15-12-2016 Gedruckt am 28-03-2017 aus www.monitor.co.at/index.cfm/storyid/17063

Expert Österreich und NAVAX

Auswertungen leicht gemacht mit neuer BI-Lösung

Im Jahr 2012 haben Expert Österreich und NAVAX im Zuge eines ERP-Projektes ihre Zusammenarbeit begonnen. Später wurde auch ein BI-Projekt gelauncht: Das IT-Systemhaus NAVAX sorgte für tagesaktuelle Transparenz der Daten bei der Einkaufsgenossenschaft.

Thomas Wurm, Einkaufsleiter Expert Österreich, hat ein Herz für BI. (c) Expert Österreich

 Mit über 7.400 Fachgeschäften, verteilt auf vier Kontinenten, zählt Expert weltweit zu den größten Elektrofachhandels-Organisationen. Die Vorteile einer Einkaufsgenossenschaft erkannten Elektrofachhändler in Österreich bereits 1958 und schlossen sich zusammen, um mittelständische Unternehmen zu stärken. Vor 40 Jahren, 1976, erfolgte der Beitritt zur Expert Gruppe. Heute genießen mehr als 170 Mitglieder, die rund 200 Elektrofachgeschäfte in ganz Österreich betreiben, zahlreiche Vorteile und Leistungen, die inzwischen weit über den gemeinsamen Einkauf von Ware hinausgehen.
 
Im Jahr 2012 startete die gemeinsame Erfolgsgeschichte der Einkaufsgenossenschaft Expert Österreich mit NAVAX im Zuge eines ERP-Projektes. Ziel war es, nach einem einjährigen Auswahlverfahren, eine zentrale Lagerplatzverwaltung einzuführen und mit sinnvollen Auswertungen, die den Anforderungen von Expert Österreich gerecht werden, zu kombinieren.
 
Die heterogene Systemlandschaft sollte von einer einzigen, einfach zu bedienenden, Unternehmensmanagementsoftware abgelöst werden, die Buchhaltung und Finanzen, Lieferketten und Betriebsabläufe verwaltet, Geschäftsprozesse automatisiert und einen Überblick über die Unternehmenskennzahlen bietet. Frühere zeit- und kostenintensive Auswertungen mittels OLAP-Cubes sollten schnell und einfach erstellt werden.
 

Lösung & Nutzen

Dabei fiel die Wahl auf Microsoft Dynamics NAV in Kombination mit QlikView und NAVAX, da das IT-Systemhaus nicht nur seit über 20 Jahren ein Spezialist bei der Umsetzung von ERP-Projekten ist, sondern auch von Anfang an die Integration einer Business Intelligence (BI) Lösung mitbedacht hat. Somit war das übergreifende Denken, die lokale Nähe zur Zentrale von Expert in Wels und das professionelle Verhalten ausschlaggebend.
 
Denn im Vorfeld der Umsetzung wurden die Kernprozesse und -anforderungen gemeinsam analysiert, um so nah wie möglich am Standard der Lösungen zu bleiben. Die Stammdatenübernahme aus den Altsystemen und die Verbindung der verschiedenen Datenbasen waren zentrale Punkte bei der Umsetzung. Diese erfolgte im Oktober 2013 mit dem "go live" von Microsoft Dynamics NAV. Da bei dieser Software eine Programmierung für Analysen und Berichte notwendig gewesen wäre, und die Auswertungen zeitlich gesehen sehr lange gedauert hätten, wurde die Empfehlung von NAVAX gerne angenommen, für das  Reporting QlikView einzusetzen. Denn mit dieser BI Lösung sind die Daten sofort verfügbar und interaktiv, bis auf Detailebene, auswertbar.
 

Flexible Analysen

Das BI-Projekt startete im November 2013 mit einem Workshop und ersten, relevanten Auswertungen. Analysen aus den Bereichen Finanzbuchhaltung, Lager und Vertrieb ermöglichen der Geschäftsführung, jederzeit einen aktuellen Überblick zu erhalten sowie Trends, wie z.B. Lagerbestandsentwicklungen, abzuleiten. Im operativem Bereich werden Auswertungen als Steuerungstool eingesetzt, z.B. für den Einkauf oder um den Paketversand optimal an die saisonalen Schwankungen anzupassen.
 

Alles in einem

Denn bei einem Zentrallager der Genossenschaft mit einer Größe von 3.000 m2 und 3.500 verschiedenen Elektronikprodukten gilt es, den Überblick zu behalten. Außerdem müssen die Statuten der Genossenschaft eingehalten werden, und einmal jährlich gibt es eine Prüfung, um zu eruieren, ob die Zentrale ordnungsgemäß und nicht gewinnorientiert arbeitet.
 
Die Lagerbewertung und -abwertung sind zentrale Bestandteile einer Genossenschaft und dementsprechend wichtig ist es, diese in den Auswertungen darzustellen. Das war eine technische Herausforderung, die aber dank einer individuellen Eigenentwicklung von NAVAX abgedeckt werden konnte. Weiters wurde auch die Integration der Altdaten berücksichtigt, um die Jahre miteinander vergleichbar zu machen und auch grafisch darzustellen.
 

Einfachheit und Performance

Um noch übersichtlichere Auswertungen für die Geschäftsführung zu generieren, wurde 2015 das Management Dashboard ergänzt. Dieses ermöglicht nicht nur einen groben Überblick, sondern auch das Eintauchen auf Detailebene. 2016 erfolgte dann noch die Erweiterung mit einem dynamischen Ad hoc Dashboard, um ein einfaches Selfservice BI für die wichtigsten Kennzahlen zu ermöglichen.
Eine hohe Aktualität der Daten – Neubeladung alle vier Stunden – erlaubt zeitnah auf Änderungen zu reagieren. Durch diese Transparenz können Lagerhaltungskosten kontrolliert und Budgets besser eingehalten werden.
 
Eine optisch ansprechende Visualisierung hat nicht zuletzt zu einer hohen Akzeptanz des Tools bei den Anwendern beigetragen.
 

Folgeprojekte

Derzeit wird eine Multichannel-Strategie verfolgt. Das heißt, dass die Elektrofachhändler Nahversorger mit breitem Spektrum sein wollen und den on- und offline Kauf kombinieren. Allerdings differenziert man sich, im Vergleich zu den normalen Abholshops, als Fachhändler mit Beratung. Dementsprechend wird das Angebot erweitert und dafür ist die Ausbaufähigkeit von QlikView wichtig. Somit sind der Anwendung und den Auswertungen keine Grenzen gesetzt. 
 
Thomas Wurm, Einkaufsleiter Expert Österreich, stellt eine weitere erfolgreiche Zusammenarbeit in Aussicht: "Für uns war ein erfahrener Partner wichtig, der sich sowohl im ERP Bereich als auch in Business Intelligence Lösungen auskennt. Diesen langfristigen Partner haben wir in NAVAX gefunden, der uns von Anfang an kompetent und professionell beraten hat. Das Projektmanagement hat perfekt funktioniert, die Reaktionszeiten waren außergewöhnlich kurz und auch für individuelle Anforderungen wurden umgehend Lösungen gefunden. Wir freuen uns auf die zukünftige Zusammenarbeit mit dem IT-Systemhaus, denn mit dem Essen kommt der Hunger und dieser ist bei uns noch lange nicht gestillt."