Archivsystem zur rechtskonformen E-Mail-Verwaltung

Mit PAM for NOTES 7.4 (Professional Archive Manager für Lotus Notes) bietet die H&S Heilig und Schubert Software AG ab sofort eine neue Version ihres praxiserprobten Archivsystems zur wirtschaftlichen und rechtskonformen E-Mail-Verwaltung. Die Version 7.4 beinhaltet zahlreiche Funktionserweiterungen, die für mehr Rechtssicherheit, Bedienungskomfort und Nachhaltigkeit sorgen sollen. Dazu gehören eDiscovery, übergreifende Suche in Datenbanken und Cross-Konvertierung.

Die neue eDiscovery-Funktionalität wurde speziell zur Erfüllung von Governance- und Compliance Richtlinien entwickelt und unterstützt Auditoren bei deren Aufgaben. Ein integriertes Monitoringsystem protokolliert alle Archivzugriffe und Transaktionen zu wählbaren Empfängern und Empfängergruppen. Berechtigte Auditoren haben damit ein Tool an der Hand, um nachvollziehen zu können, zu welchem Zeitpunkt E-Mails archiviert wurden und wann wie oft von wem auf diese zugegriffen wurde. Zur Auswertung relevanter E-Mails ist ein Export ausgewählter E-Mails auf externe Datenträger möglich.

Exportiert werden sowohl die Inhalte (E-Mail plus Attachment) als auch die Suchparameter und die Mailattribute. Die Recherche für den Export erfolgt über eine Webapplikation die Zugriff auf alle im Archiv befindlichen Elemente erlaubt. Auch eine übergreifende Kombination von mehreren Applikationen – PAM for NOTES Elementen und PAM for FILES Elementen ist möglich. Das System ist für Enterprise-Kunden ausgelegt und kann für ein beliebiges Datenaufkommen konfiguriert werden, zum Beispiel für große Konzerne mit Millionen von E-Mails im Monat und mehrere Mandanten.

Unabhängige Suche in der E-Mail-Datenbank

Die neu integrierte übergreifende Suche ermöglicht es dem Benutzer, über einen eigenen Dialog eine vom Aufbewahrungsort unabhängige Suche abzusetzen. Der Benutzer muss somit nicht mehr bewusst ein E-Mail in seiner E-Mail-Datenbank oder im Archiv suchen, sondern kann bequem an einer Stelle eine allgemeine Suche absetzen. Präsentiert wird ihm eine Trefferliste, welche die Inhalte seiner Mailbox und seines Archivbereiches kombiniert. Durch Doppelklick kann er die Elemente aus der Liste heraus öffnen. Bei der Suche wird der Volltextindex der E-Mail-Datenbank mit dem Volltextindex des Archives kombiniert und übergreifend in beiden Bereichen gesucht. Die Suche bietet sowohl Volltextinhalte als auch dezidierte Suchparameter wie Subjekt, Body, Eingangsdatum etc. Diese Felder (Volltext und dezidiert) können miteinander kombiniert werden.

Erstmals ermöglicht es H&S, archivierte Elemente im Falle einer Migration ohne Konvertierungsprozess in ein weiterführendes System zu übernehmen. Lotus-Notes-Elemente, die über PAM for NOTES in die HSM-Plattform archiviert wurden, lassen sich über Outlook anzeigen und wieder darstellen. Dazu werden die Elemente automatisiert asynchron von der HSM-Plattform in ein generisches EML-Format umgewandelt. Alternativ stehen die Elemente über eine Webapplikation, eingebettet in Outlook, zur Verfügung.

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