3-10-2016 Gedruckt am 30-05-2017 aus www.monitor.co.at/index.cfm/storyid/16977

MPS für KMU

Den Kopf freikriegen

Toner kaufen, Tintenpatronen und Papier nachfüllen, Wartungsarbeiten, kaputte Geräte austauschen – wer sich um solche Dinge kümmern muss, hat weniger Zeit für wirklich wichtige Themen. Managed Print Services können gerade in kleineren Unternehmen helfen, den Kopf wieder freizukriegen.

Rudolf Felser

CC0 Public Domain - pixabay.com

 Managed Print Services (MPS) sind nicht nur ein Thema für große Unternehmen mit gigantischen Geräteparks. Auch für kleine Unternehmen und den Mittelstand kann die Unterstützung durch einen MPS-Partner durchaus Sinn machen. Dabei stehen aber zumeist andere Themen im Mittelpunkt. Die verschiedenen Anbieter haben das erkannt und sich auf den KMU-Markt eingestellt. Der Monitor hat deshalb eine Umfrage gestartet und sich angehört, was Anbieter und Systemhäuser zu den Themen MPS und damit verbunden auch Digitalisierung zu sagen haben.
 
So verliert etwa das Argument der Kosten bei KMU deutlich an Gewicht. Einsparungen von 20 bis 30 Prozent klingen auf dem Papier nach viel. Wenn jedoch die grundlegenden Druckkosten vergleichsweise gering ausfallen, dann ist das Einsparungspotenzial noch geringer. Vielmehr geht es um Punkte wie beispielsweise die Steigerung der Produktivität, Optimierung von Prozessen und die Digitalisierung von bislang papierbasierenden Vorgängen. Auch das Thema Wartung spielt eine Rolle, gerade wenn nur begrenzte IT-Ressourcen im Unternehmen zur Verfügung stehen.
 
Je kleiner das Unternehmen und je kleiner die – möglicherweise nicht einmal vorhandene – IT-Abteilung, desto mehr tritt aber besonders ein Punkt in den Vordergrund: Das Abgeben der Verantwortung für Prozesse, die nicht zum Kerngeschäft gehören. So bekommen Unternehmenslenker, gerade im KMU-Umfeld, den Kopf wieder frei für die Dinge, die für ihr Business wirklich wichtig sind – wie beispielsweise die Digitale Transformation. Doch wo fängt die Digitalisierung im Unternehmen meist an? Bei der Digitalisierung von Dokumenten, Verträgen, Rechnungen und Aufträgen, beispielsweise über ein Multi­funktionsgerät (MFP). Hier schließt sich der Kreis wieder.
 

Gibt es eine Untergrenze?

Die naheliegende Frage, wenn es um MPS geht, lautet: "Lohnt sich das für mich überhaupt?" In unserer Befragung waren sich alle Unternehmen einig, dass es schwer ist, dafür allgemeingültige Kriterien festzulegen. Es kommt auf das einzelne Unternehmen und seine Bedürfnisse an. Dementsprechend rangieren die Antworten der Anbieter zwischen "ab einem Gerät" und "ab zehn Geräten", beziehungsweise ab einem bestimmten monatlichen Druckvolumen. "Auch für kleine Betriebe bietet die Verwaltung der Druckerflotte viele Vorteile: Kunden reduzieren dank professioneller Partner ihren Arbeitsaufwand sowie die laufenden Kosten. Das beginnt bei der Anschaffung und Wartung der Geräte und reicht bis zur bedarfsorientierten Lieferung der Supplies. Wir bieten über unsere Fachhandelspartner bereits Verträge ab einem Gerät an", sagt beispielsweise Milan Belic, Printing Sales Lead von HP Austria. Rainer Kalkbrener, Vorstandsvorsitzender ACP-Gruppe, ist der gleichen Meinung: "Managed-Printing-Lösungen verbessern die Effizienz beim Drucken bereits ab einem einzigen Drucker. Die Vorteile der Lösungen liegen zum einen in den besseren Einkaufskonditionen. Bei der Hardware können die Kunden mit bis zu 30 Prozent besseren Preisen rechnen. Andererseits profitieren sie vom kompetenten Support der Profis, die ihnen in allen Belangen zur Verfügung stehen."
 
Etwas höher setzt die Grenze Karl Hawlik, Geschäftsführer von OKI Österreich, an: "Bei OKI raten wir, ab zehn Geräten mit einem Fachhandelspartner über eine Managed-Service-Lösung zu sprechen", und weiter: "Die Frage ist, welche Zielsetzung im Vordergrund steht, was das Unternehmen erreichen will. Typische Szenarien, bei denen man an MPS denken sollte: wenn die Kosten oder der Serviceaufwand für die Geräte unüberschaubar werden, viele Geräte zugleich das Zeitliche segnen oder Anwendungen nicht mehr zeitgemäß funktionieren."
 
Die Kosten sind wie erwähnt nur einer der Faktoren, die für MPS sprechen. Es geht um mehr, weiß Marcel Schramm, Head of Application Services bei Ricoh Austria: "MPS sind für kleine und mittlere Unternehmen interessant, wenn diese keine Übersicht mehr über die anfallenden Druckkosten haben: Der Bedarf für ein Office Consulting zeigt sich oftmals in dem Nicht-Wissen des Unternehmens über das Druckvolumen und damit die Höhe der notwendigen Aufwendungen für Verbrauchsmaterialen wie Papier und Toner. In solchen Fällen ist ein wesentlicher Vorteil von MPS, dass Transparenz geschaffen wird – und auf Basis der gewonnenen Daten Verbesserungen vorgenommen werden können. Zudem wird mit einem MPS Office Consulting die Druckerflotte in Anzahl und Modellvielfalt deutlich verschlankt. Aus unserer Erfahrung ist mit MPS eine Kosteneinsparung für den Kunden ab einem Volumen von ca. 2.000 Seiten pro Monat spürbar und bis zu 30 Prozent möglich."
 
