"Als Microsoft-Mitarbeiter lernt man schnell, dass das erste was man tun sollte, eine Suche im Infoweb ist."

Microsoft ist ziemlich SharePoint-getrieben. Die SharePoint Landschaft ist so gestaltet, dass Informationen eines Teams oder zu einem Projekt an einem zentralen Ort abgelegt werden können.

Microsoft InfoWeb

Intern gibt es ein übergelagertes Userinterface namens Infoweb. Dahinter liegt SharePoint und dahinter wiederum liegt FastSearch for SharePoint, ein Dienst zum intelligenten Einschränken der Suche. Das ist eine Technologie, die Microsoft vor ein paar Jahren zugekauft hat. Diese bietet eine intelligente Beschlagwortung von Inhalten und bildet Indizes, damit alles schnell gefunden werden kann.

Microsoft verfügt über sehr viele SharePoint-Server. Die Nutzung folgt allerdings keiner starren Struktur. Jede Gruppe legt Datenblätter, Präsentationen und Ähnliches in ihrem Teamworkspace ab. Und mit der Suche über all diese Server weltweit, bin ich trotzdem in der Lage, Dokumente ziemlich schnell zu finden.

Wenn man bei MS zu arbeiten beginnt, vergisst man manchmal, dass die meisten Dinge, die man sich überlegt, mit ziemlicher Sicherheit sich schon mal jemand anderer im Konzern überlegt hat.

Wer sucht, der findet

Man lernt aber schnell, dass das erste was man tun sollte, eine Suche im Infoweb ist. Wenn mich also jemand nach einer Information fragt, dann ist das mein erster Schritt. Dann schränke ich meist die Suchergebnisse auf Aktualität, PowerPoints und pdfs ein, eventuell auch noch auf bestimmte Autoren.

Wenn ich dann auf ein Dokument klicke und mir ist im Inhalt irgendetwas nicht klar, schaue ich, ob der Autor verfügbar ist. Das erkenne ich am grünen Punkt neben dem Namen. Ist er verfügbar, chatte ich ihn an. Bei unserer Arbeitsweise fließen Dokumentenmanagement, Communication und Collaboration sehr oft zusammen.

Workspace-Klassifikation

In einem Konzern, in dem so viele Information Worker arbeiten und hunderte bzw. tausende MB von Daten generieren und ablegen, muss es darüber auch eine gewisse Kontrolle geben.

Bevor deshalb ein Workspace angelegt wird, muss dieser klassifiziert werden. Ich definiere dabei, ob es sich um einen Arbeits- oder einen Projekt-Workspace handelt. Oder um einen, wo sicherheitskritische Themen gespeichert werden sollen. Je nachdem ordnet die IT den Workspace dann unterschiedlich ein. Über die Vergabe von Berechtigungen wird danach der Zugriff geregelt. Meist sind wir Mitarbeiter darauf bedacht, dass wir Informationen untereinander austauschen können. Die Einschränkungen werden also nicht zu eng gesteckt.

Keine Mail-Attachements

Wenn es darum geht, dass mehrere Personen an einem Dokument arbeiten sollen, schicken wir das Dokument nicht per E-Mail hin und her, sondern nur einen Link zur zentralen Ablage und vielleicht auch noch einen Screenshot dazu. Alles andere ist vom Konsolidieren her viel zu aufwendig. Da kommt uns auch das "Multiuser-Feature" von Office 2010 entgegen. Damit können mehrere Benutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, wobei nur die Bereiche im Dokument gesperrt sind, die gerade jemand editiert. Das kommt zwar noch nicht häufig vor, ist aber glaube ich ein Trend bei uns.

Eine Frage der Disziplin

Das Thema Dokumentenmanagement bzw. Wissen zur Verfügung zu stellen oder zu teilen, ist eine Disziplinierungsfrage. Das Verschicken eines Dokuments als Attachement zu einem E-Mail ist oft nur eine Angewohnheit. Man sollte sich überlegen, ob es nicht schlauer wäre, das Dokument zentral abzulegen, weil dann alle darauf zugreifen bzw. daran arbeiten können.

MySite

Ein Punkt, der für unser Unternehmen immer wichtiger wird, ist die Nutzung des "MySite"-Features. Dazu gibt es auch eine gewisse Verpflichtung im Unternehmen. Jeder Mitarbeiter sollte eine aktuelle und gepflegte MySite haben. Auf der MySite wird die eigene Arbeit dokumentiert und präsentiert. Oft geht es beim Dokumentenmanagement ja nicht nur um die Suche nach einem bestimmten Dokument. Die Person, die es erstellt hat, ist ja das noch wertvollere Gut.