Standortübergreifendes Druckkonzept

Zum Produktportfolio von Aebi Schmidt zählen Fahrzeuge zur Schneeräumung und Glättebekämpfung, Kehrmaschinen, Fahrzeugausrüstung sowie Traktoren, Transporter und Mähgeräte für die Grünflächenbearbeitung. Die Aebi Schmidt Gruppe umfasst vier Produktionsstandorte und elf Vertriebsstandorte in ganz Europa mit teilweise mehreren Standorten innerhalb der Länder. Das Unternehmen beschäftigt insgesamt rund 1.300 Mitarbeiter.

Noch vor einigen Jahren hatten die Standorte unterschiedlichste IT-Umgebungen, sowohl was die IT-Infrastruktur betrifft, als auch die Hardware und Applikationssysteme. Die fehlende Struktur brachte einen erhöhten Wartungsaufwand und Kosten mit sich. Drucker etwa wurden je nach Bedarf einzelner Abteilungen gekauft, für Kopiersysteme gab es an jedem Standort separate Serviceverträge. Darüber hinaus hat die Vorratshaltung der unterschiedlichsten Toner viel Kapital gebunden und die Nachbestellungen und Serviceeinsätze waren mit hohem Aufwand verbunden. All dies machte die Bestrebungen des Unternehmens nach Effizienz und zentraler, einheitlicher Organisation hinfällig. Um die Verwaltung effizienter zu gestalten, sollte die gesamte IT- und Arbeitsorganisation von einem Standort aus verwaltet werden.

Einheitliches Druckmanagement

Nachdem in den letzten Jahren die gesamte IT- und Kommunikationsinfrastruktur vereinheitlicht wurde, standen für die IT im letzten Jahr die Druck-, Kopier- und Faxgeräte im Fokus. Das Ziel war hierbei eine einheitliche Druckumgebung mit Systemen eines einzigen Herstellers und einem einzigen Dienstleister, der den Service für alle Standorte im In- und Ausland sicherstellen kann. Dadurch sollten nicht nur die Administration, Überwachung und Abrechnung für alle Druck- und Ko-piersysteme vereinfacht, sondern auch Kosten gespart werden.

In einem aufwändigen Projekt legte die IT-Abteilung zunächst eine Bestandsaufnahme aller vorhandenen Systeme und Toner an und ermittelte das Druckvolumen sowie die Gesamtkosten. Im nächsten Schritt wurde gemeinsam mit dem Freiburger Partner SIWA Bürotechnik ein Plan für eine einheitliche Struktur mit Kyocera-Systemen mit einem Seitenpreisvertrag für die Standorte in Deutschland, später für alle weiteren Standorte entwickelt.

Allein durch die Vereinheitlichung des Geräteparks mit Kyocera Druck- und Kopiersystemen wäre eine jährliche Einsparung von knapp 100.000 Euro zustande gekommen, den reduzierten Verwaltungsaufwand einbezogen. Das Druckmanagement sollte jedoch zusätzlich so optimiert werden, dass mit einer möglichst geringen Anzahl an Geräten eine hohe Verfügbarkeit von Druckfunktionen für die Mitarbeiter erreicht werden.

"Ausschlaggebend bei der Entscheidung für die Kyocera-Lösung mit dem Dienstleister SIWA Bürotechnik war vor allem das schlüssige Gesamtkonzept, das unsere Kosten reduzierte. Ganz wichtig war dabei die Möglichkeit, ein einheitliches Druckmanagement über alle unsere Standorte im In- und Ausland etablieren zu können", erklärt Sievers. Der Austausch der Systeme wurde zunächst in St. Blasien, einem der Hauptstandorte, durchgeführt. Dabei wurde die Geräteanzahl durch den Einsatz von Abteilungs-Multifunktionsgeräten erheblich reduziert. Im Anschluss wurden alle deutschen Niederlassungen umgerüstet, danach folgten die Filialen im Ausland.

Service-Dienstleistung direkt vor Ort

Um den Service für alle Standorte gewährleisten zu können, unterhält Siwa Bürotechnik Kooperationen mit Fachhändlern in der direkten Reichweite der jeweiligen Niederlassungen auch im europäischen Ausland. Die Hardware wird von SIWA Bürotechnik geliefert, die Installation und den Service übernehmen jedoch die Kooperationspartner vor Ort. "Alles wird über eine einzige Rechnung mit uns über SIWA abgerechnet", sagt Sievers. "Das sorgt für Übersichtlichkeit, wenig Aufwand und gute Planbarkeit."

Das im Vorfeld ermittelte Gesamt-Druckvolumen lag bei 350.000 Seiten pro Monat und ist seither relativ konstant. Der zugrunde liegende "SIWA Click-Vertrag" ist ein Seitenpreis-Vertrag, der die Hardware, Toner und Verbrauchsmaterialien für das geplante Druckvolumen sowie die regelmäßige Wartung einschließt. Für eine seitengenaue Abrechnung kommt in allen Standorten momentan die Software KYOcount zum Einsatz. Die Software übermittelt automatisch die Zählerstände aller im Netzwerk eingebundenen Druck- und Kopiersysteme. In Kürze soll dies die neue Flottenmanagementsoftware KYOfleetmanager übernehmen.

Mit ihr ist eine ständige Überwachung aller im Netz eingebundenen Systeme von der IT-Zentrale aus möglich. Das einheitliche Druckkonzept hat auch den Vorteil, dass bei Anwenderfragen die IT sogar telefonisch Soforthilfe leisten kann. Früher war dies aufgrund der vielen Modelle nicht machbar. Eine eigene Administration an jedem Standort für Druck- und Kopiersysteme ist heute nicht mehr nötig. Sievers kann mit seinem Projekt zufrieden sein. "Wir haben unser Ziel erreicht und ein funktionierendes, einheitliches Druckmanagement geschaffen. Damit spart das Unternehmen Verwaltungsaufwand und Kosten im nahezu sechsstelligen Bereich - obwohl die technische Ausstattung verbessert wurde."

www.kyocera.at