Nachholbedarf im Umgang mit der elektronischen Nachrichten

Dazu hat Iron Mountain, weltweiter Anbieter von Services für das Informationsmanagement, zusammen mit dem Marktforschungsunternehmen TNS Emnid 200 Entscheider aus den Branchen Industrie, Handel und Dienstleistung in der DACH-Region befragt.

Nur knapp 12 % der Unternehmen haben eine verbindliche Regelung für  den Umgang mit geschäftlichen E-Mails. Dem gegenüber steht für Unternehmensverantwortliche die Herausforderung, geschäftsrelevante Inhalte für interne und externe Prüfungen jederzeit aus dem E-Mail-System bereitstellen zu müssen. Hinzu kommen vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen nach gesetzlichen Regelungen. Deshalb stehen Unternehmen zunehmend in der Pflicht, ein professionelles E-Mail-Management einzuführen.

Der Bedarf für ein professionelles E-Mail-Management wächst zudem aufgrund der E-Mail-Menge. Bereits heute erhalten Mitarbeiter in großen Unternehmen, vor allem in der Dienstleistungsbranche, mehr als 150 E-Mails am Tag. Analysten erwarten einen Anstieg bis 2012 auf täglich 200 E-Mails im Durchschnitt.

Die Masse an elektronischen Nachrichten ist aber nicht nur ein Stressfaktor für Mitarbeiter, wie ein Drittel der Befragten beziehungsweise 40 % der Umfrageteilnehmer im Industriesektor zugeben. Vielmehr stoßen das Wiederauffinden von Mails, das Backup und letztendlich die Leistungsfähigkeit von E-Mail-Systemen an ihre Grenzen. Das spiegelt sich auch in den Studienergebnissen wider: Einen besonders großen Verbesserungsbedarf beim E-Mail-Management sehen die Befragten bei der Sicherheit der Daten und der E-Mail-Filter-Funktion (41 %) sowie bei der Archivierung (39 %).

Ein professionelles E-Mail-Management kann Unternehmen bei der Bewältigung aktueller Herausforderungen unterstützen. Dazu zählen automatische Archivierung, leistungsfähige Suchfunktion, standortübergreifender Zugriff, ein granulares Aufbewahrungsmanagement und umfassende Wiederherstellungsfunktionen.

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