Unternehmen wollen integrierte ECM-Framework-Lösung

"Wir hungern nach Wissen und ertrinken in Informationen", sagte schon der amerikanische Trendforscher John Naisbitt. Allerdings fehlt dafür auch noch das Bewusstsein: Dokumenten- und Informationsmanagement oder gar Overall Enterprise Content Management (ECM) steckt bei vielen Unternehmen in den Kinderschuhen oder wurde noch gar nicht angedacht.

Aber auch dort, wo den Unternehmen bewusst ist, dass die Informationen im Unternehmen ein wichtiges Asset sind, wird das Thema ECM oft noch vernachlässigt, da andere Dinge wie Produktentwicklung, Vertrieb und Marketing oft als "Kerngeschäft" mehr Augenmerk geschenkt wird. Dabei ist eines klar: Wer ein gutes ECM System realisiert, hat damit auch beste Voraussetzungen, um am Markt zu reüssieren.

Der Nutzen von ECM-Systemen ist vielfältig: Sowohl Effizienz als auch Effektivität innerhalb des Unternehmens können laut Experten verbessert werden. Da im Zuge eines ECM-Projektes auch die Prozesse analysiert werden, kommt es auch hier zu positiven Veränderungen: Einige Prozesse laufen künftig etwa automatisiert, andere werden eingestellt. Da die Informationen via ECM zentral verfügbar sind, sind die Mitarbeiter in der Lage, schneller und effizienter darauf zuzugreifen. Es gibt auch direkt spürbare Einsparungen, etwa weil weniger Papier und Porto gebraucht wird. Ein weiterer Vorteil ist eine verbesserte Datensicherheit.

"Zu viel Zeit geht mit der Suche nach wichtigen Informationen verloren. Prozesse geraten ins Stocken, Mitarbeiter sind frustriert, und das Unternehmen verliert Geld", führt Martin Böhn, Experte für ECM beim deutschen BARC (Business Analysis Research Center) klar vor Augen, warum ECM gerade in Zeiten des harten, globalen Wettbewerbs unverzichtbar ist.

"Moderne Dokumentenmanagement-Systeme unterstützen die Verwaltung, Verteilung und insbesondere die Nutzung von Informationen", rät Böhn dringend, ein adäquates ECM-System einzusetzen.

ECM-BARC-Tagung im Mai

Ende Mai hat das BARC in Würzburg eine zweitägige ECM-Tagung veranstaltet. Rund 75 IT-Entscheider und Projektleiter waren mit dabei. Viele nutzten die Gelegenheit, sich einen Überblick über den aktuellen Markt und die Lösungen verschiedenster Anbieter, etwa SAP, Ceyonic, SER, H&S, GSD, Fabasoft, Saperion, windream oder ELO zu verschaffen.

"Besondere Themen waren Formen der Dokumentenverwaltung und des Dokumentenzugriffs, etwa Aktenstrukturen, virtuelle Sichten, Suchformen und Möglichkeiten der Suchvermeidung, dann die Unterstützung von mobilen Endgeräten, das Thema ECM in der Cloud, Formen der Prozessunterstützung, Integration in Drittsysteme wie etwa SharePoint, SAP oder LotusNotes, der Rechnungs- und Posteingang sowie last but not least E-Mail-Management", zählt Martin Böhn auf.

Der BARC-Experte propagiert ein "Umdenken im ECM: Statt rein administrativer ist heute eine konsultative Informationsverarbeitung angesagt, wodurch die Vorgangsbearbeitung direkt unterstützt wird." Eine Tatsache, an der niemand vorbeikommt, die aber dringend berücksichtigt werden muss, ist die Veränderung der Informationswelt: Soziale Netzwerke, Portale, Foren, Wikis und Blogs, aber auch Cloud Computing sowie die neue Hardware wie aktuell Smartphones und Tablets sorgen generell für einen neuen Informationszugang, eine neue Verteilung und Nutzung von Informationen.

Vermeidbare Fehler

Soll eine neue ECM-Lösung ausgewählt werden, so sollten die Verantwortlichen neben den Funktionen und der Technik auch die Integration der Software in die bestehende Systemlandschaft im Auge behalten. Häufig wird der Fehler gemacht, sich nur auf die dokumentenlastigen Prozesse zu konzentrieren. Für durchgängige Abläufe müssen jedoch auch Bereiche wie ERP, CRM und Office sowie die entsprechenden Schnittstellen in die Planung miteinbezogen werden.

