Planungs- und Controllingsysteme für den Mittelstand

Das nach wie vor meist eingesetzte Softwarewerkzeug zur Unterstützung von Planung und Controlling in Unternehmen ist Microsoft Excel. Die Nutzung von Excel als Planungswerkzeug gerät jedoch bei vielen Unternehmen ins Wanken, da sie mit dem Werkzeug von Microsoft an ihre Grenzen stoßen und deswegen zunehmend spezialisierte Systeme einsetzen.

Für Planungs- und Controllingaufgaben ist Excel ohne ergänzende Funktionen und Datenbankanbindung nur bedingt geeignet. Wesentliche Nachteile manifestieren sich in der fehlenden konsistenten Datenbasis bei teilweise unzähligen Excel-Dateien, der hohen Fehleranfälligkeit und Gefahr für Inkonsistenzen durch zahlreiche Verknüpfungen sowie der mangelhaften Unterstützung des Planungsprozesses.

Ausgewiesene Werkzeuge für Planung und Controlling trennen, im Unterschied zu Excel, Datenhaltung, Planungsmodelle und -masken. Daten für die Planung werden über definierte Datenintegrationsprozesse aus operativen Vorsystemen übernommen oder manuell erfasst und zentral, in einer gemeinsamen Datenbasis abgelegt.

Gerade für den Planungsprozess bieten spezielle Planungs- und Controllingsysteme vordefinierte, spezifische Funktionen. Zur manuellen Erfassung von Daten stehen unterstützende Funktionen, wie zum Beispiel vordefinierte Multiplikationsfaktoren, Kopierfunktionen, Prognoseverfahren, Möglichkeiten für die hierarchische Verteilung von Planwerten, Übernahme von Verteilungsschlüsseln und Aggregation von Werten in koordinierten Teilplänen zur Verfügung.

Funktionen für die Kommentierung erfasster Plandaten werden von den meisten Planungswerkzeugen geboten, die auf verschiedenen Ebenen greifen. Kommentare und/oder Dateianhänge an Kommentare können für andere am Planungsprozess beteiligte Anwender als Erklärung dienen und wertvolle Zusatzinformationen zu den eigentlichen Planzahlen beinhalten.

Regelmäßig stellen Planungs- und Controllingsysteme Workflow-Funktionen zur Verfügung, die die Abwicklung des Datenerfassungsprozesses unterstützen. Workflow-Funktionen sind insbesondere bei der Bottom-Up-Planung gefragt. Spezifische Workflow-Funktionen umfassen beispielsweise Freigabeprozesse, Aufgabenzuweisung und -überwachung, Planungskalender sowie Monitore zur Statusübersicht.

Neben Möglichkeiten der Simulation, bei denen in der Planung verwendete Parameter geändert werden, bieten einige Planungssysteme auch Möglichkeiten der Struktursimulation. Hierfür werden entsprechende Szenarien und Simulationsmöglichkeiten sowie Funktionen für Analysen geboten.

Da eine Planung in der Regel entsprechende Möglichkeiten für das Berichtswesen und die Analyse von Planungsergebnissen erfordert, bieten spezialisierte Planungs- und Controllingsysteme häufig auch Basisfunktionen für die beiden Themenbereiche. Funktionalität hierfür wird entweder von den Softwareherstellern selbst entwickelt oder häufig auch durch die Integration entsprechender Komponenten von Drittanbietern sichergestellt. Vordefinierte Berichtstemplates unterstützen dabei die Übermittlung von betriebswirtschaftlichen Steuerungsinformationen in strukturierter und komprimierter Form oder ermöglichen den Vergleich von geplanten Sollgrößen mit tatsächlich erreichten Ist-Werten. Analysefunktionen helfen Abweichungen zu analysieren, Ursachen sowie deren Auswirkungen auf den Geschäftsverlauf zu ermitteln.

Einige Anbieter bieten auch Möglichkeiten zur Darstellung von aggregierten ökonomischen Kennzahlen in Management Cockpits beziehungsweise Dashboards für die Unternehmensführung. Anbieter, die insbesondere die Finanzabteilungen in Unternehmen fokussieren, bieten häufig auch integrierte Planungs- und Finanzkonsolidierungslösungen an.

