29-9-2016 Gedruckt am 25-03-2017 aus www.monitor.co.at/index.cfm/storyid/16971

Eff iziente Eingangsrechnungsverarbeitung

Zellstoff Pöls

Die zur Heinzel Gruppe gehörende Zellstoff Pöls AG ist einer der größten Hersteller von elementar-chlorfreigebleichtem (ECF) Langfasersulfatzellstoff in Zentral- und Osteuropa mit Sitz in der Steiermark.

Bild: Zellstoff Pöls AG

Auf der integrierten Papiermaschine wird gebleichtes Kraft­papier namens STARKRAFT erzeugt. Für die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen hat sich das Unternehmen für die Eingangsrechnungs- und Dokumentenmanagement-­Lösung von free-com entschieden. Das auf Microsoft SharePoint basierende revisionssichere Archivsystem AuditProof eArchive stellt dabei das DMS-Herzstück dar. Vor der Umsetzung des Projektes mit free-com war keine Lösung zur digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen im Einsatz.
 
Wichtig für die Entscheidung war vor allem die nahtlose ­Integration des vorhandenen SAP-Systems, das seit Jahren führende Business-System der Zellstoff Pöls AG. Auch MS SharePoint war bereits als Collaboration- und Projektmanagement-Plattform im Einsatz. Die Zielsetzung des Kunden war, dass SAP das führende System bleiben soll. Die DMS-Lösung sollte in SAP integriert werden und sich dezent „im Hintergrund halten“. Außerdem sollte eine revisionssichere Dokumentenablage möglich sein.
 
Diese Integration wurde auf der einen Seite durch eine im SAP-Umfeld übliche ArchiveLink-Schnittstelle erreicht, auf der anderen Seite durch die CONNECT Sidebar, die dem User immer die relevanten Dokumente wie Belege und Schriftverkehr im richtigen SAP-Kontext zeigt.
 

Bild: free-com solutions GmbH

 
Für die effiziente Verarbeitung von Eingangsrechnungen kam im ersten Schritt smart INVOICE zum Einsatz, das die eingehenden Rechnungen – egal ob Scans von Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen per E-Mail – analysiert und die Rechnungsdaten weitestgehend automatisch extrahiert. Danach werden die Daten inklusive Bestellinformationen an die direkt in SAP integrierte Karos INBOX übergeben.
Je nach Rechnungstyp wird die Rechnung nun, wenn möglich automatisch, der richtigen Person zur fachlichen Freigabe im SAP Business Workflow vorgelegt. Dabei muss die Freigabe nicht direkt im SAP-GUI erfolgen, E-Mail oder eine Website können verwendet werden.
 
Selbst komplexere Anforderungen an die Freigabe- und Verbuchungslogiken, wie sie im Konzernalltag immer wieder vorkommen, konnten mit der Karos INBOX mit relativ wenig Aufwand umgesetzt und sauber integriert werden. Damit ist der Abdeckungsgrad über den gesamten Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung sehr hoch und schafft einen durchgängigen Mehrwert für die Zellstoff Pöls AG.
Das bestätigt auch Manfred Peischler, Head of Purchasing and IT: „Die Gesamtlösung der free-com beschleunigt nicht nur die Verarbeitung der Eingangsrechnungen in unserem Haus – auch die Transparenz bei der Freigabe der Rechnungen wird deutlich erhöht. Denn auch Compliance-Aspekte sind uns bei IT-Projekten sehr wichtig.“