29-9-2016  |  PROMOTION   Gedruckt am 27-05-2017 aus www.monitor.co.at/index.cfm/storyid/16972

Was kostet ein ERP-System?

Im Rahmen der Digitalisierung sind ­Unternehmen mehr denn je gefordert, Abteilungen mit Software zu vernetzen und Prozesse neu zu strukturieren. Da reicht es selten aus, ein paar neue Softwarelizenzen zu erwerben.

Bild: godesys AG

Der ERP-Anbieter godesys gibt in diesem Zusammenhang zu bedenken, dass die Anschaffung einer neuen Geschäftssoftware eine komplexe und kostspielige Aufgabe sein kann. Doch was kostet ein ERP-System tatsächlich? Dieser Frage ist godesys auf den Grund gegangen.

Zentrale Kostenfaktoren, die Firmen im Auge behalten sollten:

1. Keine Äpfel mit Birnen vergleichen
Bei der Einführung neuer Geschäftssoftware macht es wenig Sinn, beim Vergleich verschiedener Anbieter nur auf die Grundkosten des Systems zu achten. Wer die Lösung sinnvoll und langfristig für die Abbildung seiner Prozesse nutzen will, sollte immer auch Kosten für Wartung, Anpassung und Beratung einbeziehen. Idealerweise rechnet der Anwender sämtliche Kosten über einen Zeitraum von fünf Jahren durch – der gängige Einsatzzeitraum einer Lösung in Deutschland. So lassen sich dann auch Vor- und Nachteile verschiedener Anschaffungsszenarien ermitteln, etwa Software aus der Cloud oder zur Miete.
 
2. Softwareumfang und Lizenzen im Auge behalten
Je nach Umfang der abzudeckenden Geschäftsprozesse setzt sich der tatsächliche ERP-Preis aus diversen Faktoren zusammen: Welche Programmpakete benötigt der Anwender konkret – etwa Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Produktionsplanung- und Steuerung oder CRM? Zudem muss ermittelt werden, wie viele User innerhalb der Firma auf das System zugreifen sollen. Als Faustformel gilt: zwischen 2.000 und 5.000 Euro Lizenzkosten pro User.
 
3. Einführungskosten beachten
Einführungskosten unterscheiden sich stark nach Branche und Unternehmensmodell. Nutzt Firma XY beispielsweise unterschiedliche Rechnungslegungsstandards in einer Installation, wächst der Einführungsaufwand erheblich. Die ERP-Branche gibt die Einführungsaufwände gerne im Verhältnis zu den Softwarekosten an. Ein Verhältnis von 1:1 ist jedoch nur erreichbar, wenn der Anwender über ein eigenes fittes und zeitlich entlastetes IT-Team verfügt. Dienstleistungsaufwände mittelständischer Einführungen stehen jedoch eher im Verhältnis 1:2 wenn nicht sogar 1:3 zu den Softwarekosten. Der Einsatz eines externen Auswahlberaters treibt die Kosten weiter in die Höhe – um bis zu 50 Prozent der Dienstleistungsaufwände.
 
4. Kostenfaktor Anpassungen
Je mehr Modifikationen der Kunde wünscht, desto höher der Preis. Standardlösungen sind somit oftmals günstiger als ein maßgeschneidertes und bis ins letzte Detail angepasstes System. Vorsicht ist immer dann geboten, wenn sich der Standard gar nicht erweitern oder anpassen lässt. Denn wer beispielsweise in Workflows und Prozessautomation investiert, spart dafür bei den Prozesskosten. Es lohnt sich also, auch diese Szenarien einmal durchzurechnen.
 
5. Interne Ressourcen und begleitende Kosten nicht vergessen
Budget ist auch für Personal und Arbeitszeit notwendig. Wie viele Tage interner Aufwand sollten eingeplant werden? Unternehmen sollten pro externen Beratertag mindestens drei Tage internen Aufwand kalkulieren. Vorausschauende Projektleiter wissen zudem: Lieber einen Sicherheitspuffer zwischen 10 und 15 Prozent für mögliche weitere Kosten einplanen, statt am Ende das Budget zu überschreiten.
 
Weitere Informationen finden sich im kostenlosen godesys E-Book „Was kostet ein ERP-System?“ unter www.godesys.at/erp-kosten.