9-11-2016  |  PROMOTION   Gedruckt am 29-05-2017 aus www.monitor.co.at/index.cfm/storyid/17024

Eingangsrechnung –

schnell und rechtssicher als PDF?

Ein Whitepaper zu Formaten und Trends der elektronischen Rechnungslegung unter Berücksichtigung rechtlicher Aspekte. Wie erfolgt in Zeiten der Digitalisierung, die Verarbeitung von Eingangsrechnungen in der Realität? Welche Möglichkeiten gibt es die eingehende e-Rechnung rasch für sämtliche Lieferanten umzusetzen?

Status quo des Rechnungsaustausches

Geschätzte 35 Milliarden Rechnungen wurden 2015 europaweit gelegt und archiviert. Je zur Hälfte gingen sie an Verbraucher und an Unternehmen bzw. an den öffentlichen Sektor. Das geht aus einer Studie des Beratungsunternehmens Billentis hervor. 14 Prozent der Verbraucherrechnungen werden elektronisch ausgestellt, in der Privatwirtschaft und der öffentlichen Verwaltung sind es knapp ein Viertel. Die überwiegende Mehrheit kommt also nach wie vor auf dem guten alten Postweg

Unnötige Prozessverlängerung

Papierrechnungen durchlaufen üblicherweise einen langwierigen Bearbeitungsprozess: Nach dem Eingangsvermerk gelangt das Schriftstück meist in die Buchhaltung. Dort werden die gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsmerkmale formal geprüft und die Daten anschließend manuell in das hauseigene Buchhaltungssystem eingegeben. In vielen Fällen muss eine Forderung vor ihrer Begleichung noch einen internen Freigabeprozess durchlaufen. Da Papierrechnungen dafür physisch im Unternehmen „herumgereicht“ werden, entstehen oft lange Durchlaufzeiten und es gehen immer wieder Rechnungen verloren. Häufig werden sie auch gesucht, weil nicht klar ist, bei welcher Person im Haus sie liegen geblieben sind.
 
Bei PDF-Rechnungen kommt hinzu, dass diese, obwohl sie elektronisch empfangen wurden, meist ausgedruckt und wie normale Papierrechnungen behandelt werden, weil es im Unternehmen schlicht und einfach keinen definierten Prozess für ihre direkte Verarbeitung gibt. In manchen Fällen werden die ausgedruckten PDF-Rechnungen sogar wieder eingescannt. Interessant dabei ist, dass der Medienbruch erst beim Empfänger stattfindet. Alle diese Schritte verlängern den Verarbeitungsprozess unnötig.

Einfache PDFs und intelligente Datenextraktion als Lösungsansatz

PDFs enthalten zwar keine strukturierten Informationen wie etwa EDI oder andere spezialisierte Formate, können aber von de facto jedem Lieferanten geschickt werden. Moderne, auf Ansätzen der künstlichen Intelligenz basierenden, Technologien erlauben eine intelligente Extraktion der Rechnungsdaten um die weitere Verarbeitung im Unternehmen zu beschleunigen. Damit können auch die Empfänger der Rechnung von der Umstellung auf e-Rechnung profitieren.