BüroWARE sorgt für Workflow

Seit 47 Jahren ist WERBA nicht nur in Wien ein Begriff. Die Firma zählt zu den großen und renommierten Handelshäusern Österreichs und ist seit seiner Gründung ein traditionsbewußtes Familienunternehmen. Weltweit beschafft WERBA ein breitgefächertes Programm an natürlichen Rohstoffen und chemischen Produkten und beliefert damit die österreichische Wirtschaft.

Seit 1991 ist die Dr. Hans WERBA OHG auch mit Vertretungen in den osteuropäischen Ländern Bulgarien, Polen, Rumänien, Slowakei, Slowenien, Tschechien und Ungarn präsent. Der durchschnittliche Jahresumsatz des Unternehmens liegt zwischen 450 und 500 Millionen Schilling (ca. 40 Mio. EUR).

Hans Werba hat gemeinsam mit seiner Schwester Eva Maria Kodek das Unternehmen zur heutigen Größe geführt. Nach dem Tod seines Schwagers vor fünf Jahren ist auch Prof. Günter Kodek in die Firmenleitung eingetreten. Was den 61-jährigen Ex-Verleger, Bücherschreiber und EDV-Begeisterten jung hält, ist auf alle Fälle die Faszination für alles Neue. Zu seinen Hauptaufgabenbereichen zählt Kodek alle Rechtsangelegenheiten, das Rechnungs- und Berichtswesen, die ISO-Zertifizierung und natürlich die EDV.

Die Entscheidung für BüroWARE

"Was mir vorschwebte war eine echte Client-Server Situation. Die funktionierte mit der alten Software nicht, und die ganze heutige Organisation wäre damit ebenfalls undenkbar gewesen. Da hat man zum Beispiel, um eine Stammdatenadresse zu erfassen, gezählte 16 Masken gebraucht. Ein Unding!" so Kodek.

Er hat sich daher vor rund einem Jahr tief in die Erfordernisse und Gegebenheiten des Unternehmens "eingegraben" und eine 70seitige Description verfasst. Dieses Schreiben hat er neun verschiedenen Softwarefirmen geschickt, mit der Bitte um Angebote. Eine dieser "Wunschlisten" bekam auch der BüroWARE Österreich-Vertreter und Geschäftsführer der Standard Software Wien, Manfred Bayer - und die individuell konfigurierbare kaufmännische Softwarelösung BüroWARE mit ihren vielversprechende Möglichkeiten überzeugte.

Ursprünglich war geplant, das BüroWARE-Projekt bei WERBA zum 1. September 1999 komplett in Betrieb zu nehmen. Tatsächlich lief das System aber bereits am 1. Juli letzten Jahres.

"Wir betreuen drei Mandaten gleichzeitig mit denselben Stammdaten und haben eine zentrale Organisation mit einer dezentralen Auswertung", erläutert Kodek den strukturierten Einsatz der neuen Software im Haus, die über einen Windows NT Terminal Server und einen NT Datenbankserver Pervasive läuft.

Jede Menge wichtige Details wurden realisiert: Ein Warenwirtschaftsmandant kann in zwei Finanzbuchhaltungsmandanten aufgeteilt werden, mandantenübergreifende Informationen werden gespeichert, sämtliche Belege können wahlweise in zwei Sprachen, deutsch oder englisch, verfasst, auf Papier, Fax oder als PDF per E-Mail verarbeitet werden, und auch der BüroWARE Office Planer ist bei WERBA nicht mehr wegzudenken und wird vor allem für den gesamten Briefverkehr und Kundenkontakt verwendet.

Gute Kalkulation spart Geld

Besonders wichtig war es Prof. Kodek die Kalkulation ins System integrieren zu können. "Wir arbeiten mit Einzelauftragskalkulationen, wo wir auf Stammdaten zurückgreifen müssen, wo wir ständig etwas ergänzen und aktualisieren müssen, weil unsere, rund 500 verschiedenen Produkte, in der Regel Tagespreise haben. Auch Frachtsätze und ähnliches müssen aktuell in die Kalkulation integriert werden können und es müssen ganz bestimmte Auswertungen daraus resultieren", formulierte er seine Forderungen, die man anfangs mit den Möglichkeiten der BüroWARE allerdings noch nicht alle in die Tat umsetzen konnte. So beschloss man ursprünglich, die Kalkulation extern über Excel zu kalkulieren, auszuwerten und die Daten dann wieder zurück zu transportieren.

Ein Umweg, der im Laufe des Projekts dank der kreativen Zusammenarbeit mit Manfred Bayer, überflüssig wurde und mittlerweile wird selbstverständlich direkt in der BüroWARE kalkuliert.

Nur mit den vielen gewünschten Auswertungen war man bei Werba doch noch nicht ganz zufrieden und da brachte Manfred Bayer seinen Fachhändler Christian Eckler, Inhaber der Eckler EDV Consulting OHG, und das ClikView (heute als BüroWARE EAP Datamining bei autorisierten BüroWARE Fachhändlern erhältlich) ins Spiel. WERBA war einer der ersten Anwender dieser neuen BüroWARE-Lösung.

"Heute können wir jeden Beleg, der im System steht, in jeder denkbar möglichen Form kombiniert abrufen", freut sich Kodek. Dank dieses Statistikprogramms können nun sämtliche Geschäftsfälle im nachhinein sowohl grafisch als auch tabellarisch veranschaulicht werden. Benötigte Informationen, wie Einstandspreis pro Charge, Transportkosten usw., werden in einer Vor- und Nachkalkulation dargestellt. Die Transportkosten stellen immerhin einen erheblichen Faktor in der Preisgestaltung dar.

Daher wurden Berichte erstellt, mittels derer feststellbar ist, welche Spedition welche Gewichte pro Jahr für WERBA transportiert, wodurch mit den Spediteuren in Folge auch bessere Einkaufsverträge vereinbart werden können. Für die Einkaufsverhandlungen mit den Lieferanten wurde eine Abbildung der Verkäufe in Kilogramm pro Lieferant und Zeitraum eingebaut, dadurch ist es möglich, mit den Lieferanten effizientere Einkaufsverträge zu vereinbaren. Umsatz- oder Ertragseinbrüche kann man bei WERBA heute rechtzeitig erkennen, dank der Vergleichsanalysen nach Zielgruppen und Produkten, die jederzeit erstellt werden können. Und um das bestehende Kundenpotential umfassend und effektiv nutzen zu können, wurden sogenannte "Marketing der weißen Flächen-Analysen" erstellt, die jederzeit erkennen lassen, welche Kunden die für sie passenden Produkte derzeit nicht kaufen. Alle diese Abfragen können mittels Mausklick beantwortet werden.

Neue Version 4.0

WERBA arbeitet derzeit noch mit der BüroWARE Version 3.1 - vieles von dem, was für das Unternehmen im vergangenen Jahr eigens konfiguriert werden musste, ist nun in der aktuellen BüroWARE Version 4.0 bereits enthalten. Und das Wiener Handelshaus stand Pate.

"Einiges an Hinweisen und Ideen wurde für die 4.0 an die BüroWARE-Entwickler weitergegeben, aus der Arbeit heraus, die hier im Haus geschehen ist", erzählt Prof. Kodek nicht ohne Stolz. Im Laufe des Sommers wird bei WERBA die Version 4.0 adaptiert. Und fast alles, was vor einem dreiviertel Jahr gemeinsam erarbeitet wurde, ist dann auch für WERBA keine Individualkonfiguration mehr, sondern BüroWARE-Standard.

www.bueroware.at