Für die Datenmanagementprozesse zur Befüllung der Planungsmodelle mit IST-Daten aus Quellsystemen oder einem Data Warehouse sind meist eigene Komponenten direkt in der Software integriert. Alternativ kann häufig auch ebenso wie bei den Analyse- und Reportingfunktionen auf das Angebot von Drittherstellern zurückgegriffen werden.

Überblick des Lösungsangebots für Planung in der DACH-Region (Bild: BARC)

Der Markt für Planungs- und Controllingsysteme

Der Softwaremarkt für Planung und Controlling ist ein überwiegend regionaler Markt, nur sehr wenige Hersteller bieten ihre Lösungen weltweit an (siehe Abbildung 2). International aufgestellt und fokussiert sind vor allem große Software- und BI-Anbieter wie IBM, Infor, Oracle, SAP und SAS, in deren umfangreichen BI-Produktportfolien u. a. auch Planungslösungen angeboten werden. Demgegenüber existiert eine Vielzahl kleinerer, spezialisierter Anbieter (siehe Abbildung 2).

Der Markt für Planungs- und Controllingsysteme in der deutschsprachigen DACH-Region umfasst ca. 50 angebotene Lösungen. Umfassende Informationen zu den führenden Planungs- und Controllingsystemen im deutschsprachigen Raum finden Sie in der aktuellen BARC-Studie "Softwarewerkzeuge für die Planung". Die Studie beschreibt und bewertet Lösungen verschiedener Anbieter für den Einsatz in mittelständischen und großen Unternehmen. Weitere Informationen unter http://www.barc.de/planung.

Segmentierung des Marktes für Planungs- und Controllingsysteme

Am Markt verfügbare Planungs- und Controllingsysteme können anhand verschiedener Kriterien in Gruppen ähnlicher Lösungen segmentiert und so voneinander unterschieden werden. Als Segmentierungskriterien dienen neben den bereits erwähnten Kriterien Regionale Präsenz und Dashboarding, Berichtswesen, Analyse insbesondere die Punkte Planungsstrategie, Modellausrichtung/Standardisierungsgrad, ERP-Anbindung und Anzahl Planer.

Im Kern können zwei Planungsstrategien unterschieden werden, eine Top-Down- und Bottom-Up-Strategie. Im Mittelpunkt der Top-Down-Planung steht die strategische Unternehmensplanung mit der Durchführung von Wert- und Struktur-Simulationen sowie Analysen. Darüber hinaus sind ausgeprägte Funktionen der Datenverteilung und der Szenarienbildung gefragt. Die meist eher geringen Anwenderzahlen im Rahmen der Top-Down-Planung haben Auswirkungen auf die Architektur der Lösungen. Meist sind nur einfache Berechtigungskonzepte verfügbar, was eine Reduzierung des Administrationsaufwandes bedeutet. Da die Planung typischerweise zentral erfolgt, ist ein Web-Zugriff auf die Planungsapplikation von untergeordneter Bedeutung. Der am häufigsten abgedeckte Planungsbereich bei der Top-Down-Planung ist die Finanzplanung. Ausgeprägte Möglichkeiten für eine Top-Down-Planung bieten bspw. Board, Corporate Planning, Cubeware, IBM Cognos TM1 oder u. g. Finanzplanungsanbieter. Im Unterschied zur Top-Down- planen bei der Bottom-Up-Planung häufig große und räumlich verteilte Anwendergruppen. Im Vordergrund steht aus diesem Grund die Erfassung von Plandaten durch die Planer. Sehr häufig kommen Web-Frontends für die Dateneingabe zum Einsatz. Prozessunterstützung für die Plandatenerfassung bieten Workflow-Mechanismen. Ausgeprägte Möglichkeiten für eine Bottom-Up-Planung bieten bspw. cubus, evidanza, IBM Cognos Planning oder SAP BW Integrated Planning. Als Trend im Markt kann eine zunehmend breite Unterstützung beider Planungsstrategien in einem Werkzeug festgestellt werden.