In der BARC-Anwenderbefragung haben sich drei große Stolpersteine bei ECM-Projekten herauskristallisiert: die mangelnde Vergleichbarkeit der Anbieter und Lösungen, die fehlende Spezifikation der Anforderungen und kein klares Vorgehen sowie teilweise fehlende Unterstützung durch Geschäftsführung und Fachabteilungen (Kommunikationsprobleme).

Auch auf Bedienungsfreundlichkeit muss unbedingt geachtet werden. Die beste ECM-Lösung nützt letztlich gar nichts, wenn die (potentiellen) Anwender nicht bereit sind, damit zu arbeiten. Idealerweise sollten die Nutzer gar nicht merken, dass sie die Daten in ein ECM-System eingeben oder Informationen daraus beziehen. Da mit ECM-Vorhaben auch die Neu-Organisation von Prozessen einhergeht, gilt es, alle Beteiligten am Projekt möglichst frühzeitig teilhaben zu lassen.

Neben der IT-Abteilung müssen auch die Fachabteilungen und die Geschäftsführung beim ECM-Projekt "mitspielen". Damit können eventuelle Widerstände bereits im Vorfeld ausgeräumt werden. So mancher Anwender muss sich im Zuge eines ECM-Projektes von alten, gewohnten Tätigkeiten verabschieden. Dazu kommt, dass Dokumente nicht mehr physisch in Papierform, sondern meist nur noch elektronisch vorliegen. Zusammenfassend sind die wichtigsten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung wie immer bei einem großen Software-Projekt eine gute Planung, genug Zeit für die Software-Auswahl bzw. zur Evaluierung der Lösungen sowie ein gutes Team.

ECM-Trends erkennbar

Gute Planung ist tatsächlich von größter Bedeutung, denn das Thema ECM wird komplexer oder anders gesagt: Singuläre "Insellösungen" sind out, "das Thema der integrierten ECM-Lösungen ist sehr vielfältig und hat auch sehr zur Akzeptanz der Thematik ECM beigetragen", betont Christian Dlapka, Geschäftsführer von Pentadoc Österreich, der laut Eigenaussagen "führenden Unternehmensberatung in punkto ECM".

Ein Trend, den auch Phillip Meyer, Bereichsleiter für ECM bei Siemens IT Solutions and Services, bestätigt: "Klassisches Dokumentenmanagement gibt es immer weniger, die Kunden wollen vermehrt kollaboratives ECM bzw. eine Gesamt-Framework-Lösung haben, das bedeutet für uns weniger SER- oder Saperion-Projekte. Wir realisieren jetzt vor allem SharePoint-Lösungen". Ende Juni fand übrigens der erste dreitägige (!) SharePoint-Summit in Frankfurt statt (www.sharepoint-summit.de). Die Veranstaltung ist ein guter Indikator dafür, welch große Bedeutung die Software bereits besitzt.

SharePoint als technische Plattform ist vor allem dann anzuraten, meint Meyer, wenn "unternehmenskritische Informationsbestände über die unterschiedlichsten Applikationen und Speicherorte, E-Mail-Server und Archive, Kunden- und Produktdatenbanken oder operative Applikationen wie ERP oder CRM verteilt sind. Derzeit ist die Version "SharePoint 2010" aktuell (löst SharePoint 2007 ab), von Microsoft wird die Lösung als "Business Collaboration Plattform für Unternehmen und das Web" positioniert.

Die Umsetzung bereits bekannter Web 2.0-Technologien wie WIKIs oder Blogs in SharePoint war jedoch immer wieder Gegenstand von Kritik, spezialisiertere Plattformen wie z. B. Wordpress sind hier schon viel weiter. Allerdings zeigt gerade die Entwicklung von SharePoint deutlich die strategische Zukunftsausrichtung: Hin zum Web, zur "Wolke", zum "Betriebssystem für das Internet" respektive "Betriebssystem 2.0 für das Gesamtunternehmen".

Was die "Cloud" angeht, steckt der ECM-Markt noch in den Kinderschuhen. "Die ECM-Lösungsanbieter forcieren das Cloud-Thema, aus heutiger Sicht sind die Endanwender noch sehr zaghaft und sehen hier die Problematik der Datensicherheit", sagt Pentadoc-Geschäftsführer Dlapka. Langfristig sieht er ECM-Cloud-Anwendungen aber im Kommen, "da es vor allem Kosteneffizienz und Infrastrukturentlastung bringt", das würde sich vor allem für KMUs auch heute schon rechnen. Die aktuelle Pentadoc ECM-Cloud-Studie besagt allerdings, dass die überwiegende Mehrheit der Unternehmen (knapp 82 %) derzeit keine ECM-Cloud-Lösung einsetzt, auch das künftige Interesse ist eher schleppend, 72 % sagen dezidiert "nein".