Ganz unabhängig von "harten Kennzahlen" formuliert es Christina Fischer, Regionaldirektorin Vertrieb Österreich der TA Triumph-Adler GmbH: "Das ist weniger eine Frage der Größe des Unternehmens. Viel entscheidender ist, dass das Management von Dokumenten als Teil der betrieblichen Wertschöpfung gesehen wird. Auch kleinere Unternehmen erstellen eine Vielzahl von Dokumenten mit hoher geschäftlicher Relevanz. Wann immer in diesen Prozessen Verbesserungspotenzial erkennbar ist, sollten Unternehmen sich an MPS-Experten wenden. Hinzu kommt, dass viele KMU über keine eigene IT-Abteilung verfügen. Diese werden durch die Auslagerung des Druckmanagements an einen Dienstleister nicht nur erheblich entlastet, sie gewinnen zusätzlich auch deutlich an Effizienz."
 

Digitalisierung mit geringstmöglichem Aufwand

Die Frage, wo man als kleines Unternehmen mit beschränktem IT-Budget anfangen soll, seine papierbasierenden Prozesse mit möglichst geringem Aufwand zu digitalisieren, lässt sich auch nicht eindeutig klären. "Es fällt schwer, hier eine allgemeine Antwort zu geben, weil die Entscheidung, welche Prozesse wie abgebildet werden sollen, sehr individuell gefällt werden muss – nicht zuletzt aufgrund geltender gesetzlicher Vorschriften. Unser Rat ist daher, dass sich Unternehmen an spezialisierte Fachhandelspartner wenden und zusammen mit diesen Experten eine optimale Lösung für ihr Unternehmen entwickeln", so Amin Belbeisi, Leiter der Österreich-Niederlassung von Epson.
 
"Wenn es um IT-Lösungen geht, haben kleine und mittelständische Unternehmen einen anderen Bedarf als große Konzerne. Eine kurze Einführungsphase, ein schneller ROI und ein attraktives Preismodell, bei dem KMU nicht für Software-Funktionen zahlen müssen, die sie gar nicht benötigen, sind nach unserer Erfahrung die am häufigsten genannten Punkte", schildert ­Michael Nagel, General Manager und Sales Manager für Enterprise und Channel bei Lexmark Österreich. Ein Lösungspaket von Lexmark für KMU lässt Unternehmen etwa standardisierte Rechnungsabläufe umfassend automatisieren.
 

Arbeitszeit sparen

Die Optimierung von Prozessen heißt oft auch die Automatisierung von Routineaufgaben. Gerade hier gibt es bei kleinen Unternehmen Potenzial. Canon bietet seinen Kunden dafür Bundles aus Beratung, Softwareunterstützung und Hardware an. "Diese Pakete sind branchenspezifisch zusammengestellt und werden je nach Größe des Unternehmens skaliert. So kann zum Beispiel ein Tischler mit nur einem einzigen Multifunktionsgerät davon profitieren, dass sein Softwaresystem von Canon mit seiner Warenwirtschaft und seiner Buchhaltung zusammenarbeitet. Nun werden die Rechnungen selbstständig verschickt und nach automatischer Prüfung der Zahlungseingänge auch Mahnungen ausgesandt. Damit hat er weniger Aufwand und kann sicherstellen, dass Außenstände rascher bezahlt werden. Alleine die Einsparung der Arbeitszeit für Administration und der Vorteil der geringeren Außenstände amortisieren die Investitionskosten in kürzester Zeit", so Andrea Arlow, Services Marketing Manager bei Canon Austria. Ähnlich argumentiert auch Markus Steinbach, Product Manager Office & Services bei Konica Minolta Business Solutions Austria: "Es gibt bereits zahlreiche Einstiegslösungen, die mit Hilfe eines IT Solutions Providers schnell und kostengünstig umgesetzt werden können. Die Beratung und Unterstützung durch Unternehmen wie Konica Minolta ist mehr als sinnvoll, da dadurch nicht nur zukunftssichere ­Lösungen aufgesetzt werden, sondern – durch Studien nachgewiesen – über ein Drittel Arbeitszeit eingespart werden kann."
 
Sandra Kolleth, General Manager von Xerox Austria, hat abschließend noch einen konkreteren Tipp parat: "MFP und Apps auf den MFP sind ein effizienter und effektiver Startpunkt. So bieten wir sowohl standardisierte als auch auf den Kunden zugeschnittene Apps: Vordefinierte Workflow Apps, die mehrere Arbeitsschritte auf Knopfdruck erledigen – Einscannen des Dokumentes, die elektronische Ablage des Dokumentes am richtigen Ort bzw. im richtigen System, Weiterleitung an relevante Abteilungen. Die Personalisierung der Geräte mittels Apps speziell auf die Kundenanforderungen durch unsere Vertriebspartner bietet nicht nur ihren Kunden einen deutlichen Mehrwert, sondern auch ihnen ein Differenzierungsmerkmal. Auch wenn wir schon lange über das papierlose Büro sprechen, sind wir oft noch weit davon entfernt. MFP und MPS helfen aber, erste Schritte zu einem ‚less-paper-office‘ zu machen, und damit auch Prozesse zu beschleunigen und optimieren."