Eine EAM-Prozesslandschaft etablieren

Wichtig sind vielmehr kontinuierliche EAM-Prozesse, die zur Aufnahme von aktuellen Anforderungen und technologischen Entwicklungen beziehungsweise zur laufenden Steuerung und Beratung regelmäßig durchlaufen werden. Dadurch, dass im Unternehmen zum Beispiel Änderungen wahrgenommen und umgesetzt werden oder die Entwicklung der Technologie voranschreitet, ist es erforderlich, dass die entworfene IT-Architektur kontinuierlich angepasst und ausgebaut wird.

Ein mögliches Einführungsmodell für die EAM-Prozesse ist in nebenstehender Grafik wiedergegeben; die wesentlichen Elemente der hier vorgeschlagenen Architekturmanagementprozesse zeigt die beigefügte Tabelle.

Planung

Im Rahmen der IT-Bebauungsplanung im Enterprise-Architekturmanagement sind Entscheidungen darüber zu treffen, wie eine standardisierte Entwicklung, Integration, Installation und Wartung (Modifikation) von IT-Systemen aufgrund von IT-Strategien erfolgen kann. Dazu gehören folgende planerische Aufgabenbereiche:

• Konzeption und Entwicklung der fachlichen Architektur begleiten,
• Bebauungsplan für die Anwendungslandschaft des Unternehmens entwerfen (Applikations-Landscape),
• effiziente und bedarfsgerechte Entwicklung der IT-Infrastruktur (Technologie-Architektur) konzipieren,
• Risikomanagement für technologieintensive Projekte, präventive Planung und Review von Softwarearchitekturen,
• methodische Planung der Unternehmensarchitektur, eingebettet in den strategischen IT-Planungsprozess.

Vom Architekturplanungsteam sind die Anforderungen und die sich daraus ergebenden Auswirkungen auf die IT-Strategie zu analysieren. Die wesentlichen Treiber für die IT-Strategie werden festgehalten. Danach werden die daraus abgeleiteten Informationsbedürfnisse aufgezeigt. Im nächsten Schritt werden die aktuellen Markttrends analysiert und auf ihre Relevanz für das Unternehmen hin untersucht. Aus all diesen Grundlagen wird dann eine für Fachbereich (bzw. dem Kunden) und IT gemeinsame Vision der strategischen Anforderungen an die Bebauungslandschaft abgeleitet.

Eng verbunden mit der IT-Planung sind die zu implementierenden Architektur-Innovationsprozesse. In diesem Zusammenhang ist festzulegen,

• welche Innovationsinstrumente für das Architekturmanagement bedeutsam sind,
• wie ein optimales Innovationsmanagement eingeführt werden kann,
• und welche Integrationen zu einem umfassenden Produktdatenmanagement nötig sind (IT-Asset-Management, Configuration-Management, Lizenzmanagement, Product-Life-Cycle-Management in der IT).

Ein nachhaltiges Innovationsmanagement setzt sowohl eine Kenntnis der Anforderungen des Unternehmens bzw. der Kunden an die Architekturen sowie der Möglichkeiten auf dem Gebiet der Informations- und Kommunikations-Technologie (also ein Wissen um die aktuellen IT-Trends) voraus.

Architekturentwicklung

Ein Kernbereich der Architekturentwicklung ist die Erstellung, Abstimmung und Abnahme von Blueprints. Entsprechend gestalten sich hier Abstimmungsprozesse anhand von Blueprints, die Standards sowie best practices aufnehmen und im Ergebnis eine Referenzarchitektur anbieten (differenziert nach Sichten, adressiert für verschiedene Zielgruppen).

Die Sichten können in Abhängigkeit zu den Zielgruppen von abstrakten rein fachlichen Schwerpunkten einer Architektur bis hin zu physischen Aspekten variieren (funktionale und nicht-funktionale Aspekte werden unterschieden). Es gehen sowohl IST- als auch SOLL-Aspekte ein. Die IT-Architekturentwicklung erfolgt in der Regel innerhalb von IT-Projekten und ist daher eng verzahnt mit dem Projektmanagement-Prozess:

• Blaupausen und Referenzarchitekturen ausgewählten IT-Projekten zur Verfügung stellen,
• Projektberatung,
• Durchführung von speziellen Architekturprojekten (z. B. Konsolidierungsprojekte).

