Unternehmen benötigen "Drucker-Strategie"

An der Umfrage haben mehr als 6.100 Personen aus Österreich, Deutschland und der Schweiz teilgenommen. Erstmals wurden nicht nur Anwender (ca. 5.000), sondern auch Mitarbeiter aus IT-Abteilungen (ca. 600), Büromaterialeinkäufer (ca. 300) und Computerfachhändler (ca. 200) befragt. Fazit: Selbst in großen Unternehmen gibt es kaum Druckerspezialisten. Anwender und ihre Bedürfnisse stehen bei Maßnahmen zur Verbesserung der Druckerinfrastruktur nicht sehr hoch im Kurs. Deshalb unterlaufen viele Anwender diese Maßnahmen.

Priorität: Druckkosten senken

Druckkosten senken ist laut Umfrage das erste Ziel in den IT-Abteilungen, wenn es um die Druckinfrastruktur geht. Denn eine strategische Planung, wie dieses Ziel erreicht werden soll, fehlt häufig. So geben gerade mal 30% der an der Studie beteiligten IT-Mitarbeiter an, dass in ihren Unternehmen eine "langfristig dokumentierte und vorab geplante" Druckerstrategie verfolgt wird. 70% geben an, die Druckinfrastruktur "kurzfristig und nachfrageorientiert" zu managen. Selbst in großen Unternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitern sieht es kaum besser aus. Auch hier geben nur 39% der Teilnehmer an, dass sie die Druckinfrastruktur strategisch planen.

Ein Grund für diese Zahlen liegt darin, dass in vielen Unternehmen niemand speziell für die Druckinfrastruktur verantwortlich ist. Selbst in den größeren Unternehmen mit 1.000 bis 5.000 Mitarbeitern geben noch 61% der befragten IT-Mitarbeiter an, dass sich niemand speziell um die Drucker kümmert, sondern dass "das alle gemeinsam" machen.

Nach welchen Gesichtspunkten werden also Infrastrukturmaßnahmen entschieden, wenn niemand dafür verantwortlich ist? Ganz oben in der Prioritätenliste der IT-Abteilungen stehen "niedrige Druckkosten" und "möglichst wenig Aufwand für die IT-Abteilung".

Anwenderbedürfnisse hingegen finden sich bei der Befragung der IT in der Prioritätenliste eher am unteren Ende. Der Ansatz, vorrangig durch Konsolidierung zu sparen, spiegelt sich direkt in den Ergebnissen der Printerumfrage wieder: Über die Hälfte der IT-Beauftragten gab an, dass in den vergangenen zwölf Monaten "Arbeitsplatzgeräte durch zentrale Etagengeräte", beziehungsweise "verschiedene Druckermodelle durch einheitliche Modelle" ersetzt wurden.

Zentralisierung auf Kosten der Anwender

Diese Zentralisierungsmaßnahmen stehen im Widerspruch zu den Wünschen der Anwender, die sich in den vorangegangenen Printerumfragen stets arbeitsplatznahe Geräte gewünscht haben. Allein von den Befragten, die eine Druckerstrategie verfasst und umgesetzt haben, stellen 12% fest, dass zu viele Anwenderwünsche die Strategie ausgehebelt haben.

Der Anteil gescheiterter Konsolidierungs-Strategien dürfte laut Oliver Jendro, Senior Consultant bei Dokulife, sogar weit darüber liegen. Viele "gesparte" Arbeitsplatzgeräte werden nach einer Konsolidierung von Mitarbeitern wieder aus dem Büromaterialbudget der einzelnen Abteilungen beschafft. Die IT weiß gar nichts von deren Existenz, da die Geräte meist lokal angeschlossen sind und Verbrauchsmaterialien dezentral beschafft werden. Die Einsparstrategie durch Konsolidierung wird damit teilweise konterkariert.

"Managed Print Lösungen"

Sogenannte "Managed Print Lösungen" werden inzwischen von allen großen Herstellern in den unterschiedlichsten Ausprägungen für alle Unternehmensgrößen angeboten. Große Unternehmen kennen ähnliche Modelle bereits aus Zeiten des Kopierers. Für kleinere und kleinste Unternehmen sind solche Rundum-Sorglos-Konzepte hingegen neu.

Eine der wichtigsten Erkenntnisse für Oliver Jendro aus der aktuellen Printerumfrage ist: Unternehmen brauchen in der hauseigenen IT keine Druckeradministratoren, sondern Output-Manager. Deren Aufgabe ist es nicht, Papierstaus zu beseitigen oder Toner nachzufüllen - für solche simplen administrativen Arbeiten sind seiner Meinung nach Dienstleister häufig besser geeignet. Im Gegenzug für die administrative Entlastung sollte sich der Output-Manager in Zukunft mit dem gesamten Prozess der Dokumentenerstellung befassen. Für einen Output Manager steht nicht mehr nur die gedruckte Seite und deren Kosten, sondern der gesamte Weg von der Erstellung bis zur Ausgabe eines Dokuments im Vordergrund - das bedruckte Papier ist nur das letzte Teilstück dieses Prozesses.

Und an dem wird es auch in Zukunft trotz Tablets und Smartphones nicht mangeln. Überhaupt ist noch nicht absehbar, inwiefern sich neue IT-Hardware auf die Druckgewohnheiten niederschlägt. Erst ein Viertel der Befragten nutzt Smartphones für berufliche Zwecke. Auf die Frage, ob sie "durch das Lesen von Dokumenten auf dem Smartphone weniger Dokumente ausdrucken" antworteten aber 72% mit "Nein".

Eine Auswahl der wichtigsten Umfrageergebnisse sowie eine zusammenfassende Analyse für Unternehmensentscheider gibt es hier www.brother.de/printerumfrage