Revisionssicherheit von elektronischen Dokumenten

Dr. Wilhelm Mährenhorst ist der Rechtsanwalt einer bekannten Wiener Wirtschaftskanzlei. Monitor befragte Dr. Mährenhorst über seine persönlichen Erfahrungen im Einsatz mit der bekannten elektronischen Archivierung DocuWare in seiner Rechtsanwaltskanzlei und zum Thema der Revisionssicherheit von elektronischen Dokumenten.

Warum haben Sie sich für den Einsatz einer elektronischen Archivierungslösung mit DocuWare entschieden?

Wir haben den täglichen Zuwachs von 2 Ordnern mit 400-500 Papierschriftstücken. Da geht man irgendwann in Papier unter. Sowohl die Lagerfähigkeit als auch die Suchfähigkeit ist irgendwann erschöpft. Man braucht eine Ganztagskraft, die nur Dokumente ablegt und wieder sucht.

Als Wirtschaftskanzlei, die sich vor allem mit Schadenersatzforderungen, dem Mahnwesen für Unternehmen, gewerblichem Rechtschutz, wie unlauteren Wettbewerb und Vertragsverfassungen beschäftigt, kann man sich vorstellen, was da an Papier zu verwalten ist. In der Ära vor DocuWare haben wir zwar Informationen in den PC eingegeben und dort die Historie elektronisch geführt, mußten aber nach wie vor die Originale händisch nach Nummern ablegen.

Jetzt scannen wir die Akte ein und DocuWare versieht sie automatisch mit den von uns gewünschten und benötigten Suchkriterien.

Können alle digital archivierten Dokumente nach dem Scannen vernichtet werden beziehungsweise haben elektronische Dokumente dann auch Beweischarakter vor Gericht?

Nur noch wenige, gewisse Dokumente, wie Urkunden oder Kaufverträge, beglaubigte Abschriften, also alle Dokumente, die im Rechtsverkehr im engeren Sinn Verwendung finden, werden nach wie vor im - papierenen - Original vorgelegt.

Diese sind auch zu beschaffen, dies ist aber mit Kosten verbunden, deshalb legen wir sie nach wie vor im Original vor. Allerdings scannen wir diese Dokumente ebenfalls ein, um bei der Bearbeitung rasch darauf zurückgreifen zu können. Auch gewisse Urteile benötigt man nach wie vor im Original. Wir können aber beispielsweise Urteile, Exekutionsberichte, Vollzugsberichte oder Vollstreckungsbefehle mit DocuWare einscannen, da wir auch jetzt schon mit den Gerichten elektronisch kommunizieren, und Exekutionstitel oder Urteile im "elektronischen Rückverkehr" vom Bundesrechenzentrum bekommen.

Bei Exekutionsbewilligungen für Beträge unter 130.000 Schilling muß etwa kein Urteil im Original vorgelegt werden. Also kurz formuliert: Was man einfach wieder beschaffen kann, kann man grundsätzlich entsorgen und nur elektronisch speichern. Man braucht auch vor Gericht nur höchst selten Originale, außer sie werden ausdrücklich verlangt.

Und wie ist das jetzt mit der Revisionssicherheit der elektronisch archivierten Dokumente?

DocuWare ist ein System, das eine pixelgenaue Kopie mit Prüfsumme liefert. DocuWare zeigt also stets an, wenn ein Dokument geändert wurde und läßt eine doppelte Speicherung nicht zu. Ich bin überzeugt, daß solche elektronischen Dokumente bei Gericht akzeptiert werden, da jederzeit ein EDV-Sachverständiger beweisen kann, wann, welches Dokument eingescannt oder verändert wurde. Ohne ausreichende Begründung oder Verdacht wird daher kein Richter diese Dokumente anzweifeln.

Allerdings braucht man, wenn man Revisionssicherheit erreichen will, eine professionelle Software wie die von DocuWare und darüber hinaus einen qualifizierten EDV-Partner, wie das Team der paperless-archiving-products Gmbh, das uns auch verlässlich mit Support und Beratung zur Verfügung steht.

Wie werden die Gerichte mit elektronischen Dokumenten umgehen?

Die Gerichte werden wie jetzt schon die Finanzämter elektronische Belege ganz selbstverständlich als Arbeitserleichterung betrachten und nur in Ausnahmefällen, in denen die eigene Unterschrift ursächlichen Beweischarakter hat, Originale verlangen.

Bringt das auch den Rechtsanwaltskanzleien Vorteile?

Natürlich. Es ist vorstellbar, unseren Klienten Login und Password zur Verfügung zu stellen, damit sie dann selbsttätig über Internet Einblick in ihre Akten bekommen. Das erspart viele Telefonate, Kopien, Briefe und Faxe. Das Verhältnis elektronisch zu Papier wird sich auf etwa 1.000:1 einpendeln. Also auf ein abgelegtes Papieroriginal werden 1.000 wegzuschmeißende Dokumente kommen, die elektronisch archiviert werden.

Wir danken für das Gespräch.

Das Interview führte Irmgard L. Waitzl. Weiterführende Informationen bei paperless-archiving-products GmbH,
Tel.: 01-60 588-0,
http://www.pap.at