Unified Communications: Office lernt sprechen

"Microsoft Lync - was soll das nun wieder sein?", fragen sich derzeit noch viele. Das im November 2010 in New York vorgestellte Produkt, das seit Dezember weltweit erhältlich ist, ist die dritte Generation des schon etwas bekannteren Office Communication Servers, der vor drei Jahren eingeführt wurde, um damit auf dem heißumkämpften Unified Communications Markt Fuß fassen zu können.

"Microsoft nähert sich als Softwarehersteller dem Thema Unified Communications",so Peter Hössl, Produkt- und Marketingmanager der Business Group "Information Worker" bei Microsoft Österreich, "alles was benötigt wird ist eine intelligente Software."

Ein Server, der entsprechende Performance und Verfügbarkeit bietet, stellt dann anstatt einer Telefonanlage seine Dienste bereit und kann alle Kommunikationsanforderungen erledigen. Für die Hardware sucht sich der Software-Riese entsprechende Partner. Das Argument für klassische Telefonie-Anlagen war bislang vor allem die höhere Verfügbarkeit. Im Lync-Konzept genügt hingegen ein zentraler Server für alle Filialen. Die Server lassen sich zur Sicherheit einfach redundant aufsetzen. Um Hochverfügbarkeit in der Qualität eines Telefonnetzes zu ermöglichen, können zusätzlich ISDN-Leitung als Backup verwendet werden.

Produktivitätssteigerung mit UC

"Wir arbeiten an Unified Communications schon gut fünf oder sechs Jahre und sahen die Möglichkeit, Kommunikationsanforderungen direkt in Office zu integrieren", betonte Chris Capossela, Microsoft Corporate Vice President und Chef der Microsoft Business Division beim Launch-Event in New York. "Lync ist Hauptbestandteil unserer breiten Office Strategie. Wir sehen, dass mit Lync in Zukunft mehr Produktivität möglich ist."

Forrester Consulting hat kürzlich in einen "Total Economic Impact" Report für ein Unternehmen mit 5.000 Mitarbeitern erstellt: demnach sind ein Return of Investment von 337 % und Kosteneinsparungen von 18.6 Mio. Dollar innerhalb von drei Jahren möglich. Es könnten dadurch 3,8 Mio. Dollar Reisekosten eingespart und 12 Mio. Dollar durch Produktivitätssteigerungen gewonnen werden. Berechnungen wie diese sind für UC-Lösungen schon länger bekannt. Trotzdem zögerten bislang viele Unternehmen, umfassende Lösungen zu installieren. Denn dazu sind oft neben infrastruktureller auch größere organisatorische Änderungen erforderlich.

In der MS-Produktentwicklungsstrategie vervollständigt Lync 2010 die neue Produktreihe wie Office 2010, Exchange 2010 oder Sharepoint 2010 und soll endlich die lange gepredigte neue Ära der Kommunikation und Kollaboration einläuten. Hössl: "Lync soll als zentrales Element das Office und Unified Communications zusammenbringen." Diese verspricht eine komplette Kommunikations-, Zusammenarbeits- und langfristig auch Wissensmanagements-Lösung für alle Mitarbeiter an jedem Ort.

Schlagwörter wie Information Worker, Business Nomaden und Co. sind die ersten Vorboten für diese deutlich effizientere und flexiblere Arbeitswelt. Dass es noch nicht ganz so weit ist, hat bislang etwa die komplexe Organisation von Telefon- und Videokonferenzen oder gar Projekträumen gezeigt. Nun genügt dazu meist ein Klick und das aktuelle Dokument liegt gleich auch am Desktop des Gegenübers.

UC nun wirklich

Mit dem neuen Namen Lync möchte Microsoft kundtun, dass die selbst gesetzte Kommunikations-Vision für den Arbeitsplatz der Zukunft nun weitgehend vollendet wurde. Das schließt freilich auch das Ende herkömmlicher Telefonanlagen ein. Eine Vision, mit der Cisco bekanntlich schon ziemlich lang den Markt bearbeitet und es neben der Marktführerschaft in der Netzwerktechnologie auch zur führenden Rolle im Bereich der Unternehmens-Telefonie gebracht hat.

Unified Communications und Collaboration sind sicher keine neuen Themen mehr, aber allumfassende und vor allem einfach zu bedienende und implementierbare Lösungen sind noch immer eine Seltenheit. Hier möchte Microsoft seinen Office-Bonus voll ausspielen. Seit Dezember ist der neue Lync Client in der Office-Produktfamilie fix integriert.

Einfache Kommunikation aus allen Office-Anwendungen

Microsoft Lync 2010 vereint dabei drei wichtige Tools: Instant Messaging, die Präsenz- bzw. Anwesenheitsfunktion samt Expertensuche sowie Audio- und Video-Conferencing. Beim Ersatz der herkömmlichen Telefonanlagen wird - da viele Unternehmen ihre getätigten Investments in ihre Telekom-Infrastruktur nicht einfach abschreiben wollen - sozusagen auch ein sanfter Migrationsweg mit Instant Messaging und Co. angeboten. Offene APIs, der Einsatz von SIP, machen aus Lync eine Plattform, die auch die Entwicklung von Lösungen zulässt.

Die ganze Kommunikation erfolgt hierbei über eine einheitliche Oberfläche - egal ob der Nutzer bei einer Video-Konferenz oder der gemeinsamen Bearbeitung von Projektdaten über seinen PC, einem Browser oder ein mobiles Endgerät eingebunden ist. Und gerade diese einfache, intuitive Bedienung mittels des neuen Software-Client ist wohl der Vorteil der Lösung. Meist reicht ein Mausklick, um aus einer Anwendung die gewünschte Kommunikation (E-Mail, Chat, Telefonie oder Videokonferenz) aufzubauen.

Kritik an der Geräte-Strategie

Kritisiert wird hingegen von einigen Experten die Strategie bei den mobilen Geräten. Für Tablet-PCs gibt es noch keine eigene Client-Lösung, bei den Mobiltelefonen ist vorerst ebenfalls nur für Windows-Phones ein eigener Lync-Client erhältlich. Der Browser-Client von Lync ist derzeit noch sehr abgespeckt, soll aber laut Peter Hössl mit dem Launch von Office 365 heuer im Funktionsumfang deutlich erweitert werden. Der neue Lync-PC-Client von Microsoft setzt die Konkurrenz jedenfalls unter Druck, ihre eigenen Clients benutzerfreundlicher zu gestalten.

Mit der Einführung von Lync hat Microsoft zugleich seine Produktfamilien aufgeräumt und konzentriert. Themen wie Erreichbarkeit, Zusammenarbeit und auch Wissensmanagement spielen neben der klassischen Sprach- und Bildtelefonie in der umfassenden Vision über den Arbeitsplatz der Zukunft eine wichtige Rolle. Und freilich darf bei all dem auch die "Wolke" nicht fehlen.

Mit der etwas verspäteten Einführung des Onlineprodukts Office 365 soll der Online Lync Client externe Projektarbeiter, Kunden und Co. an der großen, virtuellen Arbeitswelt teilhaben lassen. Gedacht ist die Online-Version von Office samt Lync besonders auch für kleinere Unternehmen, die keine eigene Serverwelt aufbauen und warten wollen. Umfassende Unified Communications und Collaboration Lösungen kosten schließlich einiges an Geld, weshalb sie derzeit eher von großen Unternehmen in Betracht gezogen werden.

Zentrale Nutzerverwaltung

Verwaltet wird die Kommunikation bei Lync samt Rollen, Berechtigungen und Co. zentral. Der benutzerzentrierte Ansatz ermöglicht es, Lync direkt in das Active Directory und die Office-Anwendung samt Sharepoint und Exchange zu integrieren.

Das erleichtert Administratoren ihren Job, wobei mit Lync nicht nur die Interoperabilität mit vorhandenen Systemen gegeben sein soll, sondern sich auch die Verfügbarkeit des Systems in Summe steigern lässt.

Für alle Office-Anwendungen und Lync 2010 dient ein zentrales Adressbuch. Aus Anwendungen wie Word oder Excel kann direkt eine kontextbezogene Kommunikation gestartet werden. Beispielsweise um einen Experten bei einem Problem im Unternehmen zu suchen. Dank der Präsenzfunktion lässt sich zugleich herausfinden, wie und wann die gesuchte Person erreichbar ist.

Laut der Meinung von Experten und Analysten hat Microsoft mit Lync seine Rolle im UC-Markt nun weiter deutlich ausgebaut. Die Stärke liegt besonders in der starken Ausrichtung in den Bereichen Collaboration und Wissensmanagement. Microsoft kann eine komplette Plattform für Unfied Communications und Collaboration bieten, die, als Besonderheit, auch zur Entwicklung von eigenen Applikationen dient.

In einzelnen Bereichen wie bei Videokonferenzen gibt es aber sicher innovativere Lösungen. IBM hat gerade erst auf der Lotussphere ein Plug-In von Vidyo (bekannt für den H.264/Scalable Video Coding, der HD-Multipoint-Videokonferenzen in unterschiedlichsten Qualitätsstufen erlaubt) für Sametime präsentiert, das HD Multiparty Video Conferencing und Collaboration erlaubt.

Falls im Rahmen der UC-Strategie in Unternehmen auch gleich herkömmliche Telefonanlagen ersetzt werden, lässt sich sicher einiges an Kosten einsparen. Damit hierbei auch die Qualität passt, vergibt Microsoft Lync-Zertifikate. Einige Lync-taugliche Geräte wie IP-Telefone, Videozubehör oder Notebooks sind mittlerweile schon am Markt.

Auf eines sollte bei der Einführung einer UC-Lösung, egal von welchem Anbieter, jedenfalls nicht vergessen werden: Um die neuen Kommunikationsmöglichkeiten auch wirklich nützen zu können, muss auch für ausreichend Bandbreite und Infrastruktur gesorgt werden. Rechenschwache PCs bis zu veralteten Netzwerken können ein Hindernis darstellen. Die multimediale Welt benötigt reichlich Ressourcen. Nach Cisco und Co. sägt nun jedenfalls auch Microsoft am schon etwas morschen Ast der herkömmlichen Telefonanlagen. Wohin das führen wird, zeigen die nächsten Monate.