Planungswerkzeuge können in ihrer Modellausrichtung auf bestimmte Anwendungen oder Branchen ausgerichtet sein. Eine für den deutschsprachigen Raum typische Ausprägung ist ein großes Angebot an integrierten Finanzplanungswerkzeugen, die Erfolgs-, Finanz- und Bilanzplanung vordefiniert in einem integrierten Modell im Werkzeug umgesetzt haben (bspw. CoPlanner, IDL, LucaNet, Tagetik, Winterheller). Weitere häufiger anzutreffende vordefinierte Anwendungen umfassen die Investitions- und Kredit-(bspw. Denzhorn, LucaNet, cubus), Personal- (Software4You) oder Vertriebsplanung. Alternativ bieten Planungswerkzeuge oftmals auch vordefinierte Modelle für bestimmte Branchen (bspw. Energieversorgung, Logistik, Handel).

Die Umsetzung von individuellen Planungsanwendungen wird von flexiblen BI-Entwicklungsplattformen unterstützt. Der Aufbau individueller Planungslösungen bis hin zu hochstandardisierten Anwendungen kann mittels der angebotenen Funktionen umgesetzt werden. Somit lassen sich neben den spezifischen Lösungen auch Standardplanungsprozesse, z. B. im Rahmen der integrierten Finanzplanung realisieren. Einen geringen Standardisierungsgrad und damit in der Regel eine recht hohe Flexibilität im Aufbau unterschiedlicher Planungsanwendungen haben eher diese entwicklungsorientierten Werkzeuge oder BI-Werkzeuge mit Schwerpunkt in Reporting und Analyse, die zusätzlich auch die Eingabe von Planzahlen ermöglichen (bspw. arcplan, Bissantz, Board, Cubeware, Jedox). Zwischen flexiblen Entwicklungsplattformen und hochstandardisierten Anwendungen positionieren sich Lösungen, die eine flexible Umsetzung verschiedener Planungsthemen, oftmals auf Basis vordefinierter Modelle ermöglichen.

Planungswerkzeuge verfügen teilweise über eine enge Anbindung an operative, transaktionsabwickelnde Vorsysteme wie zum Beispiel ERP-Systeme. Diese Anbindung kann über eine vollständige Integration der Planungslösung in das Vorsystem (bspw. evidanza BIS.Dynamics in Microsoft Dynamics AX, NAV und CRM) oder über vordefinierte, vielleicht auch zertifizierte Schnittstellen erfolgen. Hauptvorteil einer Integration oder direkten Anbindung von Planungswerkzeugen ist, dass die betriebswirtschaftlichen Inhalte der Vorsysteme häufig gut in den Planungssystemen abgebildet werden.

Die Zielgruppen der jeweiligen Softwarelösungen weichen teilweise deutlich voneinander ab. Während einige Anbieter im Markt mit ihrem Angebot explizit auf kleine Anwendergruppen abzielen, fokussieren andere Anbieter die Unterstützung und Koordination einer großen Anzahl an Planern (etwa Oracle, SAP BO Planning and Consolidation, SAS, Tagetik, Thinking Networks). Gerade Lösungsangebote für kleine Anwendergruppen bieten oftmals ein hohes Maß an Vordefinition betriebswirtschaftlicher Inhalte bis hin zu einer integrierten Anleitung zur Planung. Die verbleibenden und meisten Anbieter im Markt positionieren sich dazwischen, häufig mit einem typischen Anwendungsbereich von 3-10 Planern.

Fazit

Für die effiziente Auswahl einer passenden Planungs- und Controllinglösung ist ein zielgerichtetes Vorgehen im Softwareauswahlprozess sowie eine fundierte Kenntnis des Softwaremarktes notwendig. Die Kenntnis funktionaler Unterstützungsmöglichkeiten einerseits sowie wichtiger Segmentierungskriterien und Unterschiede zwischen Planungs- und Controllinglösungen andererseits helfen, das Lösungsangebot am Markt im Rahmen des eigenen Softwareauswahlprozesses zielgerichtet evaluieren zu können.

Autoren

Dipl.-Kfm. Christian Fuchs ist Analyst sowie Berater und Dipl.-Kfm. Steffen Vierkorn ist Head of Consulting für die Bereiche Business Intelligence und Data Warehousing am Business Application Research Center (BARC). Beide beschäftigen sich seit Jahren mit dem Test und der Bewertung von Business Intelligence Software. Zusätzlich beraten die Autoren Unternehmen in der Software-Auswahl und Einführungsphase entscheidungsunterstützender Informationssysteme.

www.barc.de