Enterprise Content Management goes Social

Doch das Content Chaos ist gefährlich. Es mutiert und breitet sich immer weiter aus. Es überschreitet Unternehmensgrenzen und spinnt seine Fäden bis in soziale Netzwerke hinein. So bleibt auch den ECM-Herstellern nichts anderes übrig, als ihr "Heilmittel" weiterzuentwickeln, soziale Funktionen zu integrieren und so dem drohenden Wildwuchs Einhalt zu gebieten.

Bevor wir uns in diesem Artikel jedoch den aktuellen Trends und Entwicklungen zuwenden, möchte ich sicherstellen, dass wir die gleiche Sprache sprechen.

Die anerkannte Definition des Akronyms ECM und des Begriffes "Enterprise Content Management" stammt vom Branchenverband AIIM International und umfasst "die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse".

Dokument ist nicht gleich document

Wenden wir uns dem Begriff "Dokument" zu, so wird deutlich, dass allein schon dieser eine weite Interpretationsbandbreite zulässt. Im deutschen Sprachraum hat das Dokument vom allgemeinen Verständnis her einen Bezug zu einem papiergebundenen Schriftstück. Das führt sogar so weit, dass wir deutschsprachigen dem Dokument einen urkundenähnlichen Charakter zuschreiben.

Im angelsächsischen Raum hingegen ist das "document" oft einfach nur eine Textdatei. Nicht mehr und nicht weniger.

Wir müssen deshalb zwischen dem Umgang mit Dokumenten im Sinne von Akten - wo Themen wie Dokumentenechtheit und rechtssichere Aufbewahrung (Archivierung) zum Tragen kommen - und dem Erfassen und Verwalten von Information, von Inhalten, also von Content unterscheiden.

Strukturen lösen sich auf

Oft geht es in Unternehmen um genau das - um das Erfassen, Verwalten und natürlich auch das rasche Auffinden von Information.

Ein Dokument im herkömmlichen Sinn hat sowohl einen Inhalt, als auch eine strukturelle Komponente, z.B. das Layout. Gerade die Entwicklung des Internets hat aber dafür gesorgt, dass sich diese Strukturen auflösen. Der Inhalt und die Form des Inhalts werden somit zu getrennten Elementen. So kann der Inhalt für unterschiedliche Zwecke auch in eine unterschiedliche Form gebracht werden.

Häufig ist heute ein Dokument nur eine Ansicht auf sich dynamisch ändernde Inhalte. Denken Sie nur an die Darstellung aktueller Aktienkurse. Also kann ein Dokument, dass ich heute betrachte, morgen schon wieder ganz anders aussehen - vielmehr einen anderen Inhalt haben.

In vielen Fällen entstehen Dokumente in Teams und so ist es nicht verwunderlich, dass die moderne Definition von ECM auch die Themen "Collaboration" und "Communication" mit einschließt.

Für Projekte werden Teams gebildet und dank moderner Technologie und Kommunikationsmethoden können diese auch trotz räumlicher Distanz virtuell zusammenarbeiten.

Wildwuchs

Unternehmen tun gut daran, ihren Mitarbeitern die entsprechenden Ressourcen zur vernetzten Zusammenarbeit zur Verfügung zu stellen. Denn tun sie es nicht, droht angesichts der privaten Gewohnheiten und Gerätschaften der Mitarbeiter und dank moderner Technologien ein unkontrollierbares Datenchaos. Es gibt einfach so viele Möglichkeiten, (viele davon auch kostenlos) die sich mühelos nutzen lassen, um einem die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Gründen wir doch einfach eine Facebook-Gruppe und kommunizieren wir dort miteinander. Richten wir uns bei Google einen Teamkalender ein und legen wir auch die Dokumente, an denen wir gemeinsam arbeiten, bei Google Docs ab. Gechattet wird vielleicht noch über Skype, größere Dateien werden bei irgendeinem Online-Storage-Anbieter gespeichert. So hat man auch von zu Hause und von mobilen Endgeräten darauf Zugriff. Und schon läuft ein großer Anteil des Contents am Unternehmen vorbei...

Unternehmen wissen oft nicht, was sie wissen

Information aber, die nicht innerhalb der Unternehmensstruktur gespeichert ist, lässt sich nicht automatisiert suchen und auffinden. Und ist demzufolge für Andere, die von der Existenz der entsprechenden Dokumente nichts wissen, nicht existent.

Das gilt auch für interne Ablage- bzw. Dateistrukturen, die für die Mitarbeiter nicht durchschaubar bzw. nicht strukturiert durchsuchbar sind.

Damit ist der Ineffizienz Tür und Tor geöffnet. Arbeiten werden doppelt ausgeführt, Dokumente ähnlichen Inhalts mehrfach erstellt. Es ist einfach nicht bekannt, dass ein anderer Mitarbeiter des Unternehmens die gleiche Aufgabe schon längst erledigt hat.

