22-3-2017 Gedruckt am 27-05-2017 aus www.monitor.co.at/index.cfm/storyid/17181

Gastartikel - Darius Heisig, Kofax

Software-Roboter als Teil einer Workforce

Der Einsatz von Robotern ist bereits allgegenwärtig. Von menschenähnlichen Exemplaren bis hin zur Automatisierungssoftware – längst werden Roboter in Unternehmen weltweit eingesetzt. Unternehmen haben erkannt, dass der Einsatz von Robotern immer dann ideal ist, wenn es darum geht, Prozesse zu optimieren und auch Mitarbeiter von zeitaufwendigen Routineaufgaben zu befreien. Jetzt haben Roboter auch ihren Weg sowohl in das Frontoffice als auch das Backoffice angetreten.

Bild: CC0 Public Domain - pixabay.com

Die wachsende Informationsflut, sich ständig ändernde Prozesse innerhalb eines Unternehmens und neue und sich verändernde Regularien und Bestimmungen erschweren die Automatisierung mit traditionellen Technologien. 
 
Dazu kommt: Heute arbeiten wir in einer wesentlich komplexeren Geschäftsumgebung, in der zunehmend mobile Geräte und Kanäle für die Kommunikation mit Kunden und Partnern eingesetzt werden. Die zunehmenden Möglichkeiten, wie wir Kontakte pflegen und Geschäfte abwickeln können, führen dazu, dass Unternehmen heute mehr Systeme – moderne und veraltete – einsetzen und auf mehr Datenquellen als je zuvor zugreifen. Die Organisationen stehen heute vor der Herausforderung, diese Systeme so zu verknüpfen, dass ein reibungsloser unternehmensweiter Informationsfluss gewährleistet ist. 
 
Nehmen wir beispielsweise ein großes Produktionsunternehmen mit einer ebenso großen Anzahl von internen und externen Portalen. Das Unternehmen ist darauf angewiesen, zahlreiche verschiedene Kontaktpunkte miteinander zu verknüpfen, aber in Wirklichkeit sind alle diese internen Systeme viel zu komplex, um wirklich vollständig miteinander verbunden zu sein. Daher müssen Mitarbeiter die Lücken füllen und hierzu wiederholt Aufgaben wie die Erfassung von Daten und das Abfragen von Kundeninformationen von Hand erledigen. Die Folge sind zahlreiche ineffiziente Abläufe sowie Fehler, die wiederum die Qualität der Kundenbetreuung beeinträchtigen und letztendlich das Wachstum des Unternehmens bremsen können. Auch für die Mitarbeiter sind solche Arbeitsprozesse nicht gerade befriedigend. 
 
Eine Studie von PMG IT hat gezeigt, dass 98 Prozent der Unternehmen die Automatisierung von Geschäftsabläufen als entscheidend für den geschäftlichen Erfolg ansehen. Gemäß dem Whitepaper Cognizant Center for the Future of Work automatisieren bislang aber lediglich 25 bis 40 Prozent der Unternehmen ihren Workflow. In den meisten Unternehmen müssen die Mitarbeiter immer noch die Daten zwischen verschiedenen Systemen kopieren und übertragen, und diese Daten müssen anschließend auf Richtigkeit geprüft werden. Eine Vielzahl an Unternehmen steht heute mithin vor der Aufgabe, eine effizientere, exaktere und wirtschaftlichere Lösung zu finden. Und hier kommen die Roboter ins Spiel.
 

Was ist Robotic Process Automation?

Robotic Process Automation (RPA) ist ein Verfahren zur Automatisierung repetitiver geschäftlicher Transaktionen. RPA bietet die Möglichkeit, schnell und effizient manuelle Prozesse zu automatisieren und auf Veränderung dieser Prozesse sofort zu reagieren und dies softwaretechnisch umzusetzen.
 
Mit RPA-Software können Unternehmen einen "Roboter" so konfigurieren, dass er Daten erfasst und prüft, Transaktionen bearbeitet und Informationen in verschiedene IT-Systeme des Unternehmens weiterleitet. Hierzu gehören Desktop-Applikationen wie Microsoft Excel, SAP, Oracle, Legacy-Systeme sowie Web-Portale und Websites. Der Roboter stellt die Verbindungen und die Kommunikation mit diesen Systemen her. Und zwar genau so wie dies ein Benutzer tun würde, um datenzentrierte, regelbasierte Aufgaben in großem Umfang zu automatisieren. 
 
