28-1-2016  |  PROMOTION   Gedruckt am 29-05-2017 aus www.monitor.co.at/index.cfm/storyid/16671

Ephesoft SAP Integration Suite

Nahtloses Input-Management

Eingehende Dokumente erfassen, mit Metadaten aus SAP anreichern und in verarbeitungsfähige Informationen umwandeln – das kann die Ephesoft SAP Integration Suite. Die neue Suite verarbeitet Dokumente noch schneller. Die Qualität der Datenerfassung erhöht sich und die Verarbeitungskosten sinken.

Bild: it-novum

Die manuelle Erfassung von Rechnungen und Dokumenten ist aufwändig, zeitraubend und fehleranfällig. Das Risiko von Fehlern kann durch eine automatische Erfassung deutlich gesenkt werden. Zudem werden durch die elektronische Dokumentenverarbeitung Personalkapazitäten frei und die Kosten somit auch reduziert. Die Dokumente sind zentral abgelegt sowie flexibel nutz- und weiterverarbeitbar.

Mit Alfresco kombinieren

In Kombination mit dem Open Source Content Management von Alfresco lassen sich zudem komplette Dokumentenprozesse von der Erfassung über die Verarbeitung bis hin zur Archivierung abbilden. Beispiel: Eingangsrechnung. Dabei werden wichtige Metadaten, welche zur Kontierung relevant sind, gesammelt und zusammen mit der eingescannten Rechnung in Alfresco abgelegt. Aus Alfresco heraus wird automatisch die eingehende Rechnung einer Buchung im SAP-System durch die Nutzung der SAP Integration Suite von it-novum zugeordnet. Kurze Entwicklungszyklen und vorgefertigte Templates sorgen für einen schnellen Return-on-Investment

Automatisierung der Datenerfassung

Die Erfassung von Eingangsrechnungen oder auch Bestellungen basiert meist ausschließlich auf Daten, die direkt vom eingehenden Dokument extrahiert werden. Oftmals sind diese Daten nicht ausreichend und müssen erst um weitere Informationen ergänzt werden, bevor sie an den nachgelagerten Geschäftsprozess übergeben werden können. Mit der Veröffentlichung der Ephesoft SAP Integration Suite automatisiert it-novum diesen Prozess.

Beispiele aus der Praxis

Ein alltäglicher Geschäftsfall: Wurde eine Eingangsrechnung erfasst, ist der Kreditor zwar unter Umständen namentlich bekannt, jedoch fehlt jegliche Zuordnung zu den unternehmenseigenen SAP-Stammdaten. Ebenso verhält es sich bei Bestellungen, bei denen der Endkunde nicht ersichtlich wird. An dieser Stelle schafft die Ephesoft SAP Integration Suite Abhilfe: Auf Basis extrahierter Feldwerte – z.B. der IBAN – können die fehlenden Informationen noch in Ephesoft aus SAP nachgeladen und dem Dokument als Metadaten hinzugefügt werden.
 
Zudem entfallen auch komplexe Validierungsschritte. Der Zugriff auf die SAP-Integration ermöglicht es beispielsweise, Rechnungsbeträge auf Basis der Bestellreferenz mit der zugehörigen Bestellung abzugleichen. Stimmen beide Werte überein, kann die weitere Verarbeitung automatisiert werden. Mit der neuen Integration Suite wird nicht nur das fehleranfällige und langwierige Abtippen durch den Mitarbeiter obsolet, es stehen auch alle Daten zur Verfügung, die für nachgelagerte Prozesse benötigt werden.
 
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Der Autor 
 
 
Brian Kurbjuhn
Head of Enterprise Content Management & Portals bei it-novum