Papierlose Belegerfassung bei IKEA

IKEA setzt künftig auf eine papierlose Lösung der Belegerfassung. Es stützt sich dabei auf die Archivierungssoftware DocuWare und die Installation durch die Firma AC-Consulting. Beide sorgen dafür, dass die Dokumente in den fünf IKEA Einrichtungshäusern in Österreich ab sofort gescannt und direkt auf den zentralen IKEA Server in Vösendorf übertragen werden.

Im vergangenen Geschäftsjahr konnte sich das schwedische Einrichtungshaus erneut auf einem stagnierenden Möbelmarkt behaupten. Mit einem Umsatz von rund vier Milliarden Schilling (inkl. Mehrwertsteuer) und einer Umsatzsteigerung von 23 Prozent gehört IKEA mit 8% Marktanteil zu den drei Big Playern der Einrichtungsbranche. Für das folgende Geschäftsjahr erwartet IKEA Österreich wieder eine signifikante Steigerungsrate: Plus 20 Prozent werden angepeilt.

Beitragen wird dazu unter anderem das am 23. August des Vorjahres eröffnete fünfte IKEA Einrichtungshaus in Österreich am Standort Innsbruck. Durch weitere Modernisierungen und Neubauten an den bestehenden Standorten wird voraussichtlich in zwei Jahren ein Umsatz von ca. 6,5 Milliarden Schilling realisiert werden. In fünf Jahren soll das Ziel, Nr. 1 in den Einzugsgebieten der IKEA Einrichtungshäuser zu sein, erreicht werden.

Den Postweg eingespart

Früher mußte von jeder Eingangsrechnung der Lieferanten eine Kopie gemacht und dann das Original per Post nach Vösendorf geschickt werden. Das kostete Zeit und Nerven, denn ab und zu verschwindet auch mal eine Postsendung.

Jetzt wird täglich in jedem Einrichtungshaus gescannt und die Daten werden sofort am Server in Vösendorf abgelegt. Damit sind die Dokumente sofort in der Buchhaltung verfügbar und eventuelle Skonti können ohne Zeitverzug in Anspruch genommen werden. Speicherte man in einer Übergangslösung die Daten mit Canofile auf optische Platten, die man mühselig kopieren mußte, so schaffte als einziger Anbieter AC-Consulting dank eines von einem deutschen DocuWare-Partner geschriebenen Programms - DocuWare Import - die Übernahme dieser Daten in DocuWare.

Das war der Anfang eines Auftrags, der mittlerweile die Übernahme aller Eingangs- und Ausgangsrechnungen, der Bankbelege sowie der Gehaltszettel der 1.400 Mitarbeiter umfaßt. Dementsprechend freut sich der Leiter des Rechnungswesens bei IKEA, Mag. Rudolf Bubich über "die sofortige Erfassung von 30.000 Eingangs- und 35.000 Ausgangsrechnungen samt automatischer Indizierung über Strichcode und Anlegen einer externen Sicherungskopie. Jetzt bekommen wir nicht mehr Säcke Papier sondern ein paar CDs, da nun ein Gigabyte elektronische Ausgangsrechnungen für 200.000 Seiten Papier steht".

Fast papierloser Dokumentenfluss

Durch das Einlesen des gesamten Briefkopfs durch DocuWare, automatische Beschlagwortung und Übernahme ins Archiv ist bei IKEA ein "fast papierloser Dokumentenfluß möglich", so AC-Consulting Geschäftsführer Alfred Chmelik.

Die IKEA Mitarbeiter wissen zu schätzen, daß die DocuWare-Lösung sehr klar aufgebaut ist und dank weniger Überschriften und Symbole leicht erlernbar war und ist. An 25 Arbeitsplätzen bucht so die Buchhaltung direkt am Bildschirm: einfach und reibungslos.

http://www.docuware.at