Mangelnde Entscheidungsbefugnis hemmt Effizienz

Unternehmen in ganz Europa nutzen ihre Informationen nicht optimal. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Studie von Coleman Parks im Auftrag des Informationsmanagement-Spezialisten Iron Mountain. Zwar sind 69 Prozent der befragten europäischen Unternehmen der Ansicht, dass die optimale Nutzung von Informationen einen kritischen Erfolgsfaktor darstellt, doch in jedem dritten Unternehmen (36 Prozent) sind Abteilungen für das Informationsmanagement verantwortlich, denen es an Know-how oder den erforderlichen Entscheidungsbefugnissen fehlt.

Im Rahmen der Studie gaben 22 Prozent der Befragten an, dass in ihrem Unternehmen Office- oder Facility-Manager für das Archivieren und Abrufen von Dokumenten zuständig seien. Bei 14 Prozent der Befragten ist die Verwaltung von papierbasierenden und digitalen Informationen hingegen Aufgabe der IT-Abteilung. Bei knapp der Hälfte der Studienteilnehmer (49 Prozent) ist das Informationsmanagement über mehrere Abteilungen oder Geschäftsbereiche verteilt, wobei in nur 18 Prozent der Fälle ein Abteilungsleiter die Verantwortung dafür trägt. Damit Unternehmen das Potenzial ihrer Informationen optimal auszunutzen, hat Iron Mountain folgende fünf Tipps zusammengestellt:

Den Zweck der eigenen Informationen bestimmen

Es reiche nicht aus, einfach mehr aus den Informationen herausholen zu wollen – Unternehmen müssten wissen, wie genau sie diese für ihre Geschäftsziele einsetzen möchten. Geht es darum, Marketing-Trends zu verfolgen, Vertriebsstrategien auszurichten oder die Performance im Personalbereich zu messen? Erst wenn der Zweck klar sei, könne sich ein Unternehmen an die Umsetzung machen und die nötigen Schritte einleiten.

Alle an einen Tisch bringen

Für die Erstellung und Umsetzung einer Strategie sei es unbedingt erforderlich, dass alle Abteilungen zusammenarbeiten. Denn wenn die IT-, Compliance-, Datenmanagement- und Rechtsabteilung nicht an einem Strang ziehen würden, werde sich der gewünschte Erfolg nicht einstellen. Die Zusammenarbeit sollte laut Iron Mountain von einem funktionsübergreifenden Lenkungsausschuss koordiniert werden, um die Informationsanforderungen aller Beteiligten zu berücksichtigen.

Den raschen Zugriff auf Informationen ermöglichen

Mitarbeiter müssten unbedingt schnell und einfach auf Informationen zugreifen können. Damit würden sich Unternehmen nicht nur einen Wettbewerbsvorteil sichern, sondern auch für zufriedene Mitarbeiter sorgen.

Versteckte Kosten identifizieren

Die Menge an Geschäftsinformationen steigt exponentiell an – Unternehmen müssten deshalb darauf achten, dass mit den Kosten nicht dasselbe geschehe. Ein permanenter Kostendruck und der Versuch, mehr mit weniger zu erreichen, sei hier jedoch nicht der richtige Ansatz. Die monetären Aufwendungen für das Informationsmanagement könnten beträchtlich sein, doch oft handle es sich dabei um versteckte Kosten. Unternehmen sollten deshalb vor der Einführung von Maßnahmen einen Experten hinzuziehen, um die kosteneffektivste Lösung zu finden.

Richtlinien in die Unternehmenskultur übernehmen

Die Implementierung von Richtlinien sei natürlich sehr wichtig – mindestens genauso entscheidend sei jedoch, die Mitarbeiter von deren Umsetzung zu überzeugen. Am effektivsten könnten neue Regelungen eingeführt werden, wenn sie direkt von der Unternehmensleitung ausgehen. Dabei gehe es darum, eine Unternehmenskultur zu etablieren, in der Informationen respektiert und geschützt würden.

„Unternehmen ertrinken in einer Flut von Informationen in allen möglichen Formaten. Das Informationsmanagement muss deshalb auf Vorstandsebene aufgehängt werden“, sagt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer Iron Mountain Deutschland. „Die Zuständigkeit liegt in der Hierarchie häufig zu weit unten, was die Einführung konsistenter Informationsrichtlinien und -prozesse erschwert. Diese sind jedoch äußerst wichtig, um den Zugriff auf die Daten sowie deren effiziente Nutzung zu ermöglichen. Egal, ob es sich um eingehende, ausgehende oder interne Dokumente handelt – Papierdokumente enthalten wertvolle Finanz-, Kunden- und Geschäftsinformationen und sind für den Erfolg eines Unternehmens ganz entscheidend – deshalb sollte das Informationsmanagement einen sehr hohen Stellenwert haben. Unsere Studie macht deutlich, dass sich die meisten Unternehmen zwar dieser Tatsache bewusst sind, aber immer noch Schwierigkeiten damit haben, das Potenzial ihrer Datenbestände voll auszuschöpfen.“

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