8-6-2017 Gedruckt am 27-06-2017 aus www.monitor.co.at/index.cfm/storyid/17302

Gastartikel - Guy Kirkwood, UiPath

Wie Robotic Process Automation Unternehmen effizienter macht

Schnell effizient und sicher – so müssen Prozesse im Internet der Dinge laufen. Doch heterogene Systemlandschaften, Fachkräftemangel und die zunehmende Datenflut bremsen die Unternehmen aus. Einen Ausweg aus dem Dilemma weisen Software Roboter.

(Bild: CC0 - peakpx.com)

Wo immer es um die Automatisierung von Abläufen im Zeitalter der Digitalisierung geht, stehen derzeit Roboter und künstliche Intelligenz im Mittelpunk. Bilder futuristischer Androiden aus Metall und Kunststoff prägen das Bild von der Produktion der Zukunft. Selbstfahrende Autos und Drohnen symbolisieren die Mobilität von Morgen. Weniger plakativ, aber mindestens ebenso wirkungsvoll wie in Produktion und Logistik halten Roboter unterdessen in den Büros der Unternehmen Einzug. Robotic Process Automation (RPA) heißt die neue Technologie, die repetitive Büroabläufe wie das Erfassen von Aufträgen oder Kontieren von Rechnungen übernimmt. Dass es davon keine aussagekräftigen Bilder gibt, hat einen simplen Grund: Bei RPA sitzt der Kollege Roboter nicht vor dem Computer, den er bedient, sondern er ist Teil des Systems.
 
Software Roboter eignen sich dazu, manuelle Tätigkeiten in Büroabläufen zu ersetzen, die bislang benötigt werden, um Inhalte aus einem IT-System in anderen Systemen weiter zu verarbeiten. Beispielsweise kann ein Software-Roboter Daten aus PDFs, die per E-Mail-Anhang eingehen, in ERP- und andere Unternehmenssoftware übertragen. Im Vergleich zu einem Menschen langweilt er sich dabei nicht und ist bei der 5000. Rechnung genauso aufmerksam wie bei der ersten. Das vermeidet fehlerhafte Daten durch Zahlendreher beim Abtippen oder versehentliches Löschen einzelner Zeichen bei Übertragung per Copy & Paste. Für die Prozesse von Unternehmen bedeutet das: Sie laufen schneller, kostengünstiger und liefern bessere Ergebnisse.
 

Revolution von innen

Auf den ersten Blick erinnert die obige Beschreibung von RPA und Software-Robotern an die klassischen Schnittstellen in der IT. Allerdings gibt es einen entscheidenden Unterschied: Anders als Schnittstellen müssen die Software-Roboter in RPA-Systemen nicht programmiert werden. Sie lassen sich vielmehr wie mit Microsoft Visio oder anderen Flowchart-Tools aus einer breiten Palette von Aktoren und Verknüpfungen per Drag and Drop zusammenstellen. Die Roboter der RPA-Lösungen greifen dabei genauso auf einzelne Felder, Buttons, Fenster und andere Elemente der Benutzerschnittstelle zu wie ein Mensch. 
 

Im Baukastenprinzip lassen sich die einzelnen Elemente zu einem Automationsprozess zusammenfügen. (Bild: UiPath)

 

Aufzeichnen statt programmieren

Am einfachsten lässt sich ein zu automatisierender Prozess wie die Übertragung von Daten aus einem PDF-Dokument in ein Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftsprogramm am Bildschirm aufzeichnen. Dazu startet der Anwender den Recorder und vollzieht anschließend alle auszuführenden Arbeitsschritte, vom Öffnen des Mailprogramms bis zum Archivieren der Mail. Die einzelnen Elemente des User Interface (UI), die der Anwender während der Aufzeichnung anklickt, ausfüllt oder kopiert, "erkennt" der Roboter anhand ihrer Bezeichnung innerhalb der jeweiligen Anwendung. Dieser "Pfad" beruht auf dem eindeutigen Namen, der jedem einzelnen Button, jedem Textfeld oder sonstigen UI-Element zugewiesen ist. Es gibt jedoch auch Situationen, in denen der direkte Zugriff auf die Darstellungsschicht von Anwendungen nicht möglich ist. Das ist etwa dann der Fall, wenn die Applikation via Citrix XenApp genutzt wird. Da der Citrix Server nur Screenshots der Anwendung an den Client sendet, benötigen Roboter hier eine leistungsstarke Bilderkennung und – verarbeitung mit OCR (Optical Character Recognition). Sie macht es möglich, dass auch in solchen Fällen Prozesse einfach mithilfe der RPA-Lösung aufgezeichnet werden.
 
