Mausklick statt Rückruf

Die Gütersloher Band- und Gurtweberei Güth&Wolf GmbH, ein führendes Unternehmen seiner Branche in Europa, setzt seit vielen Jahren auf InfoStore und hat damit die Archivierung sowie das Dokumentenmanagement systematisch ausgebaut.

Das 1887 gegründete Unternehmen fertigt ausschließlich in Deutschland an den Standorten Gütersloh und Friesoythe und erwirtschaftet mit 325 Mitarbeitern einen Umsatz von 32 Millionen Euro. Hochspezialisierte Produkte sind das Ergebnis langer Erfahrung in diesem Markt, für den die Weberei alle Arten technischer Bänder und Gurte vom Aufhänger für Textilien über fertig konfektionierte Verschlüsse für Rucksäcke und Taschen bis hin zu Ladungssicherungs- und Tragegurten herstellt.

"Komplex wie unser breitgefächerter Zielmarkt sind die Kundenwünsche und damit auch die Korrespondenz mit unseren Kunden, die zu gut einem Drittel aus dem Ausland bestellen", sagt IT-Leiter Markus Graskamp.

Wurden früher viele Gurte und Bänder als Endlosware gewebt, so fertigt das inhabergeführte Unternehmen heute ganze Gurtsysteme mit Schnallen und Clips, wie sie heute an zahlreichen Gebrauchsartikeln zu finden sind. Die Fertigungstiefe hat sich damit erhöht, und ebenso die Komplexität der nach Kundenwunsch gefertigten Artikel, die naturgemäß eine mannigfaltige Ausprägung haben können.

Start mit Spool-Archivierung

Das kontinuierliche Wachstum führte Güth&Wolf schon 2005 auf den Weg der digitalen Archivierung. Da das Unternehmen wie zahlreiche Mittelständler auf die IBM System i setzt, suchte man ein DMS-System für Midrange-Rechner. InfoStore erwies sich bei der Auswahl als die passendste Lösung für diese Plattform. (Die derzeitige IT-Ausstattung besteht aus einem IBM System i 520. Als Client-Betriebssysteme kommen Windows XP und Windows 7 zum Einsatz.)

"Zuvor waren alle unsere Kundenvorgänge in einem elektromechanischen Dokumentenpaternoster untergebracht. Unsere Mitarbeiter recherchierten die grobe Nummerierung über eine Tastatur. Danach musste natürlich in der jeweiligen Regalreihe nach dem gewünschten Vorgang von Hand weiter gesucht werden", sagt Markus Graskamp. Angesichts von über 50 Mitarbeitern, die ständigen Kundenkontakt haben und täglich vielen hundert Anfragen war die Recherche auf diesem Wege zu umständlich und zeitraubend. Nach der Entnahme des Dokuments kam dieses dann in eine Ablage zurück und wurde von der Registratur erneut in das Archiv einsortiert, so dass die Papiere mehrfach bewegt werden mussten.

"Wir haben darum jene Dokumente zuerst archiviert, die ohnehin schon in einer bestimmten Form digital vorhanden waren, nämlich unsere ausgehenden Rechnungen und Lieferscheine in Form von Spool-Dateien auf unserer System i", beschreibt Graskamp den individuellen Ansatz zur digitalen Archivierung im Unternehmen. Zuvor wurden ausgehende Rechnungen und Lieferscheine auf Nadeldruckern ausgegeben und die Durchschläge archiviert.

Mit der Einführung von Laserdruckern entstand schließlich die Idee, die Spool-Dateien für ein elektronisches Archiv zu nutzen, um künftig auf das Papierarchiv zu verzichten. Die Spool-Dateien werden zum Zeitpunkt des Drucks automatisch im Infostore archiviert und können bei Bedarf in wenigen Sekunden am Bildschirm angezeigt werden. "Da wir unser ERP-System selbst programmiert haben und es auf der System i läuft, war InfoStore die passende Lösung für uns, weil es als Dokumentenmanagementsystem für diese Plattform die vielfältigsten Archivierungsmöglichkeiten bietet", so Graskamp. Damit war ein erster und kostengünstiger Schritt hin zum digitalen Archiv getan.