Die Bedeutung von Enterprise Content Management ist den Unternehmen jedoch bewusst. In der Studie "Pentadoc Radar 2011" geben 70 % an, derzeit ein DMS- bzw. ECM-System einzusetzen, befragt wurden dabei rund 900 Unternehmen. Vor allem Benutzerfreundlichkeit, Übersichtlichkeit und Integrationsfähigkeit werden derzeit allerdings vermisst und stehen auf dem Wunschzettel der Unternehmen ganz oben. Informationsplattform, E-Mail-Management und Posteingangsbearbeitung sind die am meisten eingesetztesten Formen von ECM. Bei den Komponenten führt Archivierung (67, 1 %) vor Scanner (66,5 %) und E-Mail-Management (54,3 %).

Auch ECM wird mobil

Dritter großer Trend, der von allen Experten bestätigt wird, ist die Mobilität. "Im Zeitalter des iPad und Smartphones ein ganz klares Thema. Die Mitarbeiter sind unterwegs und müssen schnell auf Dokumente und andere Informationen, ja sogar auf Prozesse reagieren", stellt Dlapka fest.

Der bekannte Hersteller OpenText, um nur ein Beispiel zu nennen, setzt voll auf Mobilität. Laut OpenText können die Anwender mit "OpenText Everywhere" auf eine Vielzahl von Funktionalitäten der OpentText ECM Suite 2010 zugreifen. Unterstützt werden Blackberry, iPhone und iPad. Innovativ gibt sich Fabasoft: Mit FolioCloud hat das oberösterreichische Unternehmen eine Public Cloud für B2B-Collaboration aufgebaut, die auch mit mobilen Geräten arbeitet.

"Die mobile Abrufbarkeit wird ganz klar immer mehr ein Thema"; stimmt Phillip Meyer von Siemens IT Solutions and Services zu. "Wir haben gerade für einen Tiroler Holzbetrieb eine schöne ECM-Mobile-Lösung realisiert. Bei einer Vertriebsoffensive wurden alle Vertriebsmitarbeiter mit einem iPad ausgestattet. Über ein Programm, das in der SharePoint Community entwickelt wurde, haben wir für das Unternehmen eine Lösung realisiert, die den SharePoint Content auf den iPads synchronisiert", berichtet Meyer. Der Effekt: Die Vertriebsmitarbeiter können stundenaktuell Informationen auf ihrem iPad abrufen und haben somit aktuellste Zahlen, Informationen oder Präsentationen parat. Meyer, der über ein Team von 35 ECM-Beratern verfügt, will in Zukunft ganz genau die Developer Community beobachten: "Mit diesem Know-how lassen sich dann die schönsten Lösungen realisieren".

Die Informationsflut, aber auch die IT-Landschaft im Unternehmen wird immer komplexer, daher "sehen die Kunden heute die Notwendigkeit der Unterstützung durch ECM-Systeme und auch von herstellerneutraler Beratung, das war vor fünf Jahren noch anders. Es gibt mittlerweile dermaßen viele Lösungsansätze und Produkte für ein und dasselbe Thema, da schafft man es als ECM-Projektleiter in einem Unternehmen gar nicht mehr durchzublicken", meint Pentadoc-Geschäftsführer Christian Dlapka. Grund genug für den umtriebigen Berater, bereits seit 2006 einen "ECM-Tag" zu veranstalten.

ECM-Tag in Wien

Die diesjährige Veranstaltung im Mai bewies, wie sehr das Thema derzeit boomt: "Wir hatten einen neuen Besucherrekord, der ECM-Tag hat sich als jährlicher Treffpunkt für ECM-Anwender und Lösungsanbieter fix etabliert", freut sich Dlapka über den Erfolg. Referiert und diskutiert wurde über alle derzeit aktuellen ECM-Themen und Trends wie etwa (E-Mail-) Archivierung, digitaler Posteingang, Rechnungsbearbeitung, Vertragsakte, SharePoint, ECM in der Cloud oder neue Wege in der Kundenkommunikation.

