Unified Messaging in Exchange integrieren

"Vereinheitlichtes Messaging" ist vielleicht die beste Übersetzung von Unified Messaging (UM), denn von Haus aus "einheitlich" ist es nie. UM besteht immer aus mehreren Produkten. Und deren Kompatibilität ist eines der wichtigsten Anschaffungskriterien. Die mit Abstand bedeutendste Kommunikationsplattform aus der IT-Welt ist dabei der Microsoft Exchange Server. Folgende Anforderungen sollten bei professionellen Lösungen für eine Exchange-Integration genauer unter die Lupe genommen werden.

Lässt sich die Lösung in wenigen Schritten implementieren?

Unified Messaging soll die Produktivität und Effizienz steigern, muss aber deshalb noch lange keinen strategischen Einschnitt in die IT-Infrastruktur bedeuten. Wenn eine UM-Lösung Exchange richtig nutzt, muss niemand eine zehnseitige Anleitung lesen, um das Zusatzprodukt zu installieren. Und in aller Regel sollte ein Tag ausreichen, um ein lauffähiges, produktives System zu implementieren, inklusive der Anlage aller Faxnummern, Deckblätter und Zusatzeinstellungen. Das geht, indem ein Wizard die nötigen Konfigurationen mit nur wenigen Eingaben vornimmt, inklusive der Einrichtung des Active Directory, der Authentifizierung und weiterer Sicherheitsvorkehrungen.

Welche Eingriffe muss man in Exchange vornehmen?

Exchange bietet zwar bereits von Haus aus Schnittstellen für UM-Lösungen, in der Praxis sind diese Schnittstellen aber nicht der ideale Weg, um die Daten abzuholen und zurückzuführen. Die Protokolle dafür sind recht exotisch und verlangen, dass der Administrator Zusatzelemente auf dem Exchange Server installiert. Doch der Exchange Server ist wie ein Heiligtum der IT-Abteilung. Die Daumenregel lautet also: Nicht-invasive Lösungen haben den Vorrang vor allen Lösungen, die stark in Exchange eingreifen.

Je größer ein Unternehmen, desto unwahrscheinlicher ist es ohnehin, dass der Administrator vor Ort überhaupt über die nötigen Rechte verfügt, um am Exchange Server Änderungen vorzunehmen. Verlangt eine UM-Lösung beispielsweise eine Schema-Erweiterung in Exchange, muss der Administrator hohe organisatorische Hürden nehmen.

Ist das Produkt für meine Exchange-Infrastruktur geeignet?

Ein Zusatzprodukt auf fünf oder zehn Client-Rechnern zu installieren und zu warten, mag noch angehen, aber bei 500 oder 1.000 Rechnern wird die Software-Verteilung sehr anspruchsvoll. Im Vorteil ist daher immer die IT-Abteilung, die für ihr UM-System keine Zusatz-Installation auf dem Arbeitsplatzrechner benötigt.

Doch es gibt weitere Aspekte bei der Frage, ob sich eine Lösung für eine vorhandene Exchange-Umgebung eignet. Weltweite Organisationen verfügen beispielsweise über mehrere Dutzend Knoten und viele Domänen, welche die komplexe Userstruktur abbilden. Sie haben damit auch ein weltweit gültiges Active Directory (AD). Die Folge davon könnte sein, dass ein lokaler Anwender, der ein Fax über Outlook versenden möchte, fünf Minuten wartet, bis das Deckblatt und die Faxberechtigungen aus dem AD angefragt und zurückgeflossen sind. Daher benötigen große oder verteilte Organisationen eine Lösung, die das Routing zwischen verschiedenen Knoten beherrscht und die wichtige Eigenschaften aus dem AD lokal in einem Cache speichert.

Ein sauberer Umgang mit virtuellen Systemen darf heute leider noch nicht vorausgesetzt werden. Jedes Produkt, das auf Hardware zurückgreift - so wie es Faxkarten tun - hat Probleme mit virtuellen Maschinen. Dies gilt auch für ISDN und USB. Die beste Infrastruktur bieten autarke UC-Systeme mit externer Hardware, die der virtualisierte Exchange-Server über eine Netzwerkschnittstelle ansteuert.

Spricht das Produkt wirklich "Exchange"?

Nachrichten in Exchange hineinschicken kann jeder. Die Kunst besteht darin, Nachrichten zu versenden. Oder genauer: Daten so abzuholen und zurückzuführen, dass Exchange das versteht. Eine Unified-Messaging-Lösung muss den Datenverkehr exakt an der richtigen Stelle abgreifen, verschiedene Nachrichtentypen wie Mail, Fax, Voicemail und SMS automatisch erkennen, gemäß der Konfiguration routen und bearbeiten und - zumindest zum Teil - wieder in Exchange einschleusen.

Das Nachrichtenformat von Exchange wurde seit der ersten Version vor 15 Jahren nicht grundsätzlich verändert. Es enthält historische Eigentümlichkeiten, die von den UM-Herstellern einen hohen Entwicklungsaufwand und viel Erfahrung im Umgang mit Exchange erfordern. Von Vorteil ist, wenn ein Produkt erkennbar das Exchange-Format "spricht", d. h. liest und auch produziert. Ausgefeilte Produkte nutzen einen eigenen Server, der für den Exchange Server wie seinesgleichen erscheint.

Nutzt das Produkt die Exchange-Infrastruktur?

Der Insel-Ansatz ist historisch, stellt aber nach wie vor die Realität in vielen produktiven Umgebungen dar: eine selbstständige UM-Lösung mit eigener Benutzerverwaltung und eigener Nachrichtenspeicherung. In Folge benötigt das Anwenderunternehmen auch eine eigene Back-up-Lösung, eigene Sicherheitsmechanismen und eigens geschultes Personal. Weitere Nachteile dieses nicht vereinheitlichten Ansatzes liegen auf der Hand: Replizierung sorgt für Fehler. Ein Anwender löscht zum Beispiel eine Voicemail per Fernzugriff. Doch am nächsten Tag beim Zugriff am Arbeitsplatz liegt die Nachricht immer noch vor.

Der einzig sinnvolle Ansatz ist eine vollständige Integration in die Admin-Oberfläche von Exchange. D. h. das Tool nutzt Active Directory zur Benutzerverwaltung ebenso wie die vorhandenen Speicher- und Back-up-Lösungen für Exchange. Eine eigene Registerkarte in der Exchange-Verwaltung enthält alles, was für die Verwaltung der Unified-Messaging-Lösung nötig ist.

Lässt sich das Tool wieder rückstandsfrei entfernen?

Der Sündenfall der Schema-Erweiterung ist bereits angesprochen: Einmal eingerichtet, lässt sich ein neues Schema kaum mehr entfernen. Bevor ein Unternehmen daher Produkt-Alternativen zum Test antreten lässt, sollte es sich vorab von Lieferanten garantieren lassen, dass sie die Tools wieder rückstandsfrei entfernen können. Produkte mit einem guten Installations-Wizard lassen diesen rückwärts laufen, um alle Datenspuren wieder einzusammeln. Aber: Es handelt sich dabei weder um eine Selbstverständlichkeit noch um eine Belanglosigkeit. Genauso wie zwei Antivirenprogramme auf einem Rechner jedes System in die Knie zwingen können, weil sie sich gegenseitig scannen wollen, so gibt es auch Konflikte unter verschiedenen UM-Lösungen, die beide um die Aufmerksamkeit von Exchange buhlen.

Microsoft bietet zahlreiche Funktionen an, um den Nutzen der Exchange-Plattform zu erhöhen und die Produktivität der User zu verbessern. Eine moderne Integration in Exchange sollte diese Wege nutzen. Am besten ist das gelungen, wenn der Administrator nach der Installation nicht mehr an die neue Lösung denkt, sondern nur noch sein Exchange sieht - und der Anwender nur sein Outlook, mit dem er jetzt eben noch weitere Nachrichtenkanäle verwaltet.

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