24-4-2015 Gedruckt am 25-06-2017 aus www.monitor.co.at/index.cfm/storyid/16361

Von Dokumentenprozessen & Schwangerschaft

Das Personal ist digital

Das Niederösterreichische Hilfswerk arbeitet mit der Informationsmanagement-Software Therefore und Canon zur Digitalisierung seiner Personalabteilung.

Foto: NÖ Hilfswerk

4.200 fixe und rund 2.900 ehrenamtliche Mitarbeiter in 61 Dienstleistungseinrichtungen und 12 Familien- und Beratungszentren verwaltet das NÖ-Hilfswerk. Dort werden Hauskrankenpflege, Heimhilfe, 24h-Betreuung, Notruftelefon, Menüservice, Besuchs- und Begleitdienst, betreutes Wohnen sowie in den Familien- und Beratungszentren familiennahe Dienstleistungen wie Kinderbetreuung, Lerntraining, Beratung für alle Lebenssituationen, Psychotherapie und Sozialarbeit angeboten.

Aufwendiges Personalmanagement

Jeder Mitarbeiter des Niederösterreichischen Hilfswerks hat einen Personalakt, der circa 50 Seiten umfasst. Mit der Zeit ist die Lagerkapazität der Einrichtung hier auf seine Grenzen gestoßen. Daher wurde die Entscheidungen getroffen, das Unternehmen zu digitalisieren. Die wichtigste Anforderung an den Digitalisierungs- und Informationsmanagement-Prozesses war, unabhängig zu bleiben und mit einem Programm zu arbeiten, das einfach bedient und weiterentwickelt werden kann. Die Abwicklung von Personalagenden gestaltet sich oft langwierig und zeitintensiv.Die Kommunikation mit Fax geht zwar etwas schneller, alles, was per Postweg erledigt werden muss, nimmt aber  viel Zeit in Anspruch. Aufgrund der verzögerten Kommunikation kann es bis zu drei Wochen dauern, bis die Kommunikation abgeschlossen ist. Das vor allem deshalb, weil alle notwendigen Unterschriften auf Dokumenten und Formularen manuell erfasst werden müssen.

Die Lösung

Das NÖ Hilfswerk hat sich nach Beratung und Analyse durch Canon Business Process Consultants für das Therefore Informationsmanagement-System entschieden, um ihre personellen Geschäftsprozesse effizienter zu speichern, zu verwalten und zu verarbeiten. Diese Software steigert die Effizienz und die Produktivität in Unternehmen. Gleichzeitig wird Zeit gespart, die sonst für mühsame administrative und papierbasierende Tätigkeiten verloren geht. Diese Verbesserung wird erreicht, indem diese papierbasierenden Dokument- und Unternehmensprozesse digitalisiert werden. Das Ergebnis ist eine erhöhte Produktivität, denn Mitarbeiter können ihre Ressourcen besser für strategische, zielgerichtete Arbeiten einsetzen.
Mit Therefore werden sämtliche Personalagenden digital erledigt. Der Dienstvertrag wird nicht mehr per Fax oder per Post versendet, sondern direkt über die Software per maßgeschneiderten internen Workflow an die zuständige Geschäftsleitung. Diese unterschreibt digital und der Vertrag geht automatisch weiter an die nächste definierte Anlaufstelle im Unternehmen.

Optimierter "Schwangerschaftskarenzprozess“

Für das NÖ Hilfswerk war es sehr wichtig alle internen Prozesse zu optimieren und dann abzubilden. Eine besondere Herausforderung stellte die Abbildung des Schwangerschaftskarenzprozesses dar. Das Niederösterreichische Hilfswerk hat einen sehr hohen Frauenanteil. Über 97 Prozent der Mitarbeiter sind Frauen, daraus resultierend gibt es eine hohe Zahl an Karenzzeite npro Jahr. Auch die Möglichkeit der Elternteilzeit wird vielfach genutzt.
 
Der Schwangerschaftskarenzprozesserfordert eine große Menge an Dokumenten, die erstellt oder eingebracht werden müssen .Diese Dokumente müssen entweder warten, bis andere Dokumente angekommen sind, werden aufgeteilt und gleichzeitig an mehrere Personen zugestellt, oder werden im Prozess verändert. Hier kommen vielseitige Möglichkeiten zum Einsatz .Die Schwangerschaftsmeldung kommt per E-Mail, durch Speichern des Dokuments in Therefore beginnt der Mutterschutz-Workflow automatisch. Das System sendet dann eine Erinnerung, wenn eine neue Workflow-Aufgabe abgeschlossen werden muss. Gearbeitet wird mit der Office Integration von Therefore zur Erstellung von Dokumenten aus bereits bestehenden Informationsdatensätzen und deren Einbringung. Alleine beim Schwangerschaftskarenzprozesswerden mit der Office Integration 25 Dokumente erzeugt oder eingebracht.