Dass solche Szenarien mit dem Management von Content wenig bis gar nichts mehr zu tun haben, wird bei diesem Beispiel deutlich. Aber um dies zu verhindern, muss eine umfassende Lösung zur Verfügung stehen, die neben der zentralen Verwaltung von Dokumenten und einer intelligenten und raschen Suche, auch Technologien zur Zusammenarbeit und Kommunikation bereitstellt. Am besten samt Workflow-Management. Bei größeren Unternehmen wird darüber hinaus auch noch eine rechtssichere Archivierungslösung erforderlich sein.

Kompetente Köpfe - der Unternehmensschatz

Als eine Art des erweiterten content könnte man auch das Fachwissen der Mitarbeiter im Unternehmen betrachten. Ab einer gewissen Unternehmensgröße können sich die Mitarbeiter einer Firma klarer Weise nicht mehr alle persönlich kennen. Und so ist es von großem Vorteil, wenn eine Plattform zur Darstellung der persönlichen Leistungen und Qualifikationen für den Einzelnen zur Verfügung steht.

Das ermöglicht es den Mitarbeitern schnell und effizient jene Person zu finden, die für die jetzt gerade zu erledigende Aufgabe die richtige Ansprechperson ist.

Ist E-Mail noch zeitgemäß?

E-Mailkommunikation begleitet uns schon seit Jahren bei unserer täglichen Arbeit. Und natürlich ist sie ein praktisches und rasches Mittel zur Kommunikation zwischen A und B. Geht es aber um die Kommunikation in Arbeitsgruppen zwischen mehreren Personen, oder um Diskussionen zu einem bestimmten Thema, gibt es mittlerweile bessere Wege. Viele Unternehmen und Mitarbeiter setzen E-Mail auch zum Austausch von Dokumenten ein. Fehlende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit - vor allem mit externen Partnern oder Kunden sorgen dafür. Das Ergebnis: mehrfache Versionen von ein- und demselben Dokument.

Eine rasch einzurichtende zentrale Plattform zur Zusammenarbeit in Teams bzw. zwischen z.B. Kunden und Lieferanten ist hier wohl die wesentlich bessere Lösung.

Aus einer Studie vom bereits erwähnten AIIM namens "State oft he ECM Industry 2011" geht hervor, dass 39% der befragten Unternehmen ihre E-Mails in persönlichen Outlook-Ordnern archivieren. Eine Vorgangsweise, die verhindert, dass wichtiges Wissen innerhalb des Unternehmens geteilt werden kann. Ein Indiz dafür, wie wichtig es ist, E-Mail in die ECM-Strategie eines Unternehmens mit einzubinden.

Gesteigerte Zufriedenheit

Die Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter zu steigern - auch das zeigt die Studie - ist einer der größten Antreiber zur Einführung von ECM-Systemen. Interessanter Weise führt solch eine effiziente Struktur, die das Auffinden von Wissen bzw. von Personen, die über dieses Wissen verfügen, erleichtert, zu einer gesteigerten Zufriedenheit unter den Mitarbeitern. Darüber hinaus fühlen sich diese im Unternehmen wohler. Ein "side-effect", der nicht zu unterschätzen sein dürfte. Denn schließlich sind glückliche Mitarbeiter auch bessere Mitarbeiter. Und welcher Unternehmer möchte keine glücklichen Mitarbeiter haben?

Wir sehen, ein Unternehmen muss an vielen Fronten gegen Content Chaos kämpfen. Was also muss ein modernes ECM-System können, um Herr dieser Problematik zu werden? Ein zentrales Element sollten zentrale Team-Plattformen sein. So kann verhindert werden, dass schon beim Erstellen von Dokumenten mehrfache Versionen von diesen abgelegt werden. Zudem erleichtert und beschleunigt es die Arbeit für alle Beteiligten. Empfehlenswert ist es, auch das E-Mail-System mitzuintegrieren. Gerade mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern ist das immer noch die am weitesten verbreitete Kommunikationsform.

Ein ganz wichtiger Aspekt ist das Auf- und Wiederfinden von Information. Je umfassender die Datenmengen, desto wichtiger wird eine schnelle Suche mit guten Filtermöglichkeiten.

Blogs, bzw. die Darstellungsmöglichkeit der eigenen Qualifikationen und Leistungen spielen zudem eine immer wichtigere Rolle, schließlich sind die Mitarbeiter das Kapital eines Unternehmens.

Und zu guter Letzt sorgen vielfältige Kommunikationsmöglichkeiten wie Chat, und Phone samt Verfügbarkeitsanzeige für ein nahtloses Erlebnis bei der Zusammenarbeit.

ECM-Systeme brauchen also zunehmend Funktionen für unternehmensweites Social Networking. Sie tun gut daran, das bei der Wahl der entsprechenden Lösung zu berücksichtigen.