Einsatz von ERP-Systemen in steirischen KMUs

Unter dem Begriff Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme werden integrierte betriebswirtschaftliche Standardinformationssysteme zur Planung des gesamten Unternehmensgeschehens verstanden. Wesentlich an der Arbeitsweise von ERP-Systemen ist deren integrierter Ansatz. Dieser stellt sicher, dass ein realer Geschäftsprozess mit seinen begleitenden Mengen-, Werte- und Informationsflüssen betriebswirtschaftlich konsistent abgebildet wird. Die integrierte Abbildung der betrieblichen Realität folgt hierbei einer Applikationslogik, die auf einem branchenneutralen "Best practice-Referenzmodell" beruht.

Nach Jahrzehnten der Implementierung von MRP- und MRP II-Systemen sowie deren "Nachfolgern", den ERP-Systemen, stehen die Anbieter dieser Systeme vor dem Problem einer Sättigung des ERP-Marktes. Als neue Zielgruppe für den Einsatz von ERP-Software wurden nun Klein- und Mittelunternehmen identifiziert. Der überwiegende Teil - nahezu 98,7% aller steirischen Unternehmen - sind KMUs mit bis zu maximal 250 beschäftigten MitarbeiterInnen. 94,2 % davon fallen sogar in die Rubrik der Klein- und Kleinstunternehmen mit maximal 50 Mitarbeiterinnen. Diese Unternehmen haben eine nach wie vor geringe Durchdringung mit ERP-Systemen wie aus der Untersuchung hervorging, da ERP-Software zumeist sehr komplex, zu umfangreich und zu kostspielig war. Aus diesem Umstand heraus ist dem steirischen Klein- und Mittelstand durchaus hohes ERP-Marktpotenzial zuzumessen.

Background der Befragung

Trotz des Trends zur Globalisierung ist der ERP-Markt durch regionale Einflüsse geprägt. Dies gilt insbesondere auch für das Segment des Klein- und Mittelstandes. Im Rahmen einer Diplomarbeit wurde an der FH JOANNEUM Kapfenberg am Studiengang Industrial Management der Stand der Nutzung/Verbreitung sowie das vorhandene Know-how über ERP-Systeme in steirischen KMUs erhoben. Die Befragung umfasste die Sparten "Gewerbe und Handwerk" (z.B. Bauunternehmen, Tischlereien, Schlossereien und Schmieden) sowie "Industrie" (z.B. Holz-, Metall- und Papierindustrie) mit insgesamt knapp 9.800 Arbeitgeberbetrieben.

Zu diesem Zwecke wurde ein strukturierter und weitgehend quantitativer Online-Fragebogen erarbeitet und an 3.635 Unternehmen versandt. Ansprechpartner waren vornehmlich Geschäftsführer sowie Entscheider im Vertrieb, Produktion und Einkauf. Innerhalb eines Zeitraumes von drei Wochen beteiligten sich 239 Unternehmen an der Umfrage, was einer Rücklaufquote von 6,6% entspricht. 185 Unternehmen gehörten dabei der Sparte Gewerbe und Handwerk, 54 befragte Unternehmungen der Sparte Industrie, an.

Status quo ERP

Die untersuchten Unternehmungen werden dazu in zwei Gruppen unterteilt: Rund ein Fünftel aller befragten Unternehmen haben bereits ein ERP-System im Einsatz beziehungsweise dessen Implementierung ist im Gange oder bereits entschieden. Der ERP-Wissensstand innerhalb dieser Gruppe gilt als sehr hoch.

Die restlichen 80 % der befragten Unternehmen sind der zweiten Gruppe "Unternehmen ohne ERP-Einsatz" zuzuordnen. Diese Betriebe bestreiten ihren Geschäftsalltag ohne ERP-Unterstützung und haben bislang kein Implementierungsprojekt gestartet. Der ERP-Informationsstand dieser Gruppe unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen sehr stark.