Entscheidungen zu den Unternehmensarchitekturen sind ad hoc (etwa aus Anlass einer Neubeschaffung oder bei Eingehen eines Kundenauftrages) beziehungsweise in regelmäßigen Abständen (etwa für das turnusmäßige Reporting) zu treffen. Die Festlegungen zu den betreffenden Architekturen haben häufig erhebliche Auswirkungen auf die zukünftige Fähigkeit des Unternehmens, seine Geschäfte mit IT-Unterstützung erfolgreich zu realisieren. Die ständige Änderung und Weiterentwicklung der Enterprise-Architektur ist außerdem ebenfalls wichtig (Produktlebenszyklusmanagement) und bedarf der Unterstützung durch klar definierte Architektur-Change-Prozesse.

Die entwickelten Architekturen (vgl. Architekturentwicklungsprozesse) sowie die definierten Fachanforderungen seitens des Kunden (Fachabteilungen etc.) bilden in der Regel den Startschuss für Änderungen bzw. Anpassungen der IT-Architektur. In dem Architektur-Change-Prozess wird die Umsetzung der jeweils entwickelten Architektur im täglichen Arbeitsablauf sicherstellt. Reaktiv werden gegebenenfalls Reviews von neuen Geschäftsanforderungen durchgeführt und bestätigt oder abgelehnt und alle notwendigen Folgeaktivitäten initiiert. Proaktiv wird definiert, wie und wann neue Architekturkomponenten in den Einführungszyklus aufgenommen werden.

Dokumentation

Voraussetzung zur Entwicklung, Planung und Steuerung von Enterprise-Architekturen ist es, die Ist-Situation der jeweiligen Unternehmensorganisation in geeigneter Form zu dokumentieren (also die Architekturlandschaft zu verwalten beziehungsweise zu pflegen). Dazu bieten sich für die Architektur-Dokumentationsprozesse mittlerweile zahlreiche Beschreibungsmodelle und Dokumentationsformen an, wobei natürlich vor allem in Abhängigkeit von dem jeweiligen Architekturbereich Unterschiede gegeben sind. Integriert ist in jedem Fall auch eine laufende Pflege der Architekturdokumentation sicherzustellen. Dies ist beispielsweise erforderlich, wenn neue Technologien beziehungsweise Applikationen verfügbar sind oder neue technische Anforderungen, als Ergebnis eines Changes aufgrund geänderter Geschäftsanforderungen, in die Enterprise-Architektur zu integrieren sind.

Notwendig ist die Orientierung an Dokumentationsstandards, die vor allem die Inhalte und die Form der Dokumentation der einzelnen Architekturbereiche sowie deren Vernetzung untereinander festlegen. Abhängig von Architekturbereichen (Geschäftsarchitektur, Daten- und Informationsarchitektur, Applikationsarchitektur, Technologiearchitektur) sind also geeignete Dokumentationsformen zu vereinbaren. Außerdem ist darauf zu achten, dass auch alle notwendigen Architektur-Details erhoben und dokumentiert werden, die für die Erfüllung der Planungs- und Steuerungsaufgaben im Architekturmanagement sowie für die Unterstützung der gegebenenfalls initiierten Architekturprojekte sowie der durch Architekten begleiteten IT-Projekte benötigt werden.

In allen Fällen empfiehlt sich eine grafische Darstellung der aktuellen Unternehmensarchitektur (ein sogenanntes Big Picture), die die Bereiche IT-Technologie, Anwendungen (IT-Applikationen), Datenarchitekturen sowie Geschäftsfunktionen / Geschäftsprozesse des jeweiligen Unternehmens in ihrem Zusammenhang abdeckt. Mit diesem Framework werden das Management der gesamten IT-Landschaft wesentlich erleichtert, Potenziale für Kostensenkungen gezielt erkannt und die Effizienz der IT insgesamt signifikant erhöht.