Oftmals findet die Prozessdefinition über die Aufzeichnung eines Videos des manuellen Prozesses statt. Dieser wird dann eins zu eins graphisch von Business-Usern als Software-Robot definiert. Visuelles Feedback der Robot-Entwicklung und –Maintenance ermöglichen hierbei die Umsetzung von Prozessen innerhalb von Tagen anstatt von Wochen oder Monaten.
 
Neben Kostenvorteilen bietet RPA geringere Fehlerraten, reduziert das Risiko, erhöht die Produktivität und trägt erheblich zur Motivation des Personals bei. Mitarbeiter können sich nun auf qualifiziertere Aufgaben konzentrieren. Die Befreiung der Mitarbeiter von Routineaufgaben ist ein sehr wichtiger Aspekt, da kein Roboter die benötigten Denkprozesse, die wichtige von Menschen zu treffende Entscheidungen erfordern, leisten kann oder soll.
 
Angesichts der Fülle der Kundendaten ist RPA besonders in Branchen wie Bankwesen, Versicherungen, Produktion und Logistik nützlich. Verschiedenste Abläufe, von der Aufstellung einer Tilgungsplanes für eine Hypothek bis hin zur Rechnungslegung an Kunden, umfassen Daten, die verarbeitet werden müssen.
 
Eine große Bank in den USA setzt bereits 50 Roboter ein, um verschiedene Aufgaben zu automatisieren, beispielsweise das Zusammenstellen von Kreditunterlagen für Prüfungen. Ebenso wie ein menschlicher Mitarbeiter kann auch der Roboter eventuelle Unstimmigkeiten korrigieren, die zwischen dem Enterprise Content Management-System und dem eigentlichen Kreditbearbeitungssystem bestehen. Seit der Übertragung der Aufgaben an die Roboter muss die Verbraucherkreditabteilung der Bank weniger Zeit für Prüfungen und Qualitätskontrollen aufwenden. Dies spart der Bank nicht nur Kosten, sondern verbessert auch das Vertrauen der Prüfer in die Korrektheit der Buchungen.
 

Was kommt als Nächstes?

RPA hat eine brillante Zukunft. Vom Kreditsachbearbeiter bis hin zum Leiter der Debitorenbuchhaltung gibt es ein enormes Potenzial für RPA zur Beschleunigung verschiedener Prozesse, zur Lösung geschäftlicher Herausforderungen und zur Realisierung von Kapitalrenditen. Als nichtinvasive Technologie kann RPA auch die Flexibilität betrieblicher Abläufe verbessern, da die Unternehmen ihre Unternehmensprozesse nicht neu gestalten müssen. Roboter lassen sich auch ohne Programmierung einfach realisieren, so dass sie von einer kleinen Gruppe von IT-Fachleuten eingesetzt und gepflegt werden können. Best Practices für die Einführung von RPA stellen sicher, dass das Unternehmen die Software selbst handhaben und die Roboter entwickeln, einsetzen und pflegen kann. So können Unternehmen beispielsweise mit Kofax Kapow schnell automatisierte Softwareroboter einrichten, um repetitive, datenorientierte Aufgaben unter Verwendung beliebiger Datenquellen zu erledigen. Alles vom Kopieren von Daten von einem System in ein anderes bis zur Bearbeitung ankommender E-Mail-Anfragen lässt sich automatisieren. 
 
Die Einführung von RPA dient nicht nur zur Reduzierung der Kosten, sondern ermöglicht durch Digitalisierung von Geschäftsprozessen weitere wirtschaftliche Vorteile, so etwa in Bezug auf die Verbesserung der Produktivität und die Reaktionsgeschwindigkeit. Mit RPA können Unternehmen manuelle Abläufe stark reduzieren und ihre Mitarbeiter für wertvollere Funktionen einsetzen, wo sie dank ihrer Qualifikation Aufgaben bearbeiten, die von der Technologie nicht gelöst werden können oder sollen. Wie die mechanischen Roboter in der Fertigungstechnik, die viele der früher von Menschen durchgeführten repetitiven Arbeiten ausführen, hat RPA das Potenzial, die Konzeption und die Verwaltung von Geschäftsprozessen zu revolutionieren.
 
Darius Heisig ist Vice President Sales EMEA bei Kofax.