Alternativ zur Aufzeichnung kann der zu automatisierende Ablauf auch im Design-Modul des RPA-Systems als Workflow definiert werden. Egal ob aufgezeichnet oder neu angelegt: ist der Prozess einmal abgespeichert, arbeitet der Roboter die Arbeitsschritte selbständig ab. Im Fall der oben angesprochenen Übertragung von Daten aus einem PDF-Dokument in ein Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftsprogramm sieht das so aus: 
 

Von Outlook bis SAP

Der Roboter öffnet zunächst Outlook oder ein anderes Mailprogramm, wählt den Ordner mit den zu bearbeitenden Eingängen aus, öffnet die jeweils erste Mail in der Liste und dann das anhängende PDF. Typische Elemente wie Unternehmensname, Rechnungsdatum und -nummer, Positionen, Beträge etc. werden automatisch erkannt und extrahiert. Nach dem Extrahieren der Daten aus dem PDF öffnet der Roboter SAP, loggt sich ein und überträgt die Daten. Anschließend löst er den vorher festgelegten Regeln entsprechend den nächsten Arbeitsschritt aus. Mit Variablen und einer Wenn-Dann-Regel lässt sich beispielsweise sicherstellen, dass bei Rechnungen ab einem bestimmten Betrag automatisch eine zusätzliche Freigabe eingeholt wird. Alle Login-Details, die der Roboter benötigt, können im Steuerungsmodul der RPA-Lösung gespeichert werden. Wichtig ist dabei eine leistungsfähige Verschlüsselung mit 256-bit.
 

Prozesse weiterentwickeln

Stillstand ist Rückschritt. Das gilt heute in fast allen Branchen, wenn es um die Entwicklung von Prozessen geht. Software Roboter lassen sich deshalb flexibel einsetzen. Das gilt sowohl für das intelligente Management einer großen Zahl von Robotern, wie auch für die Weiterentwicklung bestehender und die Einführung neuer Prozesse. Je nach Bedarf lassen sich Prozesse rasch erweitern, abkürzen oder ändern. Und da der Roboter jeden einzelnen Arbeitsgang aufzeichnet, erhalten Unternehmen mit RPA umfangreiches Datenmaterial für die strategische Entwicklung ihrer Geschäftsabläufe, etwa um entsprechenden Gesetzesvorschriften zu entsprechen.
 

Robotic Process Automation in der Praxis 

In einem Blueprint Report für Accenture (hier als PDF) haben die Experten von HfS 2017 prognostiziert, dass RPA innerhalb der nächsten zwei bis drei Jahre fester Bestandteil der Geschäftsprozesse in der Telekommunikationsbranche wird. Auch in anderen Branchen hält die Automation per Software Roboter Einzug. Banken und Versicherungen nutzen RPA ebenso erfolgreich wie die öffentliche Verwaltung und Organisationen im Gesundheitswesen.
 
Wie RPA konkret in Unternehmen eingesetzt werden kann, zeigt ein Beispiel eines großen europäischen Automobilherstellers. Dieser hat mit RPA den manuellen Aufwand in der Kreditorenbuchhaltung für rund 2000 Lieferantenrechnungen pro Tag um rund zwei Drittel gesenkt. 
 

Was Robotic Process Automation kann

Die Einsatzmöglichkeiten von Robotic Process Automation reichen von einfachen Dokumenten-Workflows bis hin zu komplexen Business-Abläufen, von Desktop-Arbeiten bis zu Backoffice-Prozessen und von reiner Automatisierung bis zu entscheidungsunterstützenden Assistenzsystemen. Die folgende Liste möglicher Anwendungsgebiete von RPA erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Systematik. Sie soll lediglich die Vielfalt der Möglichkeiten von RPA aufzeigen:
  • Abläufe automatisieren ohne zu programmieren
  • Daten aus unterschiedlichen Dateiformaten extrahieren und weiterverarbeiten
  • Verschiedene Anwendungen öffnen und ausführen
  • Authentifizierungsdaten verwalten
  • Unstrukturierte Daten lesen und verarbeiten
  • Business-Logik auf Basis von Wenn-Dann-Regeln ausführen 
  • Mails sortieren und bearbeiten
  • Reklamationen effizienter managen
  • Abrechnungen in heterogenen Systemlandschaften automatisiert erstellen
  • Prozessdaten protokollieren und für Auswertungen bereitstellen
 
Guy Kirkwood ist COO von UiPath.