht bereits 6,7% des Gesamtbetrages aus.

Gleiches geschieht, wenn Währungsbeträge in Euro und wieder zurück gerechnet werden müssen und die Euro-Zwischensummen gerundet wurden.

Beispiel:

ATS 199,90 : 13,7603 = € 14,5273 gerundet € 14,53

€ 14,53 x 13,7603 = ATS 199,93716 gerundet ATS 199,94

EURO-Checkliste Wie lange darf die Buchhaltung in ATS/DM geführt werden? Bis einschließlich 31.12.2001. Das Rechnungswesen für steuerliche Zwecke ist ab dem 1.1.2002 stets und insgesamt in EURO zu führen. Ab wann muß die Jahresbilanz in EURO erstellt werden? Der Jahresabschluss muss ab dem 1.1.2002 in EURO aufgestellt werden. Rechtlich ist das letzte Jahr, in dem in ATS bilanziert wird, 2001. Welche Währung gilt für die Buchführung zwischen 1.1.1999 und 1.1. 2002? Es herrscht freie Wahl, betriebsinterne Buchungen können auch weiter in ATS geführt werden. Muß die Währung der Buchführung und die Währung des Jahresabschlusses übereinstimmen? Ja. Ab dem 1.1.2002 ist das Rechnungswesen für steuerliche Zwecke stets in EURO zu führen. Wann muss in EURO konvertiert werden? Sämtliche Buchungen von Vorgängen nach dem 1.1.2002, die für steuerliche Zwecke relevant sind. Bei Umstellung des Rechnungswesens im Verlauf eines Wirtschaftsjahres müssen Buchungen von Vorgängen seit Beginn des Wirtschaftsjahres bis zum Zeitpunkt der Umrechnung in EURO rückkonvertiert werden. Gibt es die Möglichkeit, eine Halbjahresbilanz/Rumpfbilanz zurück zu konvertieren? Das Geschäftsjahr muß komplett umgestellt werden. Ausnahme: weicht das Wirtschaftsjahr vom Kalenderjahr ab, so ist eine unterjährige Umstellung für die Jahre 1998/99 und 99/00 ohne Rückkonvertierung zulässig! Was ist für die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung zu beachten? Bei Umstellungen während eines Kalenderjahres ist das Personal ab- und anzumelden, um die Jahresmeldung bei der Sozialversicherung ordnungsgemäß erstellen zu können. Ist die Konvertierung der Anlagenbuchhaltung z.B. für abgeschriebene Wirtschaftsgüter mit Erinnerungswert möglich? Abgeschriebene Wirtschaftsgüter werden in der Bilanz mit einem Erinnerungswert aktiviert, auf einem Sammelkonto erfasst und in die Bilanz gestellt. Der Erinnerungswert ist auch nach der EURO Umstellung beizubehalten. Was ist beim Einsatz von Individualsoftware zu beachten ? Beim Einsatz vom Individualsoftware für die Logistik und Standardsoftware für die Finanzbuchhaltung, sind die Systeme und Schnittstellen auf ihre EURO-Tauglichkeit zu testen. Die Checkliste wurde von J. Markus Schäfer, ORDAT, Leiter Marketing, Mitglied der Geschäftsleitung, erstellt. http://www.ordat.com

In der nächsten Ausgabe werden wir uns konkret mit Preisauszeichnung, Preisgestaltung und weiteren Problemen der Bargeldhandhabung beschäftigen.