"Scan-to-Process"

"Immer mehr Unternehmen wollen ihre papierbasierten Informationen in elektronische Geschäftsprozesse integrieren - und dies möglichst effizient für die Mitarbeiter und ohne zusätzlichen Schulungsaufwand", berichtet Klaus Schulz, Manager Produkt Marketing EMEA bei der Fuiitsu Tochter PFU.

Das belegt auch das starke Wachstum bei den Stückzahlen von Dokumentenscannern. Mit Ausnahme der durch den wirtschaftlichen Abschwung gebremsten Entwicklung in den Jahren 2008 und 2009 lag das Wachstum seit 2001 laut dem Analysten InfoSource je nach Segment bei 15 bis 25 % pro Jahr.

Scanner werden "prozess-ready"

Durch die zunehmende dezentrale Unterstützung von Workflow und Geschäftsprozessmanagement wandern Dokumentenscanner hinaus in die Fachabteilungen beziehungsweise direkt an die Arbeitsplätze.

Abteilungs-MFPs (Multifunkionsdrucker) mit Scannfunktion sind laut Schulz keine Alternative, weil das Handling zu aufwändig wird, sobald beispielsweise in einer Abteilung mehrere Mitarbeiter mehrmals am Tag darauf zugreifen müssen. "Immer wenn mehrere Benutzer regelmäßig Dokumente erfassen wollen, empfiehlt sich ein einfach zu bedienender Netzwerkscanner, der sich zudem in der Regel schnell amortisiert", so Schulz.

Für einen Hardwareanbieter wie PFU resultiert daraus, die Scanner "prozess-ready" zu machen. Ein gutes Beispiel ist der neue Fujitsu ScanSnap N1800. Mit ihm können Mitarbeiter Papierdokumente direkt in ihre Geschäftsprozesse, ihr lokales Netzwerk oder in die Cloud befördern. Er besitzt einen großen, selbst erklärenden Farb-Touchscreen und eine einfache Benutzerführung. "Einfaches Fingertippen genügt, um papierbasierte Dokumente beispielsweise auf Microsoft Sharepoint abzulegen, Rechnungen an die Buchhaltung zu leiten oder Papiernotizen per E-Mail zu versenden", erklärt Schulz.

Die Abläufe zur Erfassung von Dokumenten lassen sich individuell einstellen und sogenannten Job-Buttons zuweisen. "Programmierbare Touchscreen-Schaltflächen" leiten den Informationsfluss direkt an den gewünschten Geschäftsprozess oder die zuständige Abteilung", so Schulz.

Zudem ist der N1800 ein Komplettsystem, das auch ohne PC oder Server nutzbar ist, denn er lässt sich direkt an externe E-Mail-Services, NAS-Systeme oder Cloud-Ablagen koppeln. Auf den PCs der Benutzer ist keine Installation von Treibern oder Bediensoftware nötig. Bis zu 1.000 Geräte lassen sich standortübergreifend zentral konfigurieren.

Ein Beispiel für diese "neue Art" des Dokumentenscannings gibt der deutsche Maschinenbauer Abus. Steigender Digitalisierungsbedarf beim mittelständischen Kranherstellerführte zur Beschaffung von 200 ScanSnap-Modellen für den unternehmensweiten Einsatz. "In allen Bereichen erfassen die Mitarbeiter Dokumente nun dezentral am eigenen Schreibtisch und nicht mehr an großen Produktionsscannern. Die zeitnahe Erfassung und die perfekte Einbindung in das Dokumentenmanagement steigerte die Produktivität", erläutert Schulz.

PFU in Österreich

In Österreich ist das Unternehmen über die Distributoren Dicom, Actebis und Ingram Micro vertreten. Der Produktmanager möchte sich in Zukunft aber noch stärker auf den Mittelstand und kleinere Unternehmen konzentrieren.

Schulz: "Unser Ziel ist es, näher an den Fachhandel heranzurücken." Diesem sollen die Chancen der neuen Geschäftsfelder eröffnet werden, die sich im DMS-Umfeld ergeben. Das Marktpotential ist nicht nur in Österreich groß. Laut internationalen Marktstudien nutzen erst rund 10% der Unternehmen übergreifend Dokumentenscanner.

PFU ist ein global tätiges Unternehmen und zählt im Markt für Dokumentenscanner zu den weltweit führenden Anbietern. In der EMEA-Region besitzt man laut dem Analysten InfoSource je nach Scanner-Segment bis zu 50 % Marktanteil. Der Jahresumsatz weltweit liegt bei etwa einer Milliarde US-Dollar.

Angeboten werden Dokumentenscanner für Produktionsumgebungen mit hohem Scanaufkommen ebenso wie Modelle für den professionellen Endanwender, Desktop- und Workgroup-Einsatz.

www.fujitsu.com/emea/products/de

www.pfu.fujitsu.com