"InnovIT": Der Workflow für Ideen

Was früher der sprichwörtliche "Zettelkasten" war, das können heute Collaboration-Plattformen wie Microsoft Sharepoint oder Novell Vibe in einem weit höheren Ausmaß leisten: Unternehmen bei der Sammlung von Mitarbeiterideen zu unterstützen. Sie stellen Tools bereit, mit denen Ideen für betriebliche Verbesserungen im Rahmen eines definierten Workflows gesammelt, bearbeitet und bewertet werden können.

"Durch die neuen Möglichkeiten, die diese Pattformen bieten, können Unternehmen ihr betriebliches Vorschlagswesen praxisnäher und mitarbeitergerechter aufstellen", erläutert Michaela Nestler, Consultant beim unabhängigen IT-Dienstleister ITdesign. "Viele Mitarbeiter haben gute Ideen, aber oft erfährt niemand davon. Mit den neuen Tools kann die Hemmschwelle für Vorschläge und der Ablauf des Bewertungsvorgangs deutlich verbessert werden."

Kreativität statt Bürokratie

Der "Zettelkasten" war für innovationsfreudige Mitarbeiter oft nur ein "Schwarzes Loch", in dem ihre Ideen verschwanden, ohne dass sie jemals wieder von ihnen gehört haben. Schon alleine diesem demotivierenden Umstand kann durch die Errichtung eines "Ideenportals" abgeholfen werden.

Nestler: "Den Mitarbeitern muss das Einbringen von Ideen so einfach wie möglich gemacht werden. Ihnen muss das Gefühl vermittelt werden, dass ihre Vorschläge aufgegriffen und beurteilt werden. Sie wollen erfahren, ob ihre Ideen weiterverfolgt werden oder ob sie abgelehnt wurden. Sie erwarten für gute Ideen zumindest ein anerkennendes Feedback."

Deshalb sei es wichtig, ein kreatives, unbürokratisches Umfeld zu schaffen, in dem Ideen spontan geäußert werden können, um diese dann in einem softwaregestützten Prozess weiterzuverfolgen. Die über ein Portal erfassten Ideen könnten dann beispielsweise im Rahmen eines definierten Workflows an zwei oder drei Personen, zur Erstbeurteilung weitergeleitet werden.

"Diese Personen sollen wesentliche Bereiche des Unternehmens repräsentieren wie zum Beispiel die Produktentwicklung, das Marketing eventuell auch das Finanzwesen", erläutert Nestler. "Sie entscheiden, ob es sich überhaupt lohnt, die Idee weiterzuverfolgen."

Feedback für Mitarbeiter

Fällt die Entscheidung positiv aus, kann jetzt mit der eigentlichen Bewertung der Idee begonnen werden, in dem man recherchiert, Umfragen macht, Berechnungen durchführt. Die Ergebnisse werden durch die Collaboration-Software dokumentiert und bleiben nachvollziehbar. Kommt man auch hier zu einem positiven Ergebnis, dann kann die Idee der Geschäftsführung zur endgültigen Entscheidung vorgelegt werden.

"Der Mitarbeiter, der die Idee hatte, wird über die positive oder negative Entscheidung informiert und kann auch den Status, den seine Idee gerade innerhalb des Workflows einnimmt, nachverfolgen", so Nestler. Auf Wunsch lässt sich zum Beispiel auch ein Bonussystem damit verknüpfen, das innovative Mitarbeiter zu weiteren guten Ideen anspornt.

Vorgangsweise in der Praxis

Collaboration-Plattformen sind schon häufig im Einsatz oder ihre Einführung ist geplant - der Errichtung eines Ideen-Workflows steht dann nichts mehr im Wege. Dazu ist es notwendig, dass man sich unternehmensintern organisatorisch abstimmt und den zu adaptierenden, mit Automatismen versehenen Ideen-Workflow auf der Collaboration-Plattform implementiert.

"ITdesign bietet dafür Workshops an und sorgt für die Umsetzung", erläutert die Spezialistin. "Als unabhängiger Dienstleister können wir alle gängigen Collaboration-Plattformen einbeziehen."

www.itdesign.at