24-4-2015 Gedruckt am 27-06-2017 aus www.monitor.co.at/index.cfm/storyid/16363

Was Unternehmen und Häuser verbindet

Ohne Plan geht nix!

Niemand würde auf die Idee kommen, ein Haus zu bauen ohne einen Plan. Weit bevor der erste Stein gesetzt wird, existiert der Bauplan. Wie viele Stockwerke soll das Haus haben und wie groß soll es überhaupt werden? Fragen, die nicht nur bei Häusern, sondern auch in Unternehmen beantwortet werden müssen.

Foto: Cubeware

Auch macht es erst der Plan möglich, einzelne Arbeitsschritte zu koordinieren. Und sollte es zu unvorhergesehenen Herausforderungen kommen, hilft der Plan dabei, zielgerichtete Anpassungen in Teilbereichen vorzunehmen. Denn nur wer das eigentliche Ziel oder das gewünschte Endergebnis stets vor Augen hat, gefährdet mit Planänderungen nicht das große Ganze. Auch wenn nicht jedes Unternehmen aus der Baubranche kommt, Baupläne sind allen bekannt – egal,ob groß oder klein. Egal, welche Branche. Der Bauplan für den Unternehmenserfolg ist unverzichtbar. Doch Planen will gelernt sein.
 
Planung, Budgetierung und Forecasting nehmen unter den betriebswirtschaftlichen Prozessen eine Sonderstellung ein. Sie erfordern ein hohes Maß an individuellen Freiräumen, Weitblick und Flexibilität. Es gilt, viele verschiedene Teilpläne zu konsolidieren. Viele Abteilungen auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen. Viele individuelle Interessen zu berücksichtigen. Verschiedene Planungshorizonte zu integrieren – strategisch, taktisch, operativ.
 
Nur wenn ein Unternehmen in der Lage ist, künftige Entwicklungen und Prozesse gedanklich vorwegzunehmen und transparent zu definieren, kann es sich auf das Wesentliche – den Unternehmenserfolg – konzentrieren und bei Zielabweichung geeignete Gegenmaßnahmen ergreifen. Mit einem integrierten Planungsprozess, abgebildet durch eine abteilungsübergreifende Planungslösung, steigt die Qualität der operativen Disposition und der strategischen Zielsetzung deutlich. Je detaillierter und spezifischer dabei die nächsten operativen Schritte geplant werden können, desto effektiver können alle zur Verfügung stehenden Ressourcen auf die strategischen Zielsetzungen einzahlen. Doch die operative Planung unterliegt speziellen Gesetzmäßigkeiten.

Flexibel bleiben

Ist im Bereich der Finanzplanung der Rückgriff auf Standards noch am ehesten möglich, finden sich beispielsweise bei der Absatz-/Umsatzplanung oder der langfristigen Produkt-, Kapazitäts- und Projektplanung in der Praxis gänzlich unterschiedliche Vorgehensweisen. Diese mit einem starren Planungsansatz erschlagen zu wollen, funktioniert lediglich auf dem Papier. In der Realität meist aber nicht.
 
So individuell wie Unternehmen organisiert sind, so individuell ist auch das jeweilige Aufgabenspektrum in Marketing, Produktion, Vertrieb, Personal etc. Da der Planungsprozess aufgrund seiner Bedeutung für alle Unternehmenstätigkeiten ein kritisches Momentum darstellt, liegen in der Entstehungsphase nicht selten die Nerven blank. Missstände in der Planungskultur werden befeuert: Langwierig und schlecht aufeinander abgestimmte Bottom-up- und Top-down-Runden verschwenden Ressourcen. Aktuelle Entwicklungen des laufenden Jahres werden nur unzureichend berücksichtigt, da Budgetierungsprozesse meist früh im Jahr beginnen. Uneinigkeit bei der Definition von Inhalten und Kennzahlen erschweren die Vergleichbarkeit von Ergebnissen. Die Wertschöpfungsketten werden zu Lasten hierarchischer Organisationsstrukturen vernachlässigt. Ein übergewichtiges Sicherheitsdenken hemmt die kurzfristige Flexibilität der Planungsbeteiligten. Um nur einige Stolperstricke zu benennen, die das „Planungsleben“ erschweren.
 
