22-3-2017 Gedruckt am 27-05-2017 aus www.monitor.co.at/index.cfm/storyid/17179

Schindler setzt auf Qlik

HR-Datenaufzug in die Chefetagen

Bei der österreichischen Dependance von Schindler stieß man mit Excel zur Verwaltung von 450 Mitarbeitern an seine Grenzen. Eine Business Intelligence Software musste her. Entschieden hat man sich für QlikView.

Bild: CC0 Public Domain - pixabay.com

Mehr als 58.000 Mitarbeiter in 100 Ländern sorgen dafür, dass die Passagiere von Aufzügen, Fahrtreppen und Fahrsteigen der Firma Schindler bequem dort ankommen, wo sie hinwollen. 1874 gründet Robert F. Schindler den Konzern im schweizerischen Ebikon bei Luzern. Durch ein stetiges Wachstum ist Schindler auch in Österreich top positioniert. Hier umfasst der Tätigkeitsbereich Neuinstallationen, die Modernisierung von bestehenden Anlagen, Wartung und Instandhaltung, sowie die Installation und den Betrieb von Notrufkommunikationssystemen mit Unterstützung des eigenen Call-Center als Basis für 24 Stunden Einsatzbereitschaft.
 
"Die Manager hatten oft zu wenige aussagekräftige Daten parat. Wenn es beispielsweise um die Betreuung mehrerer Objekte mit Aufzügen ging, was präzise Planung erfordert, konnte es durchaus sein, dass benötigte Monteure zu diesem Zeitpunkt dar nicht verfügbar waren. Sie mussten gerade eine zu hohe Zahl an Überstunden abbauen - das konnten die Führungskräfte nicht rechtzeitig wissen, da solche Informationen nicht direkt verfügbar waren", erklärt Hermann Gugerell, Leiter der Personalverrechnung bei Schindler, die Ausgangslage. 
 
Für ihn war damit eines ziemlich klar: Es herrscht Handlungsbedarf in der österreichischen Dependance des internationalen Spezialisten für Aufzüge und Fahrtreppen hinsichtlich der Bereitstellung relevanter Belegschafts-Daten. Der Einsatz von Excel zur Verwaltung von 450 Mitarbeitern war auf der letzten Ebene der Effizienz angekommen.
 
Das höchst aufwändige Zusammenführen von Daten und die schwierige Darstellung von Kennzahlen in eher unübersichtlichen Files verursachte auch klare Nachteile – etwa wenn die Niederlassungen in den Bundesländern unterschiedlichen Zugang und verschiedene Sichtweisen auf Daten haben, weil keine zentrale Plattform existiert. Falsche Reaktionen von Verantwortlichen aufgrund mangelhaft aufbereiteter Informationen können wiederum negative Folgen haben – bis hin zu Gewinneinbußen aufgrund von Fehlentscheidungen.
 

360-Grad-Sicht für rasches Handeln

Das Erstellen von Excel-Sheets aus SAP und dem Zeiterfassungssystem DPW heraus ist nicht nur aufwändig – sondern kontraproduktiv in Zeiten, wo in Unternehmen rasches Handeln in einem dynamischen wirtschaftlichen Umfeld gefragt ist. Dies gilt auch für Human Resources: Führungskräfte benötigen eine kontinuierliche 360-Grad-Sicht über die Verfügbarkeit ihrer Mitarbeiter, Abwesenheiten, Urlaub oder Zeitsalden. Gugerell drückte deshalb auch den Startknopf für die Anschaffung einer Business Intelligence Software, um die Situation auf ein neues Level zu heben. Nach kurzem Widerstand erfolgte nach Präsentationen und Vergleichen mit anderen Systemen das "Ja" der Geschäftsleitung. Die Wahl fiel dabei auf die Self-Service-BI-Lösung QlikView, denn diese Lösung war konzernweit bereits im Einsatz und konnte so auch die Wiener Verantwortlichen überzeugen. Rund fünf Wochen dauerte der Prozess von der Erstellung über die Testläufe bis zum Einsatz. Die Schulung der 45 Anwender erfolgte in der Wiener Zentrale sowie in den Bundesländer-Standorten via Webkonferenz. Nach nur einer Stunde Lehrzeit konnten die Anwender zur Tat schreiten. Der Support erfolgt durch Gugerells Abteilung.
 

Leichtere Arbeitsabläufe

Jetzt werden pro Monat 7 Files mit einem Volumen von etwa 4,5 MB erstellt. Gugerell über den Aha-Effekt hinter QlikView: "Die Anwendung ist einfach zu installieren, spürbar userfreundlich, reduziert nachhaltig den Aufwand und spart Zeit. Alle Daten stehen auf einer auch grafisch sehr ansprechend gestalteten Oberfläche rasch und übersichtlich zur Verfügung. Wir benötigen damit ungefähr ein bis zwei Tage weniger im Monat als in früheren Zeiten. Die Reports sind nach 1,5 Stunden finalisiert und nicht wie früher nach einem Tag. Das hat die Arbeitsabläufe erheblich erleichtert."
 
Für das Management ist das Planungsleben somit leichter geworden. Sämtliche Daten sind perfekt aufbereitet mit einem Klick abrufbar und schaffen so eine breite Wissensbasis – auch mobil über das Laptop, wenn Führungskräfte etwa auf Baustellen Einsätze besprechen. Damit können Manager optimal auf Entwicklungen reagieren, wenn beispielsweise Personal-Aufstockungen für ein Projekt nötig sind. Überstunden sind jetzt durch gezielte Personal-Planung vermeidbar, da das Entstehen von Zeitsalden bei einzelnen Fachkräften nun auch transparent wird.
 

Reduzierte Kosten

Die finanziellen Kosten lassen sich im Vergleich zur Vergangenheit durch QlikView in der Praxis gleichfalls um 10 bis 20 Prozent senken – nicht nur aufgrund der höheren Effizienz direkt im Bereich der Human-Resources-Tätigkeiten. Das Personal lässt sich besser für die Arbeit einteilen, im besten Fall können Überstunden vermieden oder gesenkt werden.
 
Solche Resultate wirken motivierend – deshalb ist der Einsatz von QlikView auch in weiteren Abteilungen angedacht. "Die Software erlaubt eine neue Sichtweise auf Daten. Das Unternehmen kann agieren, statt immer nur zu reagieren", sagt Gugerell. "Wenn zu viel Zeit für Entscheidungen verstreicht, ist das ein Nachteil. Wer konkurrenzfähig bleiben will, muss die Ressourcen optimal nutzen. Zeit ist Geld."