Zusammenarbeit

"Größte Herausforderung war die Analyse und Definition der internen Arbeitsabläufe", Johannes Poppe. Foto: Canon

 Nach Erstgesprächen mit dem Kunden, in denen die Wünsche und Bedürfnisse abgefragt, sowie die Anforderungen analysiert wurden, hat ein Canon Business Process Consultant mit dem Kunden einen Workshop abgehalten, in dem einerseits die bestehenden Workflows analysiert wurden und um andererseits gemeinsam mit dem Kunden Optimierungspotenziale zu erarbeiten.
 
Ziel war die komplette Digitalisierung der Außenstellen des Niederösterreichischen Hilfswerks und die Integration der Personalakte in Therefore. Sieben Einrichtungen wurden schon digitalisiert, 60 müssen noch digitalisiert werden. Derzeit wird Therefore nur in der HR-Abteilung des Niederösterreichischen Hilfswerks verwendet. Das Unternehmen möchte allerdings auch andere Bereiche mit Therefore digitalisieren.
 
„Die größte Herausforderung war die Analyse und Definition der internen Arbeitsabläufe des Kunden. Die Ergebnisse haben wir in Workshops vorgestellt sowie die entsprechenden Optimierungsvorschläge mit dem Kunden besprochen. In einem mehrstufigen Verfahren wurden unsere Erkenntnisse vom Kunden geprüft und wiederum von Canon angepasst, um sicherzustellen, dass wir die besten Ergebnisse erzielen“, so Johannes Poppe, Solution Consultant Information Management bei Canon.
 
Sabine Schedai, HR und Projektmanagerin beim NÖ Hilfswerk: „Eines unserer wichtigsten Ziele ist die Digitalisierung von Personalakten. Wir haben bereits einen guten Start hingelegt, aber wir sind immer noch fleißig an der Umsetzung .Derzeit haben wir um die zehn Büros digitalisiert, knappe 60 liegen noch vor uns. Gestartet wurde dieser Prozess in der Personalabteilung, aber wir planen bereits, es auf andere Abteilungen auszuweiten.“

Canon Information Management

Seit vielen Jahren arbeitet Canon eng mit Kunden zusammen, um ihre Arbeitsweise zu verstehen und maßgeschneiderte Lösungen bereitzustellen, die ihnen helfen, ihre geschäftskritischen Informationen in den Griff zu bekommen. Aus Erfahrung wissen wir also, dass überall in Unternehmen erhebliche Verbesserungen möglich sind. Wie? Durch die Optimierung von Kernprozessen, sodass sie effektiver mit ihren Informationen arbeiten können.
 
Mit Information Management von Canon werden Unternehmen in die Lage versetzt, für nachhaltige Kundenerfahrungen zu sorgen, ihren Wettbewerbsvorteil auszubauen und
dank umfassender Kontrolle bezüglichkritischer Informationen gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. Über 75 Jahre Erfahrung in der Entwicklung innovativer Technologien zum Erfassen, Verarbeiten und Versenden von Dokumenten und Bildern sind die Grundlage unserer umfassenden Kompetenz in Bezug auf effiziente Arbeitsabläufe, die Unternehmen hilft, die ständig wachsende Menge an Unternehmensinformationen zu ihrem Vorteil zu nutzen. Information Management von Canon sorgt durch die intelligente Verwaltung von Informationen im Unternehmen für echten Gewinn.

Vorteile Canon Information Management

Durch die Optimierung von zentralen Geschäftsprozessen und dokumentenintensiven Abläufen ermöglicht Information Managementvon Canon Folgendes:
 
  • Reduzieren des Zeit- und Ressourcenaufwands für die Erfassung, Verarbeitung und den Versand von Informationen bei gleichzeitiger Verringerung von Lager- und Druckkosten
  • Höhere Prozess- und Dokumentensicherheit zur Minderung des Risikos von Verstößen gegen gesetzliche Auflagen
  • Effizientere Kundenkommunikation durch die Bereitstellung einer personalisierten Kundenerfahrung
  • Verbessertes Management von Betriebsausgaben und Cashflow