Zu den internen kommen meist noch externe Faktoren hinzu: Die Volatilität der Märkte, neue Vertriebswege und Lizenzmodelle sowie Veränderungen im Informations- und Kommunikationsverhalten. Trends entstehen, verändern und etablieren sich genauso schnell wie manche von ihnen auch wieder verschwinden. Nicht erst seit gestern stehen nahezu unbegrenzte Möglichkeiten zu Verfügung, sich über Produkte jeglicher Art zu informieren, zu vergleichen und weltweit zu kaufen. Das macht das gedankliche Vorwegnehmen von Entwicklungen immens schwierig.
 
Das Letzte, was „Planer“ in diesem Spannungsfeld brauchen, ist ein Planungssystem, das für weitere zusätzliche Belastungen sorgt und durch ein starres, vordefiniertes „Software- und Prozess-Korsett“ praxistaugliche Planungslösungen verhindert.

Individualisierung ist Trumpf

Bei der Operationalisierung von Teilplänen ist es essentiell, dass Fachabteilungen ganz spezifische, auf Ihre Fachbereiche zugeschnittene, Planungslösungen an die Hand bekommen. Da Vertriebs- und Produktionsmitarbeiter, Marketeers oder Personaler von Haus aus meist keine Controlling-Experten sind, muss eine Planungsapplikation die tatsächlich gelebten Prozesse in einer Abteilung so detailliert wie möglich abzubilden imstande sein. Auch müssen die relevanten Datenquellen, wie beispielsweise das CRM-, das ERP- oder das Content-Management-System sowie weitere Speziallösungen, schnell und einfach an das Planungssystem angeschlossen werden können, damit die Fachanwender mit den für sie wichtigen und vertrauten Daten arbeiten können. Nur so lassen sich Berührungsängste mit dem Thema „Planung“ im Allgemeinen und mit der Planungslösung im Speziellenabbauen und echter Mehrwert erzeugen.

Fachabteilungen müssen ganz spezifische, auf Ihre Fachbereiche zugeschnittene, Planungslösungen an die Hand bekommen. Foto: Cubeware

Darauf kommt es an

Planungssysteme für operative Planungsprozesse müssen im Stande sein, bestehende Datenmodelle schnell zu überarbeiten, neue Faktoren aufzunehmen oder neue Modelle mit Anbindung bisher nicht berücksichtigter Datenquellen zu erstellen. Darüber hinaus müssen sie im Frontend-Bereich Applikationen für alle Planungsbeteiligten bereitstellen, die den Zugriff auf Teilpläne jederzeit gewährleisten (stationär, per Web und mobil) und eine dezentrale Zusammenarbeit mittels kollaborativer Funktionen ermöglichen. Diese Anforderungen an ein modernes Planungssystem bedeuten enorme Anforderungen an die zugrunde liegende Business-Intelligence-Architektur. Denn es gilt, den gesamten BI-5-Kampf zu berücksichtigen:
  • Datenmanagement & Datenmodellierung: Datenmodelle müssen agil angepasst und zu einer Gesamtlösung integriert werden können – unter Berücksichtigung bestehender Vorsysteme und Infrastrukturgegebenheiten.
  • Data Governance & Datendistribution: „Planer“ müssen in einer einheitlichen Planungsanwendung miteinander verbunden und entsprechend ihrer Zuständigkeiten mit Berechtigungen ausgestattet sowie ein Planungs-Workflow etabliert werden. Auch die zuverlässige Datenqualität muss stets gewährleistet sein.
  • Dateninteraktion: Planungssysteme müssen Anwendern die Möglichkeit bieten, zu jeder Zeit einen Überblick über den Planungsstatus zu erhalten und neue Erkenntnisse in bestehende Planungsmodelle einzufügen – stationär, per Web oder mobil.

