Weg von starren Berichten

Da immer mehr Mitarbeiter Entscheidungen treffen müssten, werde ein einfacher Zugang zu Berichtswesen und Analyse immer wichtiger, betont ein Arcplan-Sprecher. Unternehmen würden daher zunehmend davon abrücken, statische Berichte nur für eine geringe Anzahl von Anwendern bereitzustellen und stattdessen das Berichtswesen für sämtliche Entscheider in der Organisation öffnen. Dabei gelte es aber folgende zehn Tipps zu beachten.

Tipp Nummer Eins: An die Gestaltung denken

Unklar strukturierte Berichte würden von Anwendern nicht gerne genutzt. Wenn Anwendungen überarbeitet werden, seien bestimmte Fallstricke – beispielsweise wie zu viele oder unpassende Grafiken auf einem Bildschirm oder falsche Diagrammtypen - unbedingt zu vermeiden. Grafiken sollten Arcplan zufolge zudem eine Summary-to-Detail-Navigation haben, damit Nutzer nicht die aktuelle Ansicht wechseln müssten, um Daten analysieren zu können. Ein gutes Dashboard-Design erzeuge selbsterklärende Berichte, die nicht mit blinkenden Grafiken überfrachtet sind.

Tipp Nummer Zwei: Schneller mit In-Memory

Das In-Memory-Processing nutzt die Geschwindigkeit des RAM, um Antwortzeiten zu reduzieren und den Anwendernutzen zu erhöhen. Berichtsentwickler und -nutzer könnten dadurch schneller denn je mit großen Datenmengen arbeiten und durch bessere Analysen zeitnahe und fundierte Entscheidungen treffen. Viele Berichtsplattformen würden über In-Memory-Funktionen verfügen, aber nur wenige böten auch die Sicherheit, dass Nutzer nur die Daten sehen, die sie sehen dürfen.

Tipp Nummer Drei: Verteilungsprozesse implementieren

Für die Anwender müsse die Auswahl der wichtigsten, wiederkehrenden Berichte, einschließlich der sicheren Zustellung per E-Mail gewährleistet sein, damit das tägliche Einloggen in das BI-System überflüssig werde. Die regelmäßige Bereitstellung von Berichten in PDF-, PowerPoint- oder Excel-Format sei ein erster Schritt auf dem Weg zu einem vereinfachten Zugang zu Analysen für all jene, die Entscheidungen treffen müssen.

Tipp Nummer Vier: Kontext anbieten

Den Arcplan-Experten zufolge brauchen Berichte Kommentare, um Daten in den richtigen Kontext zu setzen. Controller sollten durch Kommentare mögliche Interpretationsfehler des Managements ausschließen, besonders wenn es um Abweichungen von erwarteten Ergebnissen gehe.

Tipp Nummer Fünf: Berichte durch Daten Dritter ergänzen

Berichte, die Cloud-Daten einbeziehen, würden Controllern vollkommen neue Einsichten ermöglichen. So erlaube etwa die Integration von Informationen einer Ratingagentur einen Abgleich zwischen deren Kredit-Rating und säumigen Kunden. Alternativ könnten auch einzelne Produktumsätze aus dem Buchhaltungssystem mit Kundendaten aus dem CRM-System abgeglichen werden.

Tipp Nummer Sechs: Unstrukturierte Daten einbeziehen

Unerwartete Erkenntnisse seien die Highlights der Datenanalyse. Viele Unternehmen würden aber nicht die richtigen Quellen nutzen. Durch die Analyse von Social Media-Daten und deren Verbindung mit Unternehmensdaten könnten Organisationen einen Einblick erhalten, welche Kunden ihre Produkte kaufen. Daten aus sozialen Netzwerken könnten Arcplan zufolge hilfreich beim Aufspüren von Trends sein und damit die Produktentwicklung und -verteilung sowie die Marktkommunikation maßgeblich beeinflussen.

Tipp Nummer Sieben: Mobil werden

Gartner prognostiziert, dass bis 2013 33 Prozent der BI-Funktionen mobil genutzt würden. Führungskräfte und Außendienstmitarbeiter wollen schon heute auf Smartphones und Tablets Berichte abrufen und erwarten daher Datenzugang zu jeder Zeit und an jedem Ort. Zunächst sollten bereits bestehende Berichte mobil gemacht werden, am besten mit einem leichten Re-Design, um große Schriftarten und eine einfache Finger-Navigation zum gezielten Drill-Down zu ermöglichen. Mobile Berichte müssten eine klare Sicht auf Daten erlauben und die Möglichkeit zur Interaktion geben.

Tipp Nummer Acht: Selbstbedienung ermöglichen

Da das Berichtswesen heute mehr biete als starre Berichte, würden Geschäftsanwender zunehmend einfache Tools fordern, um mit vorhandenen Daten zu arbeiten, ohne dabei komplizierte Werkzeuge verwenden oder die IT einschalten zu müssen. Neue Ad-hoc-Reporting-Lösungen würden beispielsweise Geschäftsanwendern den Aufbau von dynamischen Berichten mit Live-Daten mittels Drag & Drop erlauben. Diese erhalten damit einen substantiellen Einblick und könnten ihre Ergebnisse mit anderen Nutzern teilen. BI sei nicht mehr nur so genannten Power Usern vorbehalten, sondern ermögliche nun auch Mitarbeitern in den Fachbereichen die gezielte Datenanalyse.

Tipp Nummer Neun: Vorhandene Systeme optimal nutzen

Viele Unternehmen würden über einen umfangreichen Bestand an Berichten und Datenquellen verfügen, die jedem zugänglich gemacht werden könnten. Mittels regelmäßiger Überprüfungen könnten die am häufigsten und am wenigsten genutzten Berichte identifizieren werden. So würden sämtliche Berichte relevant und sinnvoll bleiben.

Tipp Nummer Zehn: Berichte suchen können

Die Verwendung von Metadaten, wie etwa Standardbezeichnungen, Informationen zum Autor, Zeitangaben und anderen, würden das einfache Auffinden und Nutzen vorhandener Berichte erlauben, ohne dass deren Inhalte immer wieder dupliziert werden müssten. Darüber hinaus würden Funktionen wie Bewerten, Kommentieren und gemeinsames Bearbeiten bereits in Richtung Zukunft der BI weisen - der Kollaborativen BI-Lösungen.

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