Etwa 21% der befragten Unternehmen verfügen über Basis- oder auch Spezialwissen hinsichtlich ERP-Systeme; sind aber nicht unmittelbar mit einer Implementierung konfrontiert. Weiters geht hervor, dass 60% der befragten Unternehmen den Begriff "Enterprise Resource Planning" auch unter der Nennung bekannter ERP-Anbieter, wie beispielsweise SAP, Oracle oder Microsoft, nicht kennen.

Hypothese 1: "KMUs, im Speziellen Kleinst- und Kleinunternehmen, haben Bedarf an ERP-Systemen"

ERP-Bedarf ist gegeben, wenn ausgewählte Unternehmensprozesse durch ein ERP-System effektiv und effizient unterstützt und verbessert werden können. Die Basis der Hypothesenprüfung bildet die aktuelle ERP-Situation wie zuvor angeführt. Bei untersuchter Gruppe eins ist ein starker ERP-Bedarf vorhanden, andernfalls wäre keine Implementierung erfolgt beziehungsweise wäre eine Einführung eine Fehlentscheidung gewesen. Die Bedarfsprüfung erfolgte daher für die 80% der Unternehmen aus Gruppe zwei. Zur Hypothesenprüfung wurden alle Unternehmensprozesse auf Kriterien, welche eine ERP-Implementierung begünstigen, untersucht. Die wichtigsten Prüfungsergebnisse der untersuchten Kernprozesse Einkauf, Fertigung und Vertrieb werden im Folgenden erläutert.

Im Einkaufsbereich arbeiten knapp 50% der Unternehmen mit manuellen Lagerbestandszählungen. Die Erfassung der Teilebewegungen erfolgt nicht computerunterstützt, sondern von Hand. Großer Nachteil hierbei sind der hohe Zeitaufwand des Zählens und damit verbunden nicht aktuelle Lagerbestände. Mittels ERP-Systemen werden Bestände nach dem Belegprinzip erfasst und automatisch aktualisiert: Bei jeder Materialbewegung wird ein Beleg erzeugt, wodurch der Bestand um die entnommene/eingelagerte Menge korrigiert wird.

Im Bereich der Fertigung bemängeln etwa 60% der Befragten eine ungleichmäßige Auftragsauslastung. Das heißt, die Einlastung von Aufträgen erfolgt unregelmäßig, wodurch zu gewissen Zeiten Engpässe entstehen, welche beispielsweise durch Überstunden kompensiert werden müssen. Dies führt zu höheren Personalkosten und schwächt die Mitarbeitermotivation. ERP-Lösungen verbessern erheblich die Planungsmöglichkeiten von Aufträgen. Beispielsweise können Monatsübersichten über die eingeplanten Aufträge inklusive benötigtem Material und Maschinen erstellt werden.

Großes Potenzial - von mehr als 30% genannt - bietet im Vertrieb die unzureichende Datenverknüpfung zu den Bereichen Einkauf sowie Fertigung. Dies wird durch die standardisierte Daten- und Prozessintegration einer ERP-Softwarelösung ausgeräumt. Beispielsweise werden für Kundenaufträge automatisiert Produktionsaufträge sowie Bestellvorschläge generiert.

Der Bedarf an ERP-Systemen wurde durch eine gewichtete Skalenbeurteilung (0=kein Bedarf, 10=sehr starker Bedarf) ermittelt. Die Bedarfsziffer aller 239 Unternehmen beträgt 7,2. Somit liegt hoher ERP-Bedarf vor und Hypothese eins konnte verifiziert werden.

Hypothese 2: "Schwach ausgeprägtes ERP-Bewusstsein"

Als ERP-Bewusstsein wird der Wissens- beziehungsweise Informationsstand hinsichtlich ERP-Systeme verstanden. Wie aus der Untersuchung hervorging, verfügen etwa 20% der befragten Unternehmen über ein stark ausgeprägtes ERP-Bewusstsein. Begründet wurde dies durch den konkreten Einsatz oder der bevorstehenden Implementierung eines ERP-Systems.