Zum Abschluss des ECM-Tages wurde der ECM-Award in vier Kategorien verliehen: Für die innovative Umsetzung wurde das Amt der Vorarlberger Landesregierung (Partner CSC Austria) für das Projekt SOVA (Soziale Verfahren Automatisiert) ausgezeichnet. Längstens fünf Minuten nach Einlangen werden die ca. 80.000 jährlichen Anträge bearbeitet. Alle Schritte wie Bewilligung und Verbuchung efolgen elektronisch und sind somit transparent für alle Beteiligten nachvollziehbar.

In der Kategorie Wirtschaftlichkeit konnte die Generali Holding (Partner Top Image Systems, TIS) mit einer Lösung für die elektronische Eingangspostverarbeitung den Sieg erringen. Ausschlaggebend für den Sieg waren vor allem die Flexibilität und Skalierbarkeit der neuen eFLOW Unified Content Plattform. Der Vorteil für Generali: Die Geschäftsprozesse laufen deutlich schneller und kostengünstiger ab und die Servicequalität gegenüber Kunden und Partnern wurde damit signifikant verbessert.

Als ECM-Lösung des Jahres wurde Fabasoft für seine Lösung "Folio Cloud" für grenzüberschreitende geschäftliche Zusammenarbeit ausgezeichnet. Die Zusammenarbeit erfolgt dabei über Teamrooms. Sicherheitsbedenken sind laut Fabasoft nicht notwendig, die Datenspeicherung erfolgt in Rechenzentren von Fabasoft in Zentraleuropa.

Mittels Anwender-Voting wurde auch ein Preis für den ECM-Lösungsanbieter des Jahres vergeben, den Braintribe erringen konnte. 446 Teilnehmer erwählten aus insgesamt 23 ECM-Anbietern den Sieger. Dabei waren neun Fragen von der Funktionalität der Lösung bis zur Qualität der Betreuung durch den Anbieter zu beantworten.

Pentadoc-Geschäftsführer Dlapka freute sich über die große Resonanz beim erstmalig abgehaltenen Anwender Voting und verwies einmal mehr darauf, den Anwender-Nutzen besonders zu beachten: "Man muss den Anwender und seine Geschäftsprozesse in den Vordergrund stellen und eine passende Lösung finden. Die Lösung selbst ist dabei oft zweitrangig, denn ein ECM-Projekt ist in hohem Maß ein Organisationsprojekt".

Der Anwender im Mittelpunkt

Den Anwender im Blickfeld hat auch Gerald A. Pitschek. Bereits vor knapp 20 Jahren hat sich der Kärntner mit seinem Beratungsunternehmen Pitschek+Partner in Klagenfurt auf Themen wie Dokumentenmanagement, Archivierung und Workflow spezialisiert. Pitschek hat auch umfassendes Know-how zu bieten, so hat er bereits seit Mitte der neunziger Jahre einen ECM-Kriterienkatalog aufgebaut. Aktuell werden mehr als 900 Kriterien dabei umfassend beschrieben.

Einmal im Jahr führt Pitschek+Partner eine umfassende ECM-Anbieter-Evaluierung für den österreichischen Markt durch. Dabei werden die wichtigsten in Österreich aktiven ECM-Anbieter bzw. deren Produkte in den unterschiedlichen Lösungskategorien im Zuge einer "generischen Ausschreibung" detailliert evaluiert.

"Anhand der ECM-Evaluierung ist es möglich, eine Produkt-Auswahl/Ausschreibung in extrem kurzer Zeit zu schaffen", betont Pitschek. Alle zwei Jahre erstellt Pitschek auch eine umfassende Marktstudie über den heimischen ECM-Markt, dabei werden Informationen und Daten von Anbietern und Anwendern berücksichtigt.

Offensichtlich ist es das Bemühen sowohl von Gerald Pitschek als auch von Christian Dlapka, das nach wie vor schlechte Unternehmensberater-Image (zu hohe Gagen, schlechte Beratungsleistung) zu verbessern. "Dem schlechten Image entgegen zu stehen und einen Mehrwert im Unternehmen zu bringen ist eine meiner großen Missionen und bedeutet auch sehr viel Verantwortung", ist Christian Dlapka von Pentadoc seriöse, kundenorientierte ECM-Beratung ein großes Anliegen.

www.barc.de/ecm-studien

www.pentadoc.at

www.ecm-award.at

www.pitschek.com