1-9-2016 Gedruckt am 25-03-2017 aus www.monitor.co.at/index.cfm/storyid/16944

Gastartikel - Roger Illing

Der digitale Arbeitsplatz ist längst nicht mehr Utopie

Die Geschäftswelt unterliegt gerade einem enormen Wandel: Organisationen unterschiedlichster Größe und Branchen stoßen einen Veränderungsprozess an, um die Chancen der Digitalisierung für sich zu nutzen. Sämtliche Unternehmensaspekte – von der Lieferkette bis zur Kundenzufriedenheit, von den Prozessen bis zu den Finanzen – sind davon betroffen. Jedoch gestaltet sich in diesem Zusammenhang keine organisatorische Veränderung so tiefgreifend wie die Auswirkungen auf einzelne Mitarbeiter.

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 Digitale Technologien wie Cloud, Mobile, Social Media oder Big Data tragen dazu bei, dass sich die Funktionsweise in Unternehmen radikal ändert. So wäre es noch vor wenigen Jahren undenkbar gewesen, dass Mitarbeiter mit Smartphones oder Tablets Kundenbestellungen aufnehmen oder Rechnungsdaten prüfen. Heute gehört das zum Standard. Doch nicht nur die technologischen Neuerungen sind der Grund für die grundlegenden Veränderungen in unserer Geschäftswelt. Die Generation Y – auch Millennials genannt – hält Einzug in Unternehmen und sorgt dafür, dass sich auch der Arbeitsplatz als solcher wandelt. Die zwischen den frühen 80er und Anfang der 2000er Jahre geborenen "Digital Natives" sind in eine Welt hineingewachsen, in der Technologie sämtliche Lebensbereiche stärker durchdringt als je zuvor: Zuhause, in der Schule, in der Arbeit und vor allem im persönlichen Umfeld. Entsprechend technisch orientiert agieren sie auch im Alltag.
 
Je höher aber der Anteil der Millennials unter den Mitarbeitern ist, desto notwendiger ist auch eine Reflektion auf Unternehmensseite. Angefangen bei der Organisationsstruktur bis hin zu den Geschäftsprozessen – Verantwortliche sollten sämtliche Bereiche neu bewerten und das Unternehmen an Digital Natives anpassen: Millennials sind nicht mehr bereit, veraltete Technik und Services zu nutzen. Statt die vom Unternehmen bereitgestellten PCs und Laptops zu nutzen, weichen sie – häufig aus Bequemlichkeit – vorzugsweise auf eigene Geräte aus. Gleichzeitig aber verlangen sie nach Zugriffsmöglichkeiten auf das Unternehmensnetzwerk. Zudem wünschen sie sich Zugang zu ihren Social-Media-Tools: nicht nur, um während der Arbeitszeit mit Freunden in Kontakt zu bleiben, sondern auch, um die Werkzeuge für den Beruf einzusetzen. Auch akzeptieren sie immer seltener schwerfällige und wenig intuitive Software, die mit unübersichtlichen Oberflächen für schlechte Nutzererfahrungen sorgt. Erscheint ihnen eine Anwendung zu umständlich, laden sie sich im App-Store eine Alternative herunter, die schneller das gewünschte Ergebnis liefert und ihnen so die Arbeit erleichtert.  
 

Spannungen vorprogrammiert

Dieser pragmatische Ansatz läuft allerdings vielen etablierten IT-Vorgehensweisen entgegen. IT-Abteilungen verfolgten bislang das Ziel, sorgfältig ausgearbeitete Sicherheitsstrategien umzusetzen, indem sie komplexe Geschäftssysteme teilweise über Jahre hinweg ausgewählt, implementiert und getestet haben. Sie sind nun besorgt, die neue Kollegengeneration könnte sämtliche Bestrebungen hinsichtlich Governance, Compliance und Security ad absurdum führen. Spannungen sind vorprogrammiert.
 
Für etablierte Unternehmen ist die Zeit gekommen, ihre Ausrichtung grundlegend zu überdenken. Nur so können sie in Zeiten der Digitalisierung bestehen. Unternehmen müssen auf eine "Digital-First-Strategie" setzen, um die Vorteile neuer digitaler Technologien mit der Millennials-Generation voll auszuschöpfen. Für deren Umsetzung sind heute schon viele Geschäftsprozess-Tools verfügbar, die dabei helfen, die divergierenden Anforderungen von Unternehmen und Mitarbeitern unter einen Hut zu bringen. Sie bieten den Millennials umfangreiche, intuitive und anpassungsfähige Prozesse und Benutzeroberflächen, die ihnen ihren Arbeitsalltag erleichtern. Mit diesen Tools können Anwender die ihnen bekannten Technologien dazu zu nutzen, Workflows aufzusetzen, tiefgehende Analysen durchzuführen und wichtige Informationen in aussagekräftigen Diagrammen und Dashboards darzustellen. Gleichzeitig lassen sich so die strengen Compliance-Vorgaben der IT einhalten.
 
Ein Beispiel aus der Praxis: Jüngst hatte eine Autobahn- und Straßenmeisterei mit OpenText Cloud 16 seine Prozesse umgestellt. Die Mitarbeiter können nun unterwegs einfach per Knopfdruck Straßenschäden mit ihrem Handy fotografieren und direkt in das jeweilige Auftragsdokument hochladen – inklusive GPS-Koordinaten und weiteren wichtigen Informationen. Der Instandsetzungsauftrag wird dann direkt an verfügbare Kollegen erteilt, die nach Fertigstellung wiederum ein Foto der vollendeten Baustelle einstellen und so den Auftrag schließen können. Ein digitaler Prozess, der nahtlos die bereits verfügbare technologische Infrastruktur nutzt.
 
Millennials werden einen immer größeren Anteil der Mitarbeiter ausmachen. Darüber müssen sich Unternehmen heute bereits klar werden und digitale Mindsets in ihrer Planung berücksichtigen. Es gilt, sie in eine Balance mit traditionellen Sichtweisen zu bringen, um digitale Tools und Prozesse nahtlos miteinander zu verknüpfen und damit letztlich den Unternehmenserfolg abzusichern. Immerhin wird die Millennials-Generation über kurz oder lang eine entscheidende Rolle bei der Steuerung von Unternehmen übernehmen.   
 
Roger Illing ist SVP Enterprise Sales Europe von OpenText.