Knappe 60% der befragten Unternehmen können kein ERP-Know-how für sich in Anspruch nehmen. Die restlichen 21,7% der Befragten verfügen über ein unterschiedliches Wissensniveau; ausschließlich für diese Gruppe wurde eine Hypothesenprüfung vorgenommen. In dieser Bewusstseinsprüfung wurde eruiert, inwieweit die betreffenden Unternehmen tatsächlich über ERP-Wissen verfügen. Hierzu wurden deren Antworten zu ausgewählten ERP-Themenstellungen mit Fakten aus realen ERP-Implementierungen verglichen. Im Folgenden wird dies anhand der beiden Argumente Implementierungsdauer und Kostenbewusstsein erläutert:

Die Implementierungsdauer einer ERP-Software bezeichnet die komplette Zeitspanne von der Einführungsidee bis zu deren Go-Live. Deren realistische Einschätzung wird sowohl in der Praxis als auch in der Literatur als Top-Erfolgskriterium eines ERP-Einführungsprojektes genannt. Die befragte Gruppe schätzte die benötigte Zeitspanne zur Implementierung durchgehend als zu gering ein. Etwa die Hälfte der Zielgruppe vermutete eine Implementierungsdauer von maximal sechs Monaten. In der Praxis ist dies jedoch in weniger als 25 % der ERP-Implementierungen der Fall, stattdessen benötigten knapp 40 % der ERP-Unternehmen eine Implementierungsdauer von mehr als 12 Monaten.

Der Zielgruppe wurden außerdem spezifische Fragen zur Höhe und Zusammensetzung der Kostenblöcke Software, Hardware, Implementierung und Schulung gestellt. Im Bereich der Softwarelizenzen schätzten knapp 60% der Befragten die Mindestkosten/User höher als 500 Euro ein; tatsächlich gibt es bereits KMU-Softwarelösungen ab etwa 150 Euro pro User zu erwerben. Weiters wurde der Bereich Implementierung von den Befragten als durchschnittlich kleinster Kostenblock betrachtet, faktisch fallen in diesem Bereich jedoch die höchsten Kosten an. Studien zufolge kann dieser Block bis zu 60% der Gesamtkosten einnehmen.

Der ERP-Bewusstseinslevel wurde auch hier durch eine gewichtete Skalenbeurteilung (0=sehr gering, 10=sehr stark) bestimmt. Die errechnete "Bewusstseinsziffer" beträgt 2,4 und ist Indikator für geringes ERP-Bewusstsein, wodurch auch Hypothese zwei bestätigt werden konnte.

Befragungsergebnisse

ERP-Systeme, die in Großunternehmen heutzutage eine weite Verbreitung haben, erreichen in Klein- und Mittelunternehmen (KMU) immer noch eine weitaus geringere Durchdringung, obwohl sie auch bei diesen erhebliche Effizienzsteigerungen und Prozessverbesserungen bewirken können.

Diesen Umstand betrachtet, wurden produzierende Klein- und Mittelunternehmungen in der Steiermark befragt, mit dem Ziel den Bedarf an ERP-Systemen sowie das Know-how hinsichtlich dieser Art von Softwarelösungen, zu ermitteln. Ausgewählte, relevante Befragungsergebnisse werden im vorliegenden Beitrag dargestellt. Dabei geht hervor, dass 60 % der befragten Unternehmen den Begriff "Enterprise Resource Planning" auch unter der Nennung bekannter ERP-Anbieter, wie beispielsweise SAP, Oracle oder Microsoft, nicht kennen.

Die vollständigen Befragungsergebnisse sowie Informationen zum entwickelten ERP-Implementierungsmodell sind unter dem Link www.erp-kmu.blogworld.at/ abrufbar.

ERP-Roundtable am 31.Mai 2011 an der FH JOANNEUM Kapfenberg - Studiengang Industrial Management - http://erp.fh-joanneum.at/