1-7-2011 | Aus MONITOR 5/2011 Gedruckt am 30-10-2014 aus www.monitor.co.at/index.cfm/storyid/13943
Informationsmanagement

Compart

Kostensparen mit Outputmanagement

Zentralisiertes Outputmanagement bietet viel Potenzial zur Kostensenkung. Die deutsche Compart in Böblingen hat sich auf dieses Thema spezialisiert.

Dominik Troger

Workflow für Outputmanagement (Bild: Compart)

"Unter Outputmanagement hat man in der Vergangenheit oft nur die Ausgabe über einen Drucker verstanden", erläutert Ionais Terzopoulus, Partner Manager von Compart. "Heute versteht man darunter auch die elektronische Verarbeitung." Das Idealziel ist die plattformunabhängige Verarbeitung von dezentral erzeugten Dokumenten.

"Der individualisierte Einzeldruck gibt in Unternehmen noch immer den Ton an, im inhabergeführten Unternehmen genauso wie im Konzern", weiß Terzopoulus. Die Nachteile liegen auf der Hand: personelle Ressourcen werden mit routinehaften Randtätigkeiten wie Papiermanagement, Kuvertieren u. a. m. gebunden und es gibt ein hohes Fehlerrisiko. "Durch die Etablierung zentraler Druck- und Versandprozesse, in die alle Bereiche eines Unternehmens einbezogen werden, lassen sich Kosten entscheidend senken. Wie die Praxis zeigt, sind Einsparungen bis zu 80 % möglich", so der Output-Spezialist.

Für die Bündelung spricht noch ein weiterer Punkt: Die Vielzahl neuer Anwendungen, mit denen Dokumente heutzutage erzeugt werden, überfordert meist die IT-Infrastruktur eines Unternehmens. Die Applikationen laufen auf verschiedenen Plattformen und generieren Dokumente und Datenströme unterschiedlichen Formats, die sich nur schwer zusammenfassen lassen.

Plattformunabhängig

Angesichts dieser Potenziale setzt langsam ein Umdenken ein. Mehr und mehr Firmen erkennen die Vorteile der Zentralisierung. Einzelbriefe werden erstellt, gespoolt und über das zentrale Output-Management des Gesamtunternehmens produziert.

Terzopoulus: "Wir haben mit DocBridge Pilot eine plattformunabhängige Software entwickelt, mit der sich maßgeschneidert Sendungen für jede Ausgabeform erstellen lassen: als Druck genauso wie als E-Mail, Fax, E-Postbrief und über Web-Portale." Die Software folgt dabei dem Grundprinzip, dass der Import von Eingangsdokumenten und die Sendungsausgabe voneinander getrennt passiert.

Auf der Eingangsseite werden die zu verarbeitenden Dokumente analysiert und sämtliche für die Weiterverarbeitung notwendigen Kriterien als Metadaten extrahiert, wie beispielsweise die Inhalte von Kommentaren (NOPs) in AFP-Datenströmen oder Seiteninhalte wie Markierungen (Optical Mark Recognition, OMR), Barcodes oder Text. Während die Software die Dokumente einem zentralen Sendungspool zuordnet, werden die Metadaten in einer relationalen Datenbank abgelegt. Mittels eines auf den PC-Arbeitsplätzen (Clients) implementierten Druckertreibers sind die Anwender in der Lage, auch ihre Office-Dokumente im gleichen Sendungspool abzulegen und sie damit zentral weiterverarbeiten zu lassen.

Anwendungsbeispiel

Was bedeutet das in der Praxis? Es muss dabei gar nicht immer um hochvolumige Anwendungen gehen, wie sie etwa in der Finanzdienstleistungsbranche gefordert sind. Ein international agierender Telekommunikationsdienstleister mit Niederlassungen in Deutschland und Österreich hat beispielsweise auf dieser Basis einen zentralen Dokumenten-Pool für die individuelle Beantwortung von Kundenanfragen etabliert.

Rund 300 Schreiben fallen hier täglich an. Ziel war es, die Mitarbeiter von lästigen Nebentätigkeiten wie Drucken, Unterschreiben, Kuvertieren etc. zu entlasten. Sie signieren digital die Briefe, anschließend wird das Schreiben als elektronisches Abbild auf einem Serververzeichnis abgelegt. Kollegen im Fachbereich greifen über einen Web-Client darauf zu und prüfen, ob die Briefe den Vorgaben entsprechen. Wenn alles passt, werden sie auf elektronischem Weg zum Versand an das angeschlossene Druckzentrum übergeben.

Die von Compart entwickelte Software DocBridge Pilot bereitet dazu die Dokumente entsprechend auf. In das gängige Druckformat AFP umgewandelt, enthalten sie alle erforderlichen Informationen für die weitere Verarbeitung. Darin eingeschlossen ist die Zusammenstellung der Einzeldateien zu einem AFP-Gesamtdokument für die Endlospapier-Verarbeitung beim Druckdienstleister.

TransPromo

Interessante Anwendungsmöglichkeiten ergeben sich auch bei TransPromo, also Kundenkorrespondenz mit integrierten Werbebotschaften. "Im deutschsprachigen Raum steht man hier erst am Anfang", weiß Terzopoulus. "Grund für diese Zurückhaltung ist die in vielen Betrieben fehlende informationstechnische Vernetzung zwischen Marketing und den anderen Unternehmensbereichen." Außerdem wird das Thema zunehmend für neuartige Medien wie E-Mail, Webportal oder E-Postbrief interessant.

Wer sich für TransPromo entscheidet, sollte zunächst klären, welche Technologien und Workflows dafür erforderlich sind. Die sind nicht automatisch bei allen Firmen gleich, weiß der Output-Spezialist, aber "in jedem Fall sind genau definierte Mechanismen zur Übergabe von Werbemotiven an die Dokumentenausgabe erforderlich."

Compart ist über ihren Partner Docolution auch in Österreich vertreten und plant seine Präsenz auf dem hiesigen Markt für Output Management weiter auszubauen.

www.compart.com

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