Ein modernes Planungssystem muss den gesamten BI-5-Kampf berücksichtigen. Foto: Cubeware

Nur wenn alle fünf Bereiche nahtlos ineinander greifen und in einer einheitlichen Planungsapplikation gebündelt werden, kann ein Planungsprozess ganzheitlich in einem Workflow mit Kontrollinstanzen abgebildet werden – unter Berücksichtigung unterschiedlicher Bedürfnisse der Fachabteilungen und ohne die „Single Version of Truth“ zu gefährden. Dies schafft die nötige Flexibilität und Agilität, individuelle Rahmenbedingungen zu adaptieren. Denn kaum ein Planungsprozess gleicht dem anderen. Natürlich ist es wichtig, dass Daten aus den operativen Teilplänen ihren Niederschlag in einer Plan-GuV oder Bilanz finden. Doch dieser Detaillierungsgrad alleine ist für die operative Planung nicht ausreichend, um mit der notwendigen Agilität auf erste Anzeichen einer Planabweichung reagieren zu können.

Am Ende des Plans

Das Zusammenspiel aus operativer und strategischer Planung ist von großer Wichtigkeit. Dafür ist es notwendig, dass ein Planungssystem auf der einen Seite über die notwendigen konsistenten Funktionalitäten verfügt, auf der anderen Seite aber genug Möglichkeiten zur erforderlichen Individualisierung bietet. Somit ist die Anschlussfähigkeit an Speziallösungen, beispielsweise für die legale Konsolidierung, ebenso wichtig wie die Möglichkeit zur prozessgetreuen Abbildung der eigenen Vertriebswege.
 
Welche Funktionalitäten sind wichtig für die operative Planung?
  • Freie Wahl der Planungsrichtung – retrograde, progressiv oder gegenströmig
  • Definierbares Rollen- & Berechtigungskonzept – damit jeder Bereich einzeln planbar ist und globale Parameter zentral verwaltet werden
  • Multi-User-Fähigkeit, weil Planung ein interaktiver Prozess mit mehreren Beteiligten ist
  • Zentrale Datenbank & Protokollierung – für Nachvollziehbarkeit und Datensicherheit
  • Planungsformulare mit direkter Verbindung in die zentrale Datenbank – damit alle Berechnungen und Aggregationen zentral und mit der gleichen Logik durchgeführt werden
  • Workflow & Zeitsteuerung – damit Benachrichtigungen, Freigaben, Statuskontrollen und Schreibberechtigungen innerhalb der Planungszyklen (z.B. Top down/Bottom up) einen verlässlichen Rahmen bilden
  • Eine Planungs-Sandbox – um einzelnen Planern die Möglichkeit zu geben, in Ruhe ihren Plan zu entwickeln
  • Anpassbare Berechnungsstrategien für Realtime-Kalkulationen (in der OLAP DB) oder im Batch-Betrieb – damit für jedes Szenario die passende Strategie eingesetzt werden kann
  • Tiefe ETL-Integration – damit hinter den Formularen wirklich eine dynamische Applikation entwickelt werden kann
Praktische Beispiele:
Vertriebsplanung
In der Vertriebsplanung können beispielsweise die Planzahlen für Absatzmärkte mit den Besuchszahlen der eigenen Website verknüpft werden. Die Zuordnung der IP-Adressen nach Regionen kann so als erster Indikator für die Zielerreichung in bestimmten Marktsegmenten herangezogen werden. Der Vorteil liegt auf der Hand: Die Website-Zahlen stehen tagesaktuell zur Verfügung und lassen sich so wunderbar als Korrektiv, als Plan-Ist-Vergleich, anwenden und daraus neue Maßnahmen ableiten – beispielsweise das gezielte Anstoßen von Promo-Aktionen.
 Produktionsplanung
Abgeleitet aus der Vertriebsplanung kann die Produktionsplanung mit Sensordaten der Produktionsmaschinen verknüpft werden. Häufige Störungen des Produktionsprozesses finden somit unmittelbar Eingang in Plan-Ist-Vergleiche und ermöglichen ein frühzeitiges Erkennen von Planabweichungen.

 

Der Autor 

Foto: Cubeware

Thomas Martens, VP Product Marketing
Cubeware GmbH, www.cubeware.com