Späterer Rückruf ist heute passé

Im Laufe der Zeit wurde die Archivierung mit InfoStore bei Güth&Wolf konsequent ausgebaut. So folgte im Jahre 2008 die Archivierung von Office-Dokumenten über die integrierte Office-Schnittstelle von InfoStore: Mit einem Mausklick wandern erstellte Schriftstücke aus der Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation heraus in das digitale Archiv.

"Auf diese Weise wird die komplette ausgehende Korrespondenz den einzelnen, verschiedenen Vorgängen zugeordnet", sagt Markus Graskamp. "Der nächste wichtigste Schritt war die Archivierung mit dem Modul Workstation Scan von InfoStore. Dieser Prozess betrifft alle Dokumente, die uns in Papierform erreichen, wie eingehende Rechnungen und Bestellungen von Kunden", so IT-Leiter Graskamp.

Dabei versehen die Mitarbeiter die Rechnungen zunächst mit einem Barcode. Wenn danach die Rechnung im ERP-System erfasst wird, wird der Barcode ebenfalls mit eingegeben. Anschließend werden die Belege mit Workstation Scan an einem eigenen Arbeitsplatz eingescannt. Lieferantennummer, Rechnungsnummer und Barcode werden so eindeutig miteinander verknüpft. Über den Barcode können die Mitarbeiter bei Güth&Wolf heute im ERP-System jederzeit den gewünschten Vorgang aufrufen. Das früher übliche "Ich rufe gleich zurück" ist damit passé.

Zusätzlich werden auch die Produktionsaufträge für die Webmaschinen mit InfoStore erfasst. Diese DIN A4-Blätter enthalten alle wesentlichen Informationen für die Mitarbeiter an den Maschinen. Bei einer laufenden Produktion werden an der Maschine durchaus zahlreiche Notizen auf dem Blatt angebracht, die sich auf die Einstellungen der Maschine oder auf die Materialien beziehen. "Da sich Aufträge auch wiederholen, ist es hilfreich, wenn wir etwa einen Blick auf einen Auftrag werfen können, der vielleicht ein Jahr zurückliegt, um gegebenenfalls weitere Informationen, auch über Probleme, zu erhalten", verdeutlicht Markus Graskamp den Nutzen der digitalen Archivierung auch dieser Dokumente.

Integrierte E-Mail-Archivierung

Abgerundet wird die digitale Archivierung mit InfoStore bei Güth&Wolf seit jüngster Zeit durch die ebenfalls integrierte revisionssichere E-Mail-Archivierung. In Verbindung mit einer selbst programmierten Schnittstelle ist die Handhabung für die Mitarbeiter denkbar einfach gehalten.

"Unsere Kollegen müssen dazu lediglich die betreffende E-Mail zu einem Kundenvorgang per Drag & Drop aus ihrem Eingangsordner in Lotus Notes in den passenden Kundenordner des Archivs ziehen", erklärt Graskamp. Die nötige Zuordnung aller Daten übernimmt ein eigens entwickelter Software-Agent im Hintergrund. Derzeit läuft die Software in der Version 10 bei Güth&Wolf. Dank der Anbindung des zweiten Standorts in Friesoythe über eine Standleitung ist auch von dort aus ein schnelles Arbeiten mit InfoStore auf dem Zentralrechner in Gütersloh möglich.

Die Akzeptanz bei den ca. 100 Mitarbeitern, die mit InfoStore arbeiten, ist aufgrund der Zeitersparnis sehr hoch. Deshalb soll die Lösung künftig noch enger mit dem Workflow bei Güth&Wolf verzahnt werden, so IT-Leiter Graskamp. "Da bei uns auf den Kundenaufträgen aufgrund der Komplexität und Spezialisierung der Weberzeugnisse zahlreiche Informationen per Hand ergänzt werden, zirkulieren diese Dokumente heute relativ lange in Papierform. Künftig könnten wir diese Auftragsdokumente schon beim Eingang erfassen und dann digital mit Informationen ergänzen. Gleiches ist für andere zirkulierende Dokumente wie Urlaubsanträge denkbar, die wir mit InfoStore in einem aktiven Workflow bereitstellen könnten."

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