Bewertung

Nachhaltig können Entscheidungen zu Architekturen nur dann getroffen werden, wenn zuvor eine gründliche Bewertung der Architekturen und der Architekturlandschaft erfolgt ist und umfassende Analysen durchgeführt wurden, die die relevanten Aspekte zu den jeweiligen Entscheidungsobjekten umfassen. Die Art und Weise, wie Architekturen einer Bewertung unterzogen werden, ist in Organisationen mit ausgereifter Infrastruktur in der Regel im Detail vorzugeben. Dabei stellen geeignete Formulare (Dokumentvorlagen) und Checklisten sicher, dass wichtige Fragen, die zur Bewertung und Entscheidung notwendig sind, beantwortet werden.

Als Grundlage für die Bewertung von Architekturen dient das definierte Set von Kriterien. Die Bewertungskriterien werden in einem auf die geschäftlichen Anforderungen zugeschnittenen Schema mit entsprechender Gewichtung abgebildet. Dabei werden sowohl die fachliche und die technische Bedeutung als auch die Dringlichkeit einer Entscheidung berücksichtigt.

Um eine klare und akzeptierte Bewertung der Ist-Architekturen vorzunehmen, sollten spezifische Techniken verwendet werden. Die am meisten eingesetzten Verfahren zur Analyse und einer daran sich anschließenden Bewertung der Enterprise-Architekturen sind: Maturitätsanalyse, Gap-Analyse, SWOT-Analyse, Impact-Analyse, Nutzwertanalyse, Portfoliotechnik, Risikoanalyse, Wirtschaftlichkeitsanalyse sowie Szenariotechnik.

Ein wichtiger Punkt ist der Soll-Ist-Vergleich mit der Bewertung und Beurteilung von aktuellen Architekturen im Vergleich auf die Zielarchitektur. Kennzahlen dabei sind erreichte Ziele sowie erzielte Ergebnisse, um sicherzustellen, dass die getätigten Aktionen mit der Soll-Architektur konform gehen.

Controlling

Im Rahmen der Architektur-Controlling-Prozesse geht es im Wesentlichen um das Steuern/Lenken bei der Entwicklung, Planung und dem Einsatz von Enterprise-Architekturen. Diese gezielte Steuerung durch die Unternehmensleitung, die IT-Leitung beziehungsweise die IT-Architekten wird als dringend notwendig gesehen, weil

• die Enterprise-Architekturen - insbesondere die Geschäfts- und Applikationsarchitekturen neben der Technologiearchitektur - in vielen Unternehmen eine zunehmend wichtige Rolle (auch für das Business der Unternehmen) spielen und somit
• deren reibungsloser Einsatz und die konsequente Verbesserung der Geschäftsprozesse mittels geeigneter IT-Architekturen wesentliche Erfolgsfaktoren für die Unternehmen und Verwaltungen darstellen.

Ein spezifisches Architektur-Controlling ist heute also unverzichtbar, um die EAM-Aktivitäten innerhalb einer Organisation transparent zu machen und erfolgreich zu steuern. Werden im Zuge der Umsetzung von Architekturvorgaben und Architekturplanungen Soll-ist-Abweichungen festgestellt, sind Anpassungsmaßnahmen zu eruieren und gegebenenfalls zu ergreifen. Dies ist eine permanente Aufgabe im Architekturmanagement.

Risikomanagement

Die Identifikation, Analyse und Bewertung der in der Enterprise-Architektur vorhandenen Risiken ist ein wichtiges Element des EAM (= Architektur-Risikomanagementprozesse). Notwendig für ein erfolgreiches Risikomanagement zu den Enterprise Architekturen ist in jedem Fall die Differenzierung der Risiko-Arten für die jeweils unter Risikoaspekten analysierten Architekturen.

Nur durch eine geeignete Kategorienbildung ist eine differenzierte Risikoanalyse möglich und lassen sich geeignete Maßnahmenbündel ableiten. Insbesondere gilt es, herauszufinden, welche Risiken die größte Aufmerksamkeit brauchen, indem ihr Beitrag zum Gesamtrisiko zu den Enterprise-Architekturen erhoben wird. Die Risikoanalyse beginnt normalerweise bei den Business-Prozessen, die üblicherweise Risiken durch externe Ereignisse ausgesetzt sind. Dies sind beispielsweise Probleme

• im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften,
• im Zusammenhang mit dem Markt und dem Wettbewerb, oder
• Sicherheits- und Integritätsprobleme.

Die Analyse der Applikationen, die bestimmte Business-Prozesse unterstützen, liefert daraufhin wichtigen Input für die Gesamtbewertung der Architekturrisiken. Die relevanten Applikationen werden im Hinblick auf die Häufigkeit und die Höhe der mit der Gefahr eines Ausfalls verbundenen Verluste bewertet. Auf dieser Basis gilt es dann Maßnahmen zur Risikobehandlung zu formulieren und entsprechend umzusetzen.

Information & Kommunikation

Architektur-, Informations- und Kommunikationsprozesse sollen sicherstellen, dass alle Architektur-Interessenträger, Betroffene und Nutzer über die Architektur informiert sind und dass der aktuelle Stand sowie zukünftige Änderungen frühzeitig kommuniziert werden.

Informationsbereitstellungsprozesse (Infos zu den IT-Architekturen selektiv an den Kunden beziehungsweise an Stakeholder weiterleiten) umfassen vor allem:

• Stakeholderanalysen,
• Informationsaustauschprozesse (Veranstaltungen, Portale),
• Kunden-Marketing.

Mit einem sorgfältig dosierten Marketing-Mix können die Anerkennung und der Erfolg für ein IT-Architekturmanagement erheblich verbessert werden. Die Wirkungen eines professionellen Architektur-Marketings sind weitreichend:

• Aktuelles aus der Arbeit wird zielgerichtet weitergegeben (abhängig von den Interessen der Stakeholder). Der verbesserte Informationsgrad zu den IT-Architekturen geht Hand in Hand mit einer vermehrten Anerkennung der IT-Architekten und der Ergebnisse ihrer Arbeit.
• Bei einem hohen Informationsgrad lassen sich Entscheidungen durch den Auftraggeber leichter durchsetzen. Der Hauptgrund liegt in dem verbesserten Informationsstand und dem sich daraus ergebenden höheren Vertrauen in die Qualität der Arbeit.

Beachten Sie: Kernprozesse im Unternehmens- und IT-Management sind die Planung der Architekturlandschaften sowie die kontinuierliche Entwicklung und Beherrschung der installierten Architekturen. Von besonderer Relevanz ist die ganzheitliche Betrachtung auf Gesamtorganisationsebene sowie die Berücksichtigung der Wechselwirkungen zwischen den Bausteinen der Architektur.

Dipl.-Hdl. Ing. Ernst Tiemeyer ist seit mehr als 20 Jahren in leitenden Projektfunktionen sowie als IT-Consultant und im Managementtraining tätig. Schwerpunktmäßig befasst er sich in der Praxis aktuell mit IT-Strategieentwicklung, IT-Architekturmanagement, IT-Projektmanagement, IT-Controlling, IT-Servicemanagement sowie prozessorientierten IT-Anwendungen (GPO, GPM, E-Business-Lösungen).

Literaturhinweis

Um den vielfältigen Anforderungen der Praxis - etwa der Unternehmensführung, den Ansprüchen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Fachabteilungen gerecht werden zu können, muss die IT strategisch geplant werden. Befunde empirischer Untersuchungen belegen aber, dass Strategieorientierung in der IT viel zu wenig verbreitet ist (erst 20 % der Unternehmen verfügen laut Studien über eine ausgereifte IT-Strategie). Zahlreiche Nachteile und Probleme können die Folge sein.

So lässt sich insbesondere das Ziel, zukunftsfähige IT-Infrastrukturen zu schaffen und dauerhaft bereit zu stellen, nur schwer ohne ein integriertes strategisches Vorgehen erreichen. Hier setzt das vorliegende Buch an, indem es verschiedene IT-Teilstrategien systematisch herausarbeitet.

Das Buch richtet sich an Fach- und Führungskräfte im IT-Bereich sowie Informationsmanager und Unternehmensberater.

Tiemeyer, Ernst: IT-Strategien entwickeln, IT-Architekturen planen. IT als Wertschöpfungsfaktor. rauscher Verlag. Haag i. OB 2007. ISBN: 978-3-940045-02-7. Preis: 14,80 Euro