Der Ruf nach Mobilität wird lauter

Neue Arbeitsabläufe, Heimarbeitsplätze, verbesserte Hardware sowie sinkende Verbindungskosten haben zu einem deutlichen Anstieg der Nachfrage nach mobil anwendbaren Unternehmensanwendungen geführt.

Laut einer Erhebung des Zürcher Analysten- und Beratungshauses intelligent systems solutions (i2s) sind die Haupttreiber für den Einsatz von Mobile ERP der Wunsch nach Zeitersparnis, gefolgt von Prozessoptimierung und eine Verbesserung der Datenaktualität. Durch den mobilen Zugriff auf das ERP-System haben Mitarbeiter ständig Zugriff auf für sie im Moment wichtige Informationen, selbst wenn sie beim Kunden vor Ort sind und nicht am Arbeitsplatz.

Kennt der Mitarbeiter beispielsweise sofort die aktuellen Produktpreise oder den momentanen Lagerbestand, kann er schneller reagieren. Und damit die Auskunft über die Lagerbestände jederzeit mit dem aktuellen Level übereinstimmt, werden Entnahmen oder Aufstockungen in dem Moment vermerkt, in dem sie eingegeben werden, egal ob vom Büro aus oder von unterwegs. Auch was den Materialfluss angeht, bietet der mobile Zugriff beziehungsweise die mobile Eingabe einige Vorteile: Geschäftskritische Komponenten können sozusagen im Flug bestellt werden, und das zu jedem Produktionszeitpunkt.

Unterwegs mit dem ERP

Beim Projekt "mobiles ERP" darf es nicht darum gehen, das ganze System auf dem jeweiligen mobilen Endgerät vollständig abzubilden. Die unterschiedlichen Nutzer, die das System auch von unterwegs bedienen sollen, müssen inklusive der entsprechenden Prozesse aufgenommen werden. Erfahrungsgemäß werden administrative Aufgaben meist im Büro erledigt, während beim Kundenkontakt oftmals das Notebook zum Einsatz kommt. Den Mitarbeitern mit Kundenkontakt müssen daher alle wichtigen Funktionen zur Unterstützung ihrer Arbeit zur Verfügung gestellt werden, während administrative Prozesse nicht unbedingt mobil verfügbar sein müssen.

Dem Anwender wird es durch die Nutzung mobiler Endgeräte ermöglicht, dass er unabhängig von seinem Aufenthaltsort kommuniziert, Informationen abruft und Daten versendet. In früheren Jahren mussten bei Dienstreisen, z.B. mit dem Flugzeug, notwendige Informationen in Papierformat vorher bereitgestellt und mitgenommen werden. Die Wartezeit im Flughafengebäude bzw. die reine Flugzeit konnten als "tote Zeiten/Leerzeit" angesehen werden, da in der Regel eine Bearbeitung oder Aktualisierung der Informationen außerhalb des Unternehmens nicht oder nur schwer möglich war. Die einzige Nutzung bestand darin, dass Hinweise auf den mitgenommenen Unterlagen vermerkt wurden. Im Gegensatz dazu besteht unter Einsatz von mobile ERP die Möglichkeit unabhängig vom Büro oder Unternehmen auf die relevanten Daten vom ERP-System zuzugreifen.

Neben der Ortsunabhängigkeit kann als weiterer wesentlicher Vorteil von mobile ERP auch die zeitliche Komponente genannt werden. Mithilfe des Einsatzes von mobilen Endgeräten können Mitarbeiter nahezu zu jeder Zeit auf die Firmenressourcen und somit auch auf das ERP-System zugreifen. Beim Einsatz von Echtzeitkommunikation stehen dem Unternehmen eine verbesserte Datenaktualität und damit auch eine erhöhte Datenqualität jederzeit zur Verfügung, die sich zum Beispiel in schnelleren Bearbeitungs-, Durchlauf- und Auslieferungszeiten niederschlagen und somit eine Erhöhung der Produktivität zur Folge haben. In diesem Zusammenhang erfolgt aufgrund einer schnelleren Auftragsbearbeitung eine zeitnahe Informationsvermittlung an alle Beteiligten, was sich in einer erhöhten Aktionsfähigkeit der Mitarbeiter widerspiegelt. Gerade zeitkritische Daten können unter Einsatz von Echtzeitkommunikation weitaus schneller als früher übermittelt werden.

Durch die ständige Weitergabe und Abholung von Echtzeitdaten und der damit verbundenen besseren Integration ist auch der Mitarbeiter immer aktuell über die Geschäftsvorgänge im Unternehmen informiert. Dies hat für ihn den Vorteil, dass er sich ständig auf die ihm im Rahmen eines beschleunigten Informationsflusses zur Verfügung gestellten Daten verlassen kann. Sollten die von ihm bearbeitete Kunden- oder Interessentendaten von einem anderen Mitarbeiter durch einen weiteren Geschäftsvorfall auf diesen Kunden/Interessenten beeinträchtigt werden, erhält der Mitarbeiter diese ihm bis dahin nicht bekannte Information über die ständige Aktualisierung. Dadurch wird die gemeinsame Kommunikation unter den Mitarbeitern wesentlich verbessert.

Insbesondere ein Service-Techniker mit ständig wechselnden Einsatzorten profitiert von mobile ERP, da einerseits seine Dienststelle den aktuellen Aufenthaltsort kennt und andererseits eine optimale Disposition für ihn durchführen kann. So ist es möglich, dass der Techniker bereits bei der ersten Anfahrt notwendige Daten für das zu reparierende Gerät und für die Reparatur erforderlichen Ersatzteile bereits mitnimmt und in aller Regel sofort eine erfolgreiche Instandsetzung gewährleistet ist. Ohne dem Einsatz von mobile ERP hätte der Techniker beim ersten Besuch zuerst die Schadensursache mit den notwendigen Ersatzteilen festgestellt, die er im zweiten Besuch eingebaut hätte. Weiters weiß der Service-Techniker bei einer Schadensmeldung sofort, dass eine Wartung ansteht; diese kann dann effizient sofort bei der Reparatur mit ausgeführt werden. Durch den Einsatz von mobilen Applikationen für ERP-Systeme und der damit verbundenen Echtzeitkommunikation werden unnötige Ressourcen geschont, was sich in einer geringeren Rechnungsstellung beim